Sachbearbeiterin / Assistentin mit Schwerpunkt Gebäudemanagement

Max-Planck-Institut für Plasmaphysik, Garching

admin | Organisation & Verwaltung

Teilzeit

Unbefristet

Ausschreibungsnummer: 25/046

Stellenangebot vom 24.10.2025

Das Max-Planck-Institut für Plasmaphysik als ein Institut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. ist mit rund 1100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Garching bei München und Greifswald das größte Zentrum für Fusionsforschung in Europa. Die Wissenschaftler*innen untersuchen die physikalischen Grundlagen für ein Fusionskraftwerk, das – ähnlich wie die Sonne – Energie aus der Verschmelzung leichter Atomkerne gewinnt. Die Forschung vollzieht sich in sieben experimentellen und theoretischen Projekten, die darauf abzielen, die Kernfusion zu einer unerschöpflichen und sicheren Energiequelle der Zukunft zu entwickeln.

Wir besetzen aktuell eine Position als Sachbearbeiterin / Assistentin mit Schwerpunkt Gebäudemanagement in der Abteilung Facility Management. Der Bereich Facility Management (FM) ist verantwortlich für die betriebstechnische Infrastruktur sowie den Erhalt und die Modernisierung der rund 60 Gebäude sowie der dazugehörigen Verkehrsflächen und Grünanlagen auf dem Campus. Diese Position ist flexibel in Teilzeit (70-80%) zu besetzen.

Das sind Ihre Aufgaben

Sachbearbeitung in der Gruppe Gebäudemanagement:
- Auftragsabwicklung in SAP
- Weiterverrechnung von Dienstleistungen und Nebenkosten
- Pflege des elektronischen Wocheneinsatzplans
- Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Leistungsbeschreibungen für Ausschreibungen
- Bearbeitung von Wartungs- und Prüfaufträgen
- Prüfung der Rechnungseingänge, Kostencontrolling sowie Überwachung und Steuerung des Mittelabflusses
- Bearbeitung von Nutzeranfragen über das Abteilungs-Ticketsystem
Vertretung der Sachbearbeitung in der Gruppe Bau & Technik
Datenerfassung und -pflege im CAFM-System inkl. Organisation von Schulungen
Büro- und Assistenzaufgaben, wie z.B. Postbearbeitung und Dokumentenmanagement, Besprechungen organisieren, Aushänge erstellen, Materialbeschaffung, Protokollführung

Das bringen Sie mit

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit gutem technischem Verständnis oder ggf. technische Ausbildung mit einschlägiger kaufmännischer Weiterbildung
Fundierte Erfahrung in den Bereichen Sachbearbeitung, Vertragsverwaltung und Abrechnung
Exzellente Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, zusätzliche EDV-Kenntnisse (z.B. SAP, CAFM) zu erwerben und zur geplanten Digitalisierung beizutragen
Kenntnisse im Bereich Gebäudemanagement und Gebäudetechnik von Vorteil
Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Lösungsorientiertes Denken und Handeln, gepaart mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität und einer selbstständigen, strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise

Das sind die Gründe bei uns zu starten

Vergütung je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zu Entgeltgruppe 9a TVöD Bund, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und Jahressonderzahlung
Unbefristete krisensichere Tätigkeit mit Stabilität
Gleitzeitsystem und flexible Arbeitszeitmodelle
30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche) und zusätzlich freie Tage, z.B. an Weihnachten, Silvester und Brückentagen
Betriebliche Altersvorsorge im öffentlichen Dienst (VBL Zusatzversorgung)
Zuschüsse für Jobtickets (z.B. Deutschlandticket)
Kantine mit abwechslungsreichem Speisenangebot
Kostenfreie Parkplätze am Institutsgelände und direkte Anbindung an den ÖPNV
Weiterbildungsangebote für fachliche Weiterbildung, Kompetenztrainings und Online-Trainingsakademie der Max-Planck-Gesellschaft
Betriebliches Gesundheitsmanagement zur Gesundheitsvorsorge und Prävention
Diverse Sportangebote, -gruppen und -kurse
Sozialberatung für die Unterstützung in schwierigen Lebens- und Arbeitssituationen
Familienservice für alle Fragen rund um Vereinbarkeit von Familie und Beruf
Vergünstigte Ferienwohnungen im In- und Ausland

Das IPP hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Das IPP will den Anteil von Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert sich zu bewerben.

Informationen zum Umgang mit Ihren Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte finden Sie auf unserer Webseite unter: www.ipp.mpg.de/datenschutz-bewerbung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung bis zum 30.11.2025.

Traumjob nicht verpassen!

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