Unterstützung des Teams im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, Bearbeitung von Kundenanfragen per Email oder Telefon, Betreuung und Empfang von Geschäftspartnern und Besuchen, Unterstützung in der Buchhaltung und im Backoffice, Koordination der Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten (Vertragsentwürfe, Schriftsätze etc.)

Anlegen von Förderungsakten nach dem BAföG, Einscannen von Unterlagen für e-Akte, Aktenversand sowie Überwachung der Akteneingänge und Akteneingangsbestätigung, Erledigung der anfallenden Korrespondenz, Terminüberwachung, Bearbeitung der Ein-und Ausgangspost, Verwalten des für die Abteilung erforderlichen Materialbedarfs und Überwachen des gesamten Formularbestands einschl. Neubeschaffung, Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Vorbereitung von Unterlagen für Grundbuchämter und andere Behörden und Begleitung deren Einreichung, Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Behörden, Stadtverwaltungen und anderen öffentlichen Stellen, Pflege interner Dokumentationen und Datenbanken, Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben in der Immobilienabteilung

Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung der Personalratsmitglieder, insbesondere des Vorstands, Vor- und Nachbereitung der Personalratssitzungen, Erledigung des Schriftwechsels, Erstanlaufstelle für telefonische Anfragen, Auskünfte bei allgemeinen Fragen, Weiterverweisung von Anfragen/Beratungswünschen, Übersicht über die laufenden Verfahren, Fristüberwachung und Wiedervorlagen, Pflege der Ablagesysteme, E-Akte und Verteiler sowie des Intranetauftritts des Personalrates, Terminkoordinierung für den Personalrat, Unterstützung bei der Planung der Personalversammlungen, Recherchearbeiten zu rechtlichen Fragestellungen