allgemeine Büroorganisation, Termin- und Veranstaltungsplanung sowie administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung reibungsloser Arbeitsabläufe, Erstellung von Schriftverkehr, Protokollen und Entscheidungsvorlagen, Management und Controlling technischer Bereiche (z. B. Wartung technischer Anlagen, Sachkunde- und Sachverständigenprüfungen) inklusive Mengenermittlung, Mitwirkung bei Vertragsgestaltung, Kostenmanagement und Rechnungsprüfung, Stammdatenpflege im CAFM-System sowie Bearbeitung elektronischer Reparaturanforderungen im EDV-System nach Vorgabe (Filtern, Dokumentation, Ablage und Auswertung etc.), Erfassung und Auslösen von Bestellungen für Reparaturmaterialien, Einrichtungsausstattung sowie weitere Bedarfe, inklusive Kontierung im System, Management und Controlling infrastruktureller Bereiche (Parkraumbewirtschaftung, Reinigung, Grünanlagen, Abfallbeseitigung, GEZ, GEMA) mit Kosten- und Vertragsmanagement, Organisation von Umzügen und Verwaltung von Einrichtungsgegenständen sowie Gütern des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs, zuständig für die Beschilderung des Standortes, Personalverwaltung und Betreuung der Mitarbeitenden im Arbeitsbereich mittels Software (z. B. SP-Expert) inklusive An-/Abwesenheitsmeldungen, Urlaubs- und Krankmeldungen, fachliche und organisatorische Leitung des Infostandes inkl. Einsatzplanung der Mitarbeitenden, Kommunikation und Klärung von Rückfragen mit beauftragten Firmen und Handwerker/innen, Organisation von Materialrücksendungen bei Fehllieferungen, Prüfung und Bearbeitung von Teil- und Schlussrechnungen sowie Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen
