Begleitung und Unterstützung einer Person mit Sehbeeinträchtigung bei der Ausübung ihres Berufs, Vorlesen von Fachliteratur, Gesetzestexten, der Eingangspost und anderen Schriftstücken, Assistenz bei administrativen Aufgaben, z.B. Anfertigung von Schriftstücken, digitale Dokumentation, Bedienung von Softwareprogrammen, Begleitung zu externen Terminen, Unterstützung bei der Kinderbetreuung

Änderung sowie Deaktivierung/Löschung Benutzerkonten, Sortierung/Ablage zurückgekommene Mahnungen, Antwortschreiben für Anfragende erstellen und versenden, Dokumente scannen und ablegen, Aktenablage (elektronisch und in Papierform), Beantwortung allgemeiner Mails, Bearbeitung UAS-Betreiberregistrierung, Versenden von Kostenbescheiden per Post und E-Mail, Unterstützung bei der Bearbeitung von Mahnungen, Gebührenbefreiungsmeldungen und -anträge bearbeiten sowie Stornierung zugehöriger Kostenbescheide

Du organisierst und koordinierst das Sekretariat der Stabsstelle Arbeitsschutz., Du führst den Schrift- und Telefonverkehr mit den städtischen Ämtern, Dienststellen und Kund*innen., Du bearbeitest die Post und E-Mails und übernimmst die Terminkoordination., Du kümmerst Dich um die vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsstellung., Du pflegst die Seite des Arbeitsschutzes im internen Beschäftigtenportal., Du erfasst Arbeits- und Wegeunfälle und klärst wichtige fehlende Informationen mit den betroffenen Ämtern und Dienststellen., Du erfasst neue Sicherheitsbeauftragte der Stadt Freiburg und meldest sie an., Du führst Protokoll im Arbeitsschutzausschuss., In Vertretung unterstützt Du deine Kollegin bei der Beschaffung persönlicher Schutzausrüstung und Arbeitskleidung.

Manage the team's daily work and ensure a feel-good factor, Maintain the office and make it a place where everyone likes to be, Support the team in organizational and administrative matters, Be the first point of contact for facility management and external service providers, Plan and organize team events and activities, Ensure that everything runs smoothly, Participate in special projects and tasks

Prüfung und Pflege von Kunden- und Vertragsdaten, Archivierung eingehender Post gemäß Kundenvorgabe, Bearbeitung der Post- und Dokumentenverarbeitung, Ansprechpartner für Kunden und Abstimmung von Aufträgen, Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

Bearbeitung von Bewerbungen, Führen von Erstgesprächen per Video, Organisation von Zweitgesprächen vor Ort, Erstellung von Angeboten und Verträgen, Onboarding neuer Mitarbeiter

Management des Sekretariats des Bildungszentrums, Assistenz der Bildungszentrumsleitung bei der Umsetzung der organisatorischen Tagesabläufe, Unterstützung bei der Korrespondenz intern und extern, Planung, Vorbereitung und Organisation von internen und externen Terminen und Besprechungen (Veranstaltungsmanagement), Unterstützung im Qualitätsmanagement und Schulentwicklung, Vorbereitung, Begleitung von internen und externen Zertifizierungen, Entwicklung, Begleitung und Nachverfolgung von Maßnahmen des Qualitätsmanagements, Überwachung der Einhaltung der CI-Vorgaben, Selbstständige Erstellung von Anschreiben und Besprechungsprotokollen, Allgemeine Korrespondenz und Unterstützung bei der Erstellung Berichten und Präsentationen, inklusive analoge und digitale Dokumentenablage, Begleitung des Digitalisierungsprozesses im Bereich des Bildungszentrums und damit verbundene Prozessoptimierung, Mitbetreuung des Intra- und Internetauftritts, Direkte Zusammenarbeit mit den Leitungen des Bildungszentrums bei strategischen und operativen Prozessen, Erstellung, Auswertung und Präsentation von Statistiken, Unterstützung und Evaluation interner Prozesse

Koordination und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings, Erstellung von Präsentationen sowie Pflege und Auswertung von Excellisten, Führen von Korrespondenzen im Namen des Leiters IT & Digital Services, Übernahme von unterstützenden administrativen Tätigkeiten

Büro- und Assistenz: Post, Kalenderpflege, Termin- und Reisemanagement, Abrechnungen sowie Material- und Bestellwesen inkl. strukturierter Ablage, Planen und Organisieren von Leitungs- und Gremiensitzungen: Agenda und Unterlagen, Protokollführung, Beschluss- und Fristenmanagement sowie professionelle Antragsbearbeitung., Betreuung von Alumni, Promovierenden und Postdocs: Onboarding, zielgruppenspezifische Newsletter, Pflege von Datenbanken und Reports, Durchführung von Umfragen/Evaluationen sowie Koordination von Workshops, Trainings und Buddy-/Mentoring-Programmen., Steuerung von Projekten und Optimierung von Prozessen – einschließlich der Koordination externer Dienstleister – von der Planung bis zur termingerechten Umsetzung., Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Tag der offenen Tür, Summer University)

Rezeptionsdienst, Empfang und Beratung von Besuchern und Gästen, Telefondienst und Vermittlung von Telefonaten, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Kontakt- und Beziehungspflege zu Bewohnern, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Kassenführung, Korrespondenz, Erstellung von Dokumenten, Tabellen und Listen

Management des Sekretariats des Bildungszentrums, Assistenz der Bildungszentrumsleitung bei der Umsetzung der organisatorischen Tagesabläufe, Unterstützung bei der Korrespondenz intern und extern, Planung, Vorbereitung und Organisation von internen und externen Terminen und Besprechungen (Veranstaltungsmanagement), Unterstützung im Qualitätsmanagement und in der Schulentwicklung, Vorbereitung und Begleitung von internen und externen Zertifizierungen, Entwicklung, Begleitung und Nachverfolgung von Maßnahmen des Qualitätsmanagements, Überwachung der Einhaltung der CI-Vorgaben, Selbstständige Erstellung von Anschreiben und Besprechungsprotokollen, Allgemeine Korrespondenz und Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen, inklusive analoger und digitaler Dokumentenablage, Begleitung des Digitalisierungsprozesses im Bereich des Bildungszentrums und damit verbundene Prozessoptimierung, Mitbetreuung des Intra- und Internetauftritts, Direkte Zusammenarbeit mit den Leitungen des Bildungszentrums bei strategischen und operativen Prozessen, Erstellung, Auswertung und Präsentation von Statistiken, Unterstützung und Evaluation interner Prozesse

Korrespondenz, Schreiben nach Diktat oder anhand einer digitalen Tonaufzeichnung, Layouten von Texten, Mitarbeit bei der Aufbereitung von Informationen sowie bei der Erstellung von Berichten, Beschlussempfehlungen und Synopsen zu Gesetzentwürfen unter Anwendung der Software „E-Norm“, Mitarbeit bei der Terminorganisation und -koordination, Fristenüberwachung, Führen von Listen und Tabellen, Statistiken und Verzeichnissen, Betreuung der digitalen Tonaufzeichnungen während der Sitzungen, Mitarbeit bei der Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen (einschließlich Raumorganisation), von auswärtigen Sitzungen (ggf. auch Teilnahme) und von Reisen der Ausschüsse/Gremien, Unterstützung bei der Betreuung von Sachverständigen, Bearbeitung von Reisekostenanträgen, Recherchetätigkeiten in konventionellen und elektronischen Speichermedien, Mitarbeit bei der Betreuung des Internetauftritts der Ausschüsse/Gremien, Einsatz im Schreibpool an Plenartagen

Eigenständige Organisation und Koordination des Sekretariats der Geschäftsführung und der Verwaltungsdirektion, Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Planung und Organisation von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen, Unterstützung bei strategischen Projekten und Sonderaufgaben der Geschäftsführung

Ansprechperson für unser Team und Besucher in allen Angelegenheiten rund um unser/e Büro/verwaltung, Übernahme verschiedenster Aufgaben im Office Management (z.B. Rechnungsmanagement, Inventarverwaltung und Bestellwesen), Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten im Büro, Sicherstellung, dass unser Büro ordentlich und gepflegt ist und kümmerst dich auch um kleine Aufräumarbeiten, Planung und Organisation von Terminen und Geschäftsreisen zu Konferenzen und Kongressen, Unterstützung von HR-Aktivitäten, z.B. die Organisation des Onboardings

Lieferanten betreuen: Sie bearbeiten Bestellungen, holen Rückmeldungen ein, erinnern bei Verspätungen und kümmern sich um Reklamationen., Dokumente & Nachweise verwalten: Sie fordern technische und rechtliche Bescheinigungen an (z. B. zu Umwelt- und Materialvorgaben) und bereiten Unterlagen für unsere Kunden und die Produktion vor., Produktions- und Kundenaufträge unterstützen: Sie geben Betriebsaufträge frei, bereiten Unterlagen für die Fertigung vor und helfen im Verkauf bei der Auftragserfassung – besonders wenn viel los ist.