Personaladministration: Von der Einstellung bis zum Austritt – Sie kümmern sich um alle administrativen Aufgaben, erstellen Arbeitsverträge, Zeugnissen und behalten Fristen im Blick., Beratung und Unterstützung: Sie sind der Ansprechpartner für Führungskräfte und Beschäftigte in allen personal- und arbeitsrechtlichen Fragen., Personalstammdaten: Sie erfassen Personalstammdaten und pflegen elektronische Personalakten., Bewerbermanagement: Sie wirken bei der Erstellung und der Schaltung von Stellenanzeigen mit und unterstützen den weiteren Bewerbungsprozess., Kommunikation mit Interessenvertretungen: Eine konstruktive Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Arbeitnehmervertretungen ist für Sie ein fester Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit., Zusammenarbeit: Sie arbeiten eng mit den Bereichen Personalabrechnung und Personalcontrolling zusammen und wirken bei HR-Projekten mit., Prozessoptimierung: Sie tragen aktiv zur Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse bei.

Beratung und Unterstützung der Führungskräfte in personalrelevanten Fragen, Entwicklung von Lösungsansätzen zur Begleitung von Personalbedarfen, Zusammenarbeit mit Fachbereichen zur Entwicklung von Nachfolge- und Personalplanungsstrategien, Bindeglied zwischen Führungskräften und HR-Organisation, Mitarbeit in HR-Projekten und Fokus-Themen

Leitung des Bereichs Personalservice und Führung von drei Teams, Führung und Motivation des Teams mit modernen Führungsinstrumenten und -methoden, Steuerung, Entwicklung und Optimierung moderner HR-Strukturen und -Prozesse, Verantwortung für die Ausrichtung und Weiterentwicklung des Personalservicebereichs, Sicherstellung der operativen Umsetzung aller Personalprozesse, Leitung abteilungsübergreifender Projekte zu personalwirtschaftlichen Themen, Erarbeitung personalwirtschaftlicher Dienstanweisungen und -vereinbarungen sowie Stellungnahmen, Finanzverantwortung und Einhaltung des Bereichsbudgets inklusive Prokura, Zuarbeit an die Fachbereichsleitung (Stellenplan, Reporting von Kennzahlen, Ermittlung des Finanzbedarfs), Begleitung von Veränderungsprozessen und Ansprechperson für das obere Management, Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Gremien des Hauses

Bewerbermanagement: Stellenschaltung, Prüfung des Bewerbungseingangs, Formulierung von Absagen und Organisation von Vorstellungsgesprächen., Unterstützung der Personalreferenten bei Themen wie z.B. Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen, Bescheinigungswesen, Zeiterfassung., Bearbeitung von Jubiläen, Geburtstagen und sonstigen Ereignissen., Unterstützung im Bereich Arbeitssicherheit, Unfallverhütung und Ausbildung., Mitarbeit in HR-Projekten und Weiterentwicklung vorhandener HR-Prozesse und Instrumente

Prüfung von Stellenausschreibungen, Sichtung von Bewerbungsunterlagen, Kommunikation mit Fachabteilungen, Begleitung von Bewerbern während des Recruiting-Prozesses, Verantwortung für die Einstellung und Vertragserstellung von studentischen Hilfskräften, Betreuung von studentischen Hilfskräften bei Fragen, Abwesenheitsmanagement (Urlaubs-, Krankheits- und Unfallmeldungen), Erstellung von Bescheinigungen, Auskunftserteilung, Kommunikation mit Behörden

Eigenständige Betreuung von Mitarbeitenden und Führungskräften in allen administrativen HR-Prozessen – vom Eintritt bis zum Austritt, Vorbereitung, Pflege und Weiterleitung entgeltrelevanter Daten an unseren externen Payroll-Dienstleister (vor- und nachbereitende Entgeltabrechnung), Bearbeitung und Dokumentation von Mitarbeitendenanliegen in der HR Suite von GuideCom – inklusive Pflege und Qualitätssicherung sensibler Personaldaten, Erstellung, Anpassung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Zusatzvereinbarungen und weiteren Dokumenten im Arbeitsverhältnis, Erstellung von Bescheinigungen und qualifizierten Arbeitszeugnissen, Pflege der Zeitwirtschaft und Abwesenheiten in Systemen wie SAP, HRworks oder Odoo, Kommunikation mit Krankenkassen, Behörden und weiteren externen Stellen, Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Bereich Global Mobility, Aktive Mitarbeit bei der Weiterentwicklung unserer administrativen Prozesse und digitalen Tools

Unterstützung der Personalleitung bei Projekten und beim Tagesgeschäft, Übernahme von Aufgaben in der Projektplanung, -steuerung und der Projektumsetzung für abteilungsinterne Projekte sowie für Projekte, die die Gesamtorganisation betreffen, u. a. Erstellen von Projektplänen, Steuerung der Arbeitspakete sowie Projektdokumentation, Erstellen von Konzepten gemäß Auftrag der Personalleitung sowie bei Bedarf Begleitung der Umsetzung, Bearbeitung von Grundsatzthemen als Entscheidungsgrundlage für die Personalleitung, Übernahme von Sonderaufgaben

Proaktive und strategische Begleitung von Veränderungsprozessen als Sparringspartner:in für die Führungskräfte des Betreuungsbereichs, Aktive Einbringung von Ideen in HR-Projekten und bereichsübergreifenden Projekten, Gewinnung und Einstellung neuer Fach- und Führungskräfte in Zusammenarbeit mit dem Personalservice, u.a. durch das Führen von Vorstellungsgesprächen, Verantwortung für die Personalplanung und Prüfung von Personalanforderungen in enger Zusammenarbeit mit dem Personalcontrolling, Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat, Beratung der Betreuungsbereiche zu relevanten arbeitsrechtlichen Themen und Durchführung personeller Einzelmaßnahmen unter Berücksichtigung der tariflichen und rechtlichen Rahmenbedingungen (TV-V, TV-N, TVAöD)

Durchführung von Auswahlverfahren für Fachkräfte: Steuerung und Begleitung des Personalgewinnungs- und Auswahlprozesses vom Wiederbesetzungsantrag bis zur Einstellungszusage, Beratung und Unterstützung von Führungskräften bei Auswahlverfahren, z.B. bei der Entwicklung von Anforderungsprofilen, Erstellung von Ausschreibungstexten und bei der Sicherstellung der rechtlichen und formellen Anforderungen von Vermittlungs- und Vorstellungsgesprächen, Durchführung von internen Personalvermittlungen: Beratung der zu vermittelnden Beschäftigten, Suche nach geeigneten Einsatzmöglichkeiten, Ermittlung des Qualifizierungsbedarfs, Entscheidung und Durchsetzung von Vermittlungsangeboten, Mitwirkung an generellen Recruitingmaßnahmen zur Ansprache von Fachkräften: Präsenz unserer TalentwerkSTADT sowie auf Fachkräfte- und Ausbildungsmessen, Bewerbungsberatung, Zusammenarbeit u.a. mit Bildungseinrichtungen, Agentur für Arbeit, Jobcenter

Administration, Pflege und Weiterentwicklung unserer HR-Systeme, Sicherstellung der Datenqualität und -konsistenz in den Systemen, Technischer Support für HR-Mitarbeitende und Schnittstelle zu IT und externen Dienstleistern, Erstellung von Reports, Statistiken und Auswertungen, Implementierung von Updates, Patches und neuen Funktionalitäten, Dokumentation von Prozessen, Workflows und Systemänderungen, Mitgestaltung von Digitalisierungs- und Optimierungsprojekten

Bearbeitung der Personaladministration (z.B. Ein- und Austritte, Vertragsänderungen, Arbeits- und Fehlzeitenverwaltung, Pflege der Personalstammdaten/-akten, Korrespondenz im Personalbereich etc.), Fallbezogene Rückkoppelung mit unserer zentralen Personal- und Entgeltabrechnungsstelle, Weitergabe von Informationen an Beschäftigte in Zusammenhang mit arbeits-, sozial-, und betriebsverfassungsrechtlichen Fragen, Formulieren von Stellenanzeigen inkl. Veröffentlichung auf der Homepage sowie in verschiedenen Job-Portalen, Administration des Bewerbermanagements (Versand von Eingangsbestätigungen, Weiterleitung an die Fachbereiche, Zwischeninformationen, Zu- und Absagen etc.) und des Einstellungsprozesses, Erstellung von Arbeitszeugnissen

Führung der Personalakten und Pflege der Mitarbeiterdaten, Erstellung von Dokumenten wie z.B. Arbeitsverträge und Bescheinigungen, Verwaltung der Urlaubskartei und Urlaubsplanung, Korrespondenz mit Ämtern, Krankenkassen und anderen externen Stellen, Kontrolle der Arbeitsstunden, Fehlzeiten und Überstunden, Übermittlung aller lohnrelevanten Daten an Fremdfirmen für Lohn- und Gehaltsabrechnung, Führen von Personalstatistiken und Auswertungen, Kautionsverwaltung und Schlüsselverwaltung, Unterstützung bei der Personalplanung und -entwicklung, Mitarbeit bei der Einführung und Optimierung von HR-Prozessen, Betreuung der Mitarbeitenden bei personalbezogenen Fragen

Lead cultural initiatives across the full employee lifecycle, embedding company values into daily practices and championing engagement, inclusion, and performance, Drive strategic Talent Acquisition projects, focusing on process optimization, employer branding, and tooling to deliver a high-quality and scalable hiring experience, Provide guidance and leadership in employee relations, performance management, and organizational development, ensuring compliance and fostering a high-performing environment

Leitung des Bereichs Personal stellvertretend und Übernahme von Projektarbeit, Personalsachbearbeitung und Personalverwaltung (Einstellungen, Änderungsverträge, Abmahnungen, Betriebliches Eingliederungsmanagement, Austritte, Zeugniserstellung), Vorarbeit für die Gehaltsabrechnung, die von einem externen Dienstleister erstellt wird, Koordinierung der Zeitwirtschaft, der Arbeitssicherheit und den Datenschutz, Ansprechperson für Mitarbeitende und Leitungskräfte

Ansprechpartner in allen personalrelevanten und arbeitsrechtlichen Themen für unsere Führungskräfte sowie Mitarbeitenden eines festgelegten regionalen Betreuungsbereiches, Beratung der zugeordneten Führungskräfte in sämtlichen personalrelevanten Fragestellungen, Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Umsetzung von Personalstrategien, -richtlinien und -projekten, Unterstützung bei arbeitsrechtlichen Themen sowie Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat, Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und weiteren personalbezogenen Dokumenten, Mitwirken an fachübergreifenden Projekten

Entwicklung und Umsetzung zielgerichteter Sourcing-Strategien zur Gewinnung qualifizierter Mitarbeiter/Innen für unsere Funktion Operations in enger Zusammenarbeit mit dem internen Recruiting & Employer Branding Team, Durchführung von Interviews (telefonisch, online und persönlich) sowie Sicherstellung einer positiven Candidate Experience während des gesamten Bewerbungsprozesses, Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften zur Definition von Bedarfen und Anforderungsprofilen für ihre Bereiche, Nutzung, Messung und Ausbau verschiedener Recruiting-Kanäle, Planung und Teilnahme an Recruiting Veranstaltungen und Employer Branding Initiativen, Repräsentation des Unternehmens als erste Ansprechperson für Bewerber und attraktive Präsentation offener Positionen, Regelmäßiges Reporting zu offenen Positionen mit entsprechendem Status-Tracking

Identifikation strategischer Themen und Ableitung personalbezogener Handlungsfelder, Erarbeitung moderner HR-Konzepte in enger Kooperation mit internen Kunden, Beratung von Führungskräften in allen strategischen und operativen HR-Themen, Beratung der Führungskräfte und deren Teams bei organisatorischen Veränderungen, Begleitung von Transformations- und Veränderungsprozessen, Einbringung von HR-Knowhow in Projekte der Fachbereiche, Steuerung und Durchführung von Recruiting-Maßnahmen, Ansprech- und Verhandlungspartner für den Betriebsrat / Verhandlung von arbeitsrechtlichen Regelungen, Durchführung von Auswertungen und Analysen zu HR-Fragestellungen

aktive Mitwirkung im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender, Unterstützung bei allen administrativen und operativen Tätigkeiten im Personalbereich – vom Eintritt bis zum Austritt, Mitwirkung bei der Vorbereitung der monatlichen Entgeltabrechnung, Pflege und Aktualisierung von Mitarbeitendendaten in der HR-Software rexx, einschließlich Neuanlage und laufender Anpassungen, Korrespondenz mit externen Partnern, z. B. Sozialversicherungsträgern und Behörden, Erstellung von personalbezogenen Dokumenten, Bescheinigungen und Auswertungen, Erstellung von einfachen HR-Reportings und Auswertungen zur Unterstützung der Personalsteuerung, Beteiligung an Projekten im HR-Bereich zur Weiterentwicklung interner Prozesse, Unterstützung im Bewerbermanagement bzw. Recruitingprozess

Du verantwortest die strategische wie operative Leitung des Bereiches HR-Services mit dem Ziel, einen reibungslosen, innovativen und serviceorientierten Employee Life Cycle sicherzustellen., Dabei entwickelst du moderne, digitale HR-Strukturen und -Prozesse der Mitarbeiterbetreuung weiter, setzt diese um und koordinierst sie unter Berücksichtigung gesetzlicher und interner Vorgaben., Als Sparringspartner*in für Führungskräfte, Mitarbeitende und externe Stakeholder baust du eine vertrauensvolle Zusammenarbeit auf und entwickelst diese entlang der Geschäftsanforderungen kontinuierlich weiter., Mit allen Bereichen der Personalabteilung arbeitest du eng zusammen, um Themen gebündelt, kompetent und lösungsorientiert mit deinem Team voranzutreiben., Du verstehst dich als Impulsgeber*in für die Identifikation, Bewertung und Integration aktueller HR-Trends, Technologien und Tools in die HR-Service-Landschaft.

Supporting the management in all strategic and operational tasks, Organisation, coordination, preparation and follow-up of internal and external appointments, Preparation of documents for presentations, decision papers, statistics and reports, Administrative handling of all HR-related processes, Drafting contracts of employment, contract amendments, references and certificates, Creating analyses and statistics as well as maintenance of personnel data, Support in the screening of applications and correspondence with applicants, Handling general assistance and secretarial tasks