Ansprechperson für alle organisatorischen Belange, Stammdatenpflege, Schreibarbeiten, Ablage, Postein- und -ausgang, Zusammenarbeit mit Angehörigen, Betreuungskräften, Beratung zur Aufnahme, Vorbereitung von Pflegeverträgen, Kontrolle von Verordnungen der Häuslichen Krankenpflege, Exakte Abrechnung der Leistungsnachweise, Übergabe Rechnungen an Kostenträgerschaft, Mahnwesen in Abklärung mit Finanzbuchhaltung, Führung der Handkasse, des Kassenbuchs

Sekretariatsführung und Büroorganisation, Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung), Terminvorbereitung für die Abteilungsleitung, Postbearbeitung (physisch und digital), Erfassung, Bearbeitung und Organisation von Dokumenten und Informationen (E-Government-Umgebung, E-Mail), Fristenüberwachung, Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen, Beantwortung von Anfragen, Erstellung und Bearbeitung von Schriftverkehr (Briefe, E-Mails etc.), Organisation von Dienstreisen der Abteilungsleitung, Abrechnung von Reisekosten, Organisation bzw. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Empfang und Gästebetreuung, Mitarbeit bei Querschnittsaufgaben der Abteilung

Veranstaltungsmanagement für das Projekt, Eigenständige Steuerung und Monitoring der Projekt-Termine, Selbständige Bearbeitung und Verwaltung des verwendeten Projektmanagement-Tools, IT-Support für das Projektteam, Dokumentation von Einzelprozessen im Gesamtprojekt und Dokumentation des Gesamtprojekts, Terminkoordination für die Prozess-/Projektleitung, Eigenständiges Dokumentenablagemanagement, Allgemeine Sekretariatsarbeit

Ganzheitliche Betreuung der Klienten, Organisation der Korrespondenz und Postbearbeitung, Aktenführung und Rechnungserstellung, Fristenüberwachung, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Büroorganisation

Unterstützung der Leitung bei der Planung, Koordinierung und Umsetzung aller einrichtungsbezogenen Aufgaben, Unterstützung der Berater_innen bei der Sicherstellung der Beratungsleistungen, telefonischer und/oder persönlicher Erstkontakt zu den Ratsuchenden einschließlich der Erstterminvergabe, Terminkoordination, Empfang und Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen u.ä., Organisation von Arbeitsmitteln, Erstellen von Statistiken, Präsentationen, Korrespondenzen, Überwachung von Fristen, Datenerfassung und -pflege, Archivierung, Bearbeitung von Posteingang und Postausgang, Protokollführung, Mitarbeit im Qualitätsmanagement

Verantwortlich für die Planung und Buchung aller Dienstreisen sowie Klassenfahrten, Kollegen auf dem Laufenden halten, Ansprechpartner zum Thema Reisekosten, Prüfung und Erstellung von Reisekostenabrechnungen nach steuerlichen und internen Richtlinien, Kostenkontrolle, Proaktive Gestaltung und Optimierung des Travel Managements

Finanz- und Rechnungswesen: Erstellung und Abrechnung von Betreuungs- und Mietkosten, Führung von Kassen- und Rechnungsausgangsbüchern, Verwaltung von Klienten-Verwahrkonten, Prüfung von Bankbewegungen, Überwachung von Ein- und Ausgaben sowie Bearbeitung des Mahnwesens., Wohnraummanagement: Verwaltung von Träger- und Gruppenwohnungen, Auswertung von Mieteinnahmen, Leerständen und Mietausfällen., Beschaffung & Verwaltung: Angebotsanfragen einholen, Kontrolle von Lieferscheinen und Rechnungen, allgemeine Verwaltungstätigkeiten sowie Erstellung und Pflege von Statistiken., Team- und Qualitätsarbeit: Aktive Mitarbeit an Qualitätsprozessen, Teilnahme an Teamsitzungen und Supervisionen sowie die flexible Übernahme weiterer Aufgaben nach Bedarf.

Ausführung einfacher Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Unterstützen unseres Teams bei der Postbearbeitung und Telefonaten, Vorbereitung der Skripte aus dem Bereich Luftfahrttechnik und Übersetzung in die englische Sprache, Vorbereitung von Prüfungsunterlagen

Verwaltungsaufgaben der Koordinierungsstelle Migration und Teilhabe ausführen, Besprechungen und Veranstaltungen organisieren, Informationsmaterialien erstellen, Förderanträge bei EU/Bund/Land vorbereiten, Daten erheben und aufarbeiten sowie Datenbanken verwalten, Informationen an Netzwerke weiterleiten, Protokolle bei Arbeitskreis- und Netzwerktreffen führen, mit internen und externen Akteurinnen und Akteuren in der Migrationsarbeit kommunizieren, Recherchetätigkeiten zu aktuellen Entwicklungen und Angeboten in der Migrationsarbeit durchführen und den Newsletter zusammenstellen, Haushalts- und Kassenwesen für den Bereich der Koordinierungsstelle verwalten

Alle Aufgaben rund ums Auftragsmanagement, von der Bearbeitung der Anfragen über die Auftragserfassung bis hin zur finalen Bestellabwicklung, Verantwortung für die Pflege und Kontrolle der Stammdaten unserer Kunden unter Berücksichtigung aller relevanten buchhalterischen Zusammenhänge sowie Archivierung der Kundenakten, Bearbeitung von Anfragen und Reklamationen sowie Retouren, Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem Außendienst-Team, Mitarbeit an kontinuierlicher Optimierung der Prozesse, Administrative Aufgaben

Unterstützung bei der Organisation der arbeitsmedizinischen Vorsorge und Eignungsuntersuchung sowie deren Dokumentation, Führung von Gesundheitskarteien / Pflegen der Stammdaten, Durchführung von Blutentnahmen, Impfungen, Hör- und Sehtests, Erledigung des Schriftverkehrs, Verwaltung / Praxisführung, Telefonischer Patientenkontakt / Terminkoordination

Übernahme umfassender Sekretariats- und Vorzimmertätigkeiten, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost in digitaler und Papierform, Führung von Zeitkonten, Medienanalyse, Beschaffung von Büromaterial, Prüfung von Beschlussvorlagen sowie weiterer Schriftstücke, Rechnungsbuchungen und Rechnungsstellungen mit Hilfe der Software Finanz+, Auswertung von Produktsachkonten, Aktive Mitwirkung bei der Budgetplanung, Koordination und Abstimmung von Terminen, Vor- und Nachbereitung von amtsinternen Besprechungen, Protokollführung, Pflege und Aktualisierung der Inhalte der Homepage, Übernahme weiterer Aufgaben nach Weisung

Kassenführung und Abwicklung von Zahlungsvorgänge, Materialbeschaffung für die verschiedenen Fachbereiche, Telefonzentrale und erster Ansprechpartner für externe Anfragen, Unterstützung im Management der Wohnungen und Diensträume, Übernahme projektbezogener Einzelaufgaben

Ablage und Überwachung der Kostenübernahmen und vertraglichen Angelegenheiten, fristgerechte Erstellung, Prüfung und Versand der Rechnungen und Abrechnungen, Buchen und Pflege der Barkassen im Bereich Kostensatz, Datenerfassung und -pflege sowie die Führung von Statistiken, Erstellen der Abrechnung für Projektteilnehmer*innen, Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben und des Schriftverkehrs, Nachhalten von Abgabefristen (z.B. Entwicklungsberichte, Verträge, Zuarbeit aus den Einrichtungen), Koordinierung der Raumnutzung; Vorbereitung entsprechender Nutzungsvereinbarungen, Facilitymanagement, Umsetzung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems

Eigenverantwortliche Organisation des Beratungsalltags in enger Abstimmung mit dem Team der Asylberatung, Selbstständige Vergabe von Beratungsterminen unter Berücksichtigung von Dringlichkeit, Schutzbedürftigkeit und verfügbarer Kapazitäten, Entwicklung und Umsetzung geeigneter Weitervermittlungsstrategien zu externen Fachstellen sowie eigenständige Kommunikation mit relevanten Akteuren (Ärzt*innen, NGOs, Unterkünften etc.), Identifikation der primären Problemlagen von Ratsuchenden und strukturierte Weitergabe wesentlicher Informationen an Anwält*innen, Behörden und andere Stellen, Selbstständiges Management und Priorisierung eingehender schriftlicher Anfragen, inklusive eigenverantwortlicher Einschätzung zur internen Weiterleitung oder Bearbeitung, Aktive Mitwirkung bei der Netzwerkpflege und Koordination mit anderen Beratungsstellen und Initiativen, Durchführung thematischer Recherchen zur Unterstützung des Beratungsteams

Lehrgangsverwaltung, Managen von Bewerbungseingängen, Überprüfung der Fehlzeiten der Auszubildenden, Terminorganisation bei kooperierenden Pflegeeinrichtungen, Bearbeitung von Rechnungen und Abrechnungen der Dozenten

Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit und Verantwortung für einen zeitnahen Informationsfluss, Unterstützung des Pflegepersonals bei der Führung des Patientendokumentationssystems, Koordination von Terminen, z.B. für Untersuchungen, Aufnahme, OP, etc., Unterstützung beim Ausarbeiten von Visiten, Ausarbeitung und Ablage der Aufnahme- und Entlassungsakten, Bestellwesen: Essens- und Modulversorgung, Apotheken- und Bürobedarf, Führen der EDV-gestützten Essensbestellungen für die Patienten, Übernahme des Stationstelefons: Koordination von Terminen, Patientenaufnahmen/-verlegungen, Weiterleiten von Angehörigengesprächen, Gewährleisten eines reibungslosen Informationsflusses

Organizational support for the Technical Manager in building management, especially in the coordination and monitoring of construction, maintenance and renovation work; scheduling and project coordination, scheduling, Participation in the examination of operating costs and consumption monitoring, Communication with internal and external partners, such as specialist planners, craft companies and authorities, Support of in-house craftsmen and caretakers, e.g. through material orders, maintenance of work logs, checklists and maintenance plans, work schedules, Supporting the administration and management in secretarial and assistant tasks, such as processing post, telephone and general correspondence

Unterstützung der Leitung Rettungsdienst, Sicherstellung der notfallmedizinischen Versorgung der Bevölkerung in Berlin

Unterstützung bei der Verwaltung von Akten, Mitwirkung bei Archivierung und Organisation, Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Entlastung des Teams