Große und/oder komplexe Organisationsprojekte zur Weiterentwicklung der internen Ablauf- und Aufbauorganisation leiten, Verbesserungspotentiale erkennen und Optimierungsmaßnahmen erarbeiten, Personalbemessungen und deren Fortschreibungen mit geeigneten Methoden durchführen, Ergebnisse auswerten und Personalbedarfe feststellen, Gemeinsam mit internen und ggf. externen Projektpartnern Lösungskonzepte unter Anwendung der Methoden des Projektmanagements, der Organisationsberatung und der Prozessoptimierung erarbeiten, Führungskräfte beraten und Stellungnahmen zu Fragen der Organisation oder Stellenbesetzung abgeben

Planung, Koordination und Organisation von Studiengängen, insbesondere des Masterstudiengangs Battery Technology, Planung und Abstimmung von Stundenplänen, Terminen und Räumen, Schnittstellenkommunikation zwischen Lehrenden, Studierenden und der Verwaltung, Öffentlichkeitsarbeit und die Repräsentation von Studiengängen, inklusive Beratung von Studieninteressierten, Pflege von Kooperationen, insbesondere mit Praxispartner*innen, Administrative Unterstützung der Dekanatsverwaltung bei besonderen Projekten, z.B. Erstsemesterbegrüßung und Absolvierendenverabschiedung

betriebswirtschaftliche Steuerung und Optimierung der administrativen Prozesse, Verantwortung für Kennzahlen, Budgetplanung und Wirtschaftlichkeitsanalysen, Zusammenarbeit mit operativen Führungskräften, Betriebsräten und internen Schnittstellen, Unterstützung in steuerrechtlichen und finanz- sowie betriebswirtschaftlichen Fragestellungen, Unterstützung in strategischen Projekten und unternehmensweiten Veränderungsprozessen, Unterstützung in der Organisationsentwicklung mit Fokus auf nachhaltiges Wachstum und Effizienz, Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung

Aktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, Eigenständige Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings, Selbstverantwortliche Organisation sowie Umsetzung von anvertrauten Themen, Zentrale Schnittstelle und verlässliche Kommunikationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Kliniken, internen Abteilungen und externen Partnern

Aufbau und konzeptionelle Ausarbeitung eines Krisen- und Notfallmanagements, Entwicklung von Maßnahmen zur Erhaltung der Handlungsfähigkeit in Ausnahmesituationen, Ausarbeitung und stetige Weiterentwicklung eines Krisenvorsorgemanagements zur Vorbereitung auf unterschiedliche Krisenszenarien, Nachbearbeitung von Krisenereignissen und Übungen, Erstellung und kontinuierliche Pflege von Dokumentation im Bereich des Krisen-/Notfallmanagements, Weiterentwicklung des bestehenden Business Continuity Managements, Durchführung von Schulungen, Übungen und Sensibilisierungsmaßnahmen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Koordination der Maßnahmen im Krisenfall, Zentrale Ansprechperson, Förderung eines behördenübergreifenden Austausch im Bereich Krisenvorsorge, Mitarbeit in Krisenstäben und Projektgruppen, Unterstützung bei der Strukturierung, Visualisierung und Optimierung der internen Prozesse

Unterstützung des School Boards bei strategischen und operativen Aufgaben sowie Teammanagement des School Boards, Koordination, Umsetzung und Monitoring von fakultätsinternen Projekten und Initiativen, Mitwirkung an Change-Management-Prozessen und Optimierung fakultätsinterner Abläufe, Schnittstellenmanagement zwischen operativen Verwaltungsbereichen und der Academia, Organisation von Meetings und Gremiensitzungen sowie Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen, Operatives Controlling der Lehrdeputate, Begleitung von Berufungsverfahren an der School, Unterstützung bei Beschaffungsvorgängen und Rechnungsbearbeitung

Assistenz der Geschäftsführung, Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Aufgaben, Terminplanung, Kommunikation und Vorbereitung von Sitzungen, Gremientagungen und Veranstaltungen, Mitwirkung bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Förderanträgen, Unterstützung im Haushalts- und Finanzwesen, insbesondere bei der Abwicklung öffentlicher Fördermittel, Schnittstellenkommunikation zwischen haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden sowie externen Partnern, Unterstützung bei der Umsetzung der sportlichen und strategischen Ziele in den Bereichen Ligabetrieb und Leistungssport, Organisation und Begleitung von Bundeskadermaßnahmen und Turnieren der Nationalmannschaften, Unterstützung bei der Organisation und Abwicklung des Ligaspielbetriebes, Zusammenarbeit mit Trainer*innen, Athlet*innen und Landesverbänden, Mitarbeit bei der Erstellung von Förderanträgen und Verwendungsnachweisen im Leistungssportbereich

Leitung der Hochschulservices (Student-Service, International Office, Course Coordination und/oder Examination Office, Center for Languages, Career Service) mit gut 100 Mitarbeitenden, Prozessoptimierung und Sicherstellung effizienter, kunden- und serviceorientierter Abläufe für Studierende, Lehrende und externe Partner, Schnittstellenmanagement und Förderung einer kooperativen Zusammenarbeit innerhalb der Hochschule, Strategische Weiterentwicklung und zukunftsorientierte Steuerung der Hochschulservices, Initiierung und Umsetzung von Projekten im Bereich Organisationsentwicklung, Qualitätssicherung und -entwicklung in den Serviceprozessen

Leitung und Strukturierung des Sekretariates BLM, Allgemeine Vorzimmertätigkeit für den Dezernenten und die Abteilungsleitungen TLM, KLM und PBM sowie Verwaltungstätigkeiten für das gesamte Dezernat, Terminkoordination, Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Rechnungsbearbeitung und Beschaffung von Verbrauchsmaterialien, Pflege und Weiterentwicklung der Website des Dezernates, Datenbestandspflege v. a. im IDM, Geschäftsverteilungsplan, Telefonregister und in Organigrammen, Personalsachbearbeitung, Administration der Auswahl- und Einstellungsprozesse, Ansprechpartner*in innerhalb des Dezernats für das Zeiterfassungsprogramm, Bearbeitung von Krankmeldungen, Verwaltung des Fuhrparks und Einteilung der Fahrzeuge

Planung und Koordination des Personaleinsatzes in diversen Projekten, Planung, Beantragung und Abrechnung der Einnahmen und Ausgaben, Koordination von Vernetzungsaktivitäten mit externen Stakeholdern im Bereich der Gesundheitswirtschaft und IT-Unternehmen, Projektbezogene Kommunikation, Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft

Unterstützung des Vorstands bei organisatorischen und administrativen Belangen (Termin- und Reisemanagement, Planung, Organisation und Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen), Management der ein- und ausgehenden Post und E-Mails sowie allgemeine Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpersonen in Deutsch und Englisch, Buchung von Reisen im In- und Ausland, Organisation von Reisedokumenten, Bearbeitung von Reise- und Bewirtungsbelegen und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung, Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Prüfung von Dokumenten und Verträgen, Überwachung von Deadlines und Terminfristen, Abstimmung von Anfragen für Vorträge, Podcasts und Interviews mit der Presseabteilung, Begleitung des Versands von Mailings in Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung und Pflege von Kontakten im CRM-System, Mitwirkung bei der Organisation und Betreuung zentraler Gremien (Hauptversammlung, Poolversammlung, Aufsichtsrat und Beirat), Planung und Koordination der Sitzungstermine, Erstellung der Einladungsunterlagen, Tagesordnungen sowie Protokolle, Abstimmung der Vorstandspräsentationen und Sicherstellung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs

Ansprechperson für unser Team und Besucher in allen Angelegenheiten rund um unser/e Büro/verwaltung, Übernahme verschiedenster Aufgaben im Office Management (z.B. Rechnungsmanagement, Inventarverwaltung und Bestellwesen), Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten im Büro, Sicherstellung, dass unser Büro ordentlich und gepflegt ist und kümmerst dich auch um kleine Aufräumarbeiten, Planung und Organisation von Terminen und Geschäftsreisen zu Konferenzen und Kongressen, Unterstützung von HR-Aktivitäten, z.B. die Organisation des Onboardings

Telefonische und schriftliche Korrespondenz inkl. der Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs, Terminkoordination inkl. Wiedervorlage und Termincontrolling sowie Empfang interner und externer Gäste, Organisation von Reisen und Dienstfahrten für die Geschäftsführung, Überwachung von Urlaubskalendern, Vorbereitung von Veranstaltungen und Klausuren, Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung inkl. Vor-und Nachbereitung von Terminen, Protokollen, Wiedervorlage

Unterstützung der Leitungsebene bei der Koordination und Überwachung von Projekten, Erstellung von fundierten Auswertungen sowie Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, Optimierung von Verwaltungsprozessen, Steuerung interner Dienstleistungen, Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Terminen

Assistenz der kaufmännischen Einrichtungsleitung im operativen Tagesgeschäft, Mitarbeit im Controlling und Vorbereitung von Kalkulationen und Auswertungen, Erstellung und Pflege strukturierter Excel-Tabellen für verschiedene Fachbereiche, Aufbau und Weiterentwicklung der Bereiche Fundraising und Öffentlichkeitsarbeit, Koordination und Umsetzung projektbezogener Aufgaben, Schnittstellenkommunikation zwischen kaufmännischem und pädagogischem Bereich, Organisation, Vorbereitung und Protokollierung von Sitzungen

den Arbeitsalltag unseres Teams managen und für den Wohlfühlfaktor sorgen, Büro funktionsfähig halten und zu einem Ort machen, an dem sich alle gerne aufhalten, Team bei organisatorischen und administrativen Themen unterstützen, Ansprechpartner*in für das Facility Management und externe Dienstleister sein, Team-Events und Aktionen planen und organisieren, sicherstellen, dass alles läuft, bei Sonderprojekten mitwirken

Verantwortung für alle People-Themen und Weiterentwicklung des HR-Bereichs, Entwicklung und Umsetzung von People-Strategien, Entwicklung skalierbarer HR-Prozesse und -Strukturen, Verantwortung für Recruiting und Hiring, Strategische:r Sparringpartner:in für das Leadership-Team, Schaffung von Klarheit und Vertrauen durch Kommunikation, Führung und Entwicklung eines kleinen HR-Teams, Gestaltung attraktiver Vergütungs- und Benefit-Programme, Aktive Gestaltung der Unternehmenskultur, Sicherstellung der Gesetzeskonformität aller HR-Aktivitäten

Entwicklung und Umsetzung einer zukunftsorientierten Finanzstrategie im Einklang mit den Wachstumszielen der Hochschule, Verantwortung für Budgetierung, Forecasting, Liquiditätsplanung und Reporting gegenüber Geschäftsführung, Gesellschaftern und Aufsichtsorganen, Vorbereitung und Begleitung von Finanzierungsrunden sowie aktives Management der Beziehungen zu Banken, Investoren und Partnerinstitutionen, Weiterentwicklung der Finanzprozesse, Aufbau von Governance-Strukturen und Sicherstellung regulatorischer Konformität (inkl. IKS), Führung und Weiterentwicklung des Finance-Teams sowie Förderung einer datengetriebenen, transparenten Unternehmenskultur, Einführung moderner Finanztools und BI-Systeme zur Steigerung von Effizienz, Transparenz und Entscheidungsqualität, Develop and execute a future-oriented financial strategy aligned with CODE’s growth goals, Own budgeting, forecasting, liquidity management, and financial reporting to management, shareholders, and oversight bodies, Prepare and manage financing rounds and maintain strong relationships with banks, investors, and partner institutions, Build and refine financial processes, governance structures, and compliance systems (including ICS), Lead and grow the finance team while fostering a transparent, data-driven culture, Implement modern finance tools and BI systems to increase efficiency, transparency, and decision-making quality

Unterstützung von Prof. Dr. Arnd Huchzermeier und seinem Team als Assistenz, Überblick über die Aufgaben des Lehrstuhls und zentrale Schnittstelle zu internen und externen Partnern, Gestaltung der Internetseiten des Lehrstuhls und des Industriewettbewerbs, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von wissenschaftlichen Konferenzen und Workshops, Koordination des Recruitings von Doktoranden und Studentischen Hilfskräften

Steuerung und Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur, Optimierung des IT-Betriebs und Steuerung des IT-Supports, Koordination von IT-Projekten und Fachberatung