Unterstützung im Bereich der Zeiterfassung, Mitarbeit bei anstehenden Digitalisierungsprojekten, Verwaltung der regelmäßigen arbeitsmedizinischen Untersuchungen, Seminarverwaltung

Finanzbuchhaltung, Sekretariatstätigkeiten (Terminplanung, Reiseorganisation), Presse- und Social Media-Arbeit, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Unterstützung bei administrativen sowie organisatorischen Tätigkeiten und Verwaltungsarbeiten, Erfassen, kontieren und verbuchen Geschäftsvorfälle, Mitarbeit in Buchhaltung, Veranstaltungsmanagement, Öffentlichkeitsarbeit, Sekretariat und im Personalteam

Bestellungen von neuen Büromöbeln für das Ministerium abwickeln, Besprechungstermine für den Neubau einer Polizeistation koordinieren und Protokolle verfassen, Rechnungen für Abfallentsorgung oder Energieversorgung prüfen und kontieren

Administrative Aufgaben in der Funktion des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung (GBL), Vor- / Nachbereitung und Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen inkl. Teilnahme und Protokollerstellung, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie z.B. Terminkoordination / Postbearbeitung,Beschaffung und Verwaltung von (Büro-) Materialien, Steuerung und Überwachung von Mailkonten und Überwachung von Laufwerkzugängen, Selbstständiger Schriftverkehr intern und mit externen Geschäftspartnern und Institutionen, Bearbeitung von Anfragen der Zentralen Bereiche (Recherche, Informationszusammenstellung und Beantwortung), Mitwirkung bei der Prüfung von Verträgen und Vorbereitung der Vorlage (Korrespondenz mi tVertragspartnern bei Änderungen und Korrekturbedarf), Kontierung und Belegbearbeitung, Statistiken erstellen (z. B. Personal-, Schülerzahlen, Erfassung über Online Portal), Bearbeitung von delegierte Tätigkeiten der Geschäftsbereichsleitung, Regionalleitungen und des Referenten (w/m/d), Rechnungsfreigabe in x-Flow, Weitergabe und Nachhalten von Arbeitsaufträgen der GBL an die Einrichtungen, Wahrnehmung der Ansprechpartnerfunktion in der Schnittstelle zu den zentralen Bereichen der Skd

allgemeine Büroorganisation, Pflege und Verwaltung von Daten und Dateien, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Kontierung von Rechnungen, Verwaltung von Bargeldkonten, Kassenführung, verwaltungstechnische Abwicklung von Ein-, Um- und Auszügen, Schnittstellentätigkeit zwischen Buchhaltung und Controlling

Anlegen neuer Projekte, Erstellen von Angeboten, Erledigen von Abrechnungen, Verwalten von Dokumenten, Bearbeiten von Post, Weiterhelfen von Kunden

Kontrolle und Erfassung von Stundennachweisen sowie Spesen, Pflege von Urlaubs- und Krankmeldungen im Zeiterfassungssystem, Rechnungsprüfung und Bearbeitung externer Belege, Kassentätigkeiten inkl. Monatsabschluss und Bankeinzahlungen, Bearbeitung von Bestellungen, Wareneingängen und Angebotsvergleichen, Erstellung von Angeboten für den Vertrieb, Telefonzentrale und Kundenkommunikation, Erstellung von Reisekostenabrechnungen, Allgemeine Büroorganisation inkl. Post, Ablage und Kalenderpflege

Eigenständige Beschaffung von Arbeitsmitteln (Büromaterial, Möbel, Schulungen), Überblick über Verträge im digitalen Vertragsmanagementsystem, Bearbeitung elektronischer Rechnungen und Erstellung von Kostenübersichten, Aktive Gestaltung des Raummanagements in Zusammenarbeit mit dem Facility Management, Pflege und Aktualisierung von Raumplänen, Koordination von bereichsinternen Umzügen, Sicherstellung der Ausstattung der Mitarbeitenden mit Arbeitsmitteln und Büroausstattung, Steuerung und Überwachung organisatorischer Prozesse bei Personalveränderungen, Zentrale Ansprechperson im Office-Management für Mitarbeitende

Du managst die Kalender unserer Geschäftsführung, behältst den Überblick über Termine und koordinierst interne wie externe Anfragen zuverlässig., Du übernimmst das operative Tagesgeschäft, wie z.B. die Geschäftsreiseplanung, Anmeldung und Empfang externer Gäste oder die Koordination von Unterschriftenläufen., Du planst und begleitest geschäftliche Events, Offsites und Meetings – von der Terminfindung bis zur Umsetzung vor Ort oder digital., Du unterstützt unsere:n Chief of Staff bei wiederkehrenden Aufgaben, wie z. B. der Erstellung und Pflege von Präsentationen oder Reports., Du bist die erste Ansprechperson für organisatorische Anliegen rund um das Management-Team – vorausschauend, lösungsorientiert und freundlich.

Lieferanten betreuen: Sie bearbeiten Bestellungen, holen Rückmeldungen ein, erinnern bei Verspätungen und kümmern sich um Reklamationen., Dokumente & Nachweise verwalten: Sie fordern technische und rechtliche Bescheinigungen an (z. B. zu Umwelt- und Materialvorgaben) und bereiten Unterlagen für unsere Kunden und die Produktion vor., Produktions- und Kundenaufträge unterstützen: Sie geben Betriebsaufträge frei, bereiten Unterlagen für die Fertigung vor und helfen im Verkauf bei der Auftragserfassung – besonders wenn viel los ist.

Organisatorische und administrative Unterstützung in den Bereichen Projektmanagement und -koordination, Kommunikation mit Geschäftspartner*innen und Kund*innen im In- und Ausland, Mitarbeit bei der Projektverwaltung und Zuarbeiten im Back Office, Mitwirkung bei der Vorbereitung von Meetings, Konferenzen & Veranstaltungen, Marketingaktivitäten (Marketingresearch, PR-Arbeit, Social Media Pflege)

Sekretariatsaufgaben mit Fokus auf Schreibarbeiten für Arbeitsschutz und die Sicherheitsfachkraft, Termine vorbereiten und koordinieren, sowie Verwaltung und Korrespondenz von E-Mails und Post, Teilnahme an Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses und Protokollführung, Weiterleitung von Protokollen zu Begehungen, Unterweisungen und mehr, Ablage, Akten- und Datenbankpflege

Betreuung des Empfangs und der Telefonzentrale, Organisation der Tagespost, Betreuung von Besuchern, Fuhrparkmanagement, Unterstützung der Fachabteilungen in verschiedenen Aufgaben, Archivierungsarbeiten

Unterstützung in der Personalwirtschaft, Betreuung des Zeiterfassungssystems, Allgemeine administrative Tätigkeiten, auch im Rahmen der Buchhaltung, Posteingang, Postverteilung, Postausgang und Ablage, Interne und externe Beschaffungen

Unterstützung der Teams des Personalbereiches, Bearbeitung aller Einkaufs-, Bestell- und Rechnungsvorgänge, Mitwirkung bei der Budgetplanung, Sicherstellung der Material- und Geschäftsausstattung für das Team, Koordination und Organisation von Terminen, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Ansprechpartner für telefonische und schriftliche Anfragen sowie Weiterleitung an die Teamkollegen, Unterstützung bei der Durchführung von Meetings, Protokollführung, Nachhalten der Belehrungsabläufe und Pflege des Unfallbuches, Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Datenpflege in den ERP-Systemen (NAV, ELO) sowie Dokumentation und Archivierung

Termine koordinieren, Schriftverkehr bearbeiten, Abläufe organisieren, Überblick über wichtige Zahlen und Daten behalten, Austausch mit externen & internen Partnern, Arbeit mit moderner Software (SAP)

Sichtung, Zuordnung und Weiterleitung der Eingangspost, Aktenanlage und Aktenführung in elektronischer Form, Entgegennahme und Bearbeitung bzw. Weiterleitung eingehender Telefonanrufe, Erledigung von Schreibarbeiten und Terminplanung

Umfassende Ausbildung in verschiedenen Abteilungen wie Personal, Finanzen und Einkauf, Arbeitsabläufe im Büroalltag organisieren und koordinieren, Unterstützung der Teams bei Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, Organisation von Besprechungen, Projektarbeit

Erstellen von Angeboten und Rechnungen, Übernahme des Mahnwesens, Vertragsbetreuung und -abwicklung, Korrespondenz mit Finanzierungs- und Versicherungspartnern, Koordination und Organisation aller administrativer Aufgaben im Vertriebsinnendienst, inklusive Unterstützung des Außendienstes, Zusammenarbeit und Abstimmung mit Kollegen*innen der Schwestergesellschaften, Erfassung und Pflege von Kundenstammdaten im ERP- bzw. CRM-System sowie Abbildung kaufmännischer Prozesse

Organisieren und Bearbeiten bürowirtschaftlicher Aufgaben, Erledigen kaufmännischer Tätigkeiten, Kaufmännische Abläufe und Büro- und Beschaffungsprozesse kennenlernen, Ausbildung in den Abteilungen des Kundenzentrums, Controlling/Rechnungswesen und in der Verwaltung, Aufgaben im Bereich Personalwesen und Assistenz und Sekretariat