Organisation und Durchführung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben, Reiseplanung, -vorbereitung und -abrechnung, Bearbeitung der Korrespondenz des Klinikdirektors, Erstellung von Power-Point Präsentationen, Drittmittelverwaltung, Schreiben nach Diktat

Mitarbeit und Organisation bei der Aufnahme, Behandlung, Verlegung und Entlassung von Patient*innen, Klinische Betreuung und Versorgung stationärer und ambulanter Patienten entlang des Behandlungsplanes, Adressatengerechte Kommunikation + Informationsweitergabe, Anforderung externer Befunde und Bildgebung + Vorbereitung von Tumorkonferenzvorstellungen, Vereinbarung prä- und poststationärer Patiententermine

Auftragsklärung und Vermittlung des eigenen Wissens an interne Kund:innen auf den Baustellen und in den Betrieben, Überzeugung von relevanten Stakeholdern und Entscheidungsträger:innen im Wirkungsbereich, Beratung zum Arbeitsschutz und Überprüfung der getroffenen Maßnahmen, Entwicklung oder Verbesserung von Lösungen für neue oder bekannte Herausforderungen und Probleme im Fachgebiet, Weitestgehend selbstständige Betreuung von Klein- und Großprojekten aller Gewerke, Steuert Prozesse wie Arbeitsunfallanalysen und die Entwicklung von Maßnahmenplänen im eigenen Wirkungsbereich, Umsetzung von gesetzten Zielen und Abarbeitung entsprechender Aufgabenpakete oder Projekte im Rahmen der Weiterentwicklung des Arbeitsschutzmanagementsystems, Aufbau und Pflege eines internen und externen Netzwerkes sowie regionsübergreifende Zusammenarbeit, Fachliche Anleitung von Sicherheitsbeauftragten, Unternehmerisches Denken und Handeln im eigenen Wirkungsbereich, Begleitung externer Audits auf dem Gebiet des Arbeitsschutzmanagements

Administrative und organisatorische Unterstützung des Veranstaltungsmanagements, Koordinierung von Anfragen zu Veranstaltungen im PREVIER, Planung und Organisation von Veranstaltungen im PREVIER, Auswertung der Qualitätserhebungen im Veranstaltungsbereich, Ausarbeitung von Schriftstücken, Präsentationen, Berichten und Entscheidung vorlagen, Unterstützung bei der Buchung von Referent*innen, Fotografen usw. für Veranstaltungen, Sachliche Prüfungen der rechnerischen Richtigkeit des Zahlungsverkehrs

sämtliche Organisations- und Verwaltungsprozesse der Einrichtung, inkl. Finanzwesen, Personalverwaltung und Qualitätsmanagement

Unterstützung des Teams im Tages- und Projektgeschäft, Erstellung und Redaktion von Artikeln für das Intranet (Deutsch und Englisch), Redaktion und Pflege von Intranet-Rubriken, Gestaltung von Präsentationen, Unterstützung bei Fotoshootings und Videodrehs, Unterstützung bei Veranstaltungen und organisatorischen Aufgaben

Professionelle und serviceorientierte Annahme und Bearbeitung eingehender Telefonate., Erfassung von Gesprächsnotizen und Weiterleitung von Anliegen an die zuständigen Ansprechpartner., Erfahrung in der Terminvereinbarung und Teamkoordination., Kenntnisse zum Roboterassistenz-System MAKO.

Personalverwaltung, Übernahme von Aufgaben aus den Bereichen Personalplanung, Personalgewinnung, Personalcontrolling und Personalentwicklung, Betreuung und Beratung von Mitarbeitern und Führungskräften in allen personalrelevanten Themen vom Eintritt bis zum Austritt (u. a. Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und sämtlichen personalrelevanten Dokumenten), Steuerung von Aufgaben in die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung bei einem externen Dienstleister und Kontrolle der Umsetzung

Erstellung und Pflege der Instrumentenleihverträge (Stipendiaten) und der Leihverträge (Dauerleihgaben von Privatpersonen) sowie die Pflege der Instrumentenaufstellungen, Betreuung der Website der Stiftung, des Transparenzregisters und der Instrumentenversicherung, Vorbereitung und Durchführung des Vorspielwettbewerbs sowie die Vor- und Nachbereitung der Kuratoriumssitzungen, Koordination der Übergabe und Rücknahme der Instrumente durch die Stipendiaten, die Organisation von Reparatur- und Wartungsarbeiten an den Instrumenten und die Pflege und Aktualisierung der Reiseunterlagen für die Instrumente (Genehmigungen gemäß Kulturgutschutzgesetz, allgemeine Zollbescheinigung), Verantwortung für die Prüfung des Jahresabschlusses, das Erstellen des jährlichen Vorstandsberichts und sonstigen Schriftverkehr (u. a. Regierungspräsidium, Finanzamt, Bundesamt für Wissenschaft, Forschung und Kultur), Organisation, Vor- und Nachbereitung der Beiratssitzungen – von der Erstellung der Einladungsschreiben bis hin zur Veranstaltungsdokumentation, Pflege der Listen der Beiratsmitglieder sowie die Prüfung der Aufwandsentschädigungs- und Reisekostenabrechnung

Alle anfallenden Sekretariatstätigkeiten (Terminplanung, Bearbeitung des Postein- und ausgangs, etc.), Eigenständige Erstellung, Vorbereitung und Nachbereitung von Präsentationen, Sitzungsprotokollen, Tagesordnungen (z. B. Gesellschafterversammlungen, Direktoriumssitzungen) sowie diverser Besprechungen, Erledigung der Korrespondenz (eigenständig und nach Vorlage) wie z. B. die Korrespondenz mit politischen und klinischen Gremien sowie weiteren Stakeholdern und Führungsgremien, Fuhrpark- und Raummanagement, Rückmeldemanagement, Gästeempfang und Bewirtung

Koordination und Umsetzung eines unabhängigen und fachkundigen Beratungsangebotes für Arbeitssuchende oder von Arbeitslosigkeit bedrohten Arbeitnehmer*innen, die von Arbeitsausbeutung und prekärer Beschäftigung betroffen oder bedroht sind, Aufklärungsarbeit über Rechte und Pflichten in Einzelberatungen und Workshops, Entwicklung von Strategien zur Verbesserung der bestehenden Arbeitssituationen, Aufbau eines Netzwerkes mit den relevanten Akteuren der Region wie Arbeitsagenturen, Jobcentern, Kammern etc., um eine umfassende Unterstützung zu gewährleisten, Herstellung von Kontakten mit Beratungsstellen zur Anerkennung von im Ausland erworbenen Qualifikationen

Bearbeitung von Postein- und -ausgang, Bearbeitung von Serienbriefen, Bearbeitung von Bestellwesen, Telefonmanagement, Vertretung der Geschäftsführungsassistenz, Abwicklung von Fahrzeugschäden, Abwicklung von Bußgeldbescheiden, Abwicklung von Bestell- und Formularwesen, Digitale Pflege aller Fahrzeugdaten

Unterstützung des Teams im Rekrutierungsprozess von Fachkräften innerhalb des Gesundheitswesens, Kommunikation mit zukünftigen Mitarbeitern, Ansprechpartner für Fachabteilungen und Bewerber, Unterstützung im operativen Tagesgeschäft, Terminkoordination, Abrechnungsvorbereitende Tätigkeiten, Unterstützung des Personal-Info-Service, Übernahme kleinerer Projekte

Unterstützung der Verwaltung im Rahmen der Digitalisierung von Buchhaltungsunterlagen und dem Aufbau eines digitalen Archivs, Strukturierte Ablage von Eingangsrechnungen und Belegen, Erfassung und Verwaltung der Unterlagen in „DATEV Unternehmen online“, Direkte Arbeit vor Ort mit Begleitung durch das Team in Einarbeitung und Umsetzung (kein mobiles Arbeiten in den ersten 6 Monaten), Import und Export von Daten zwischen verschiedenen Anwendungen (z. B. Excel, DATEV), Erstellung und Pflege von Excel-Tabellen, ggf. mit Unterstützung durch Makros/VBA

Planung und Umsetzung von Bildungsangeboten, Beratung und Unterstützung von Zielgruppen mit besonderen Bedürfnissen, Förderung der soziokulturellen Teilhabe, Stärkung der Alltagskompetenzen, Kooperationsmanagement und Netzwerkarbeit, Öffentlichkeitsarbeit und Zielgruppenansprache

Anlegen und pflegen der User Stammdaten mit Lizenzen im Workforcemanagement (App und Web Version), Führen, nachhalten und dokumentieren der Stammdaten im Fuhrparkmanagement, Nachhalten, koordinieren und dokumentieren der Qualifikationen, Unterweisungen und Fortbildungen im technischen Bereich auf Grundlage gesetzlicher Bestimmungen und der Betriebsorganisation, Unterstützung beim Monitoring und Reporting im Bereich Projekte, Prozesse, Arbeitsvorräte und Dienstleistungsbeziehungen, Organisation der Fort- und Weiterbildung im technischen Bereich

Terminkoordination und Dokumentation im EDV-System, Unterstützung bei der Organisation von Konsilanfragen und Neuaufnahmen von Patientinnen und Patienten, Vorbereitung und Verwaltung von Patientenunterlagen (u.a. Arztbriefe / Einfügen von Befunden) zur Vorlage beim ärztlichen Dienst, Kontrolle des Vorliegens von Aufklärungsunterlagen der Patientinnen und Patienten, Telefonische Kontaktaufnahme mit Patientinnen und Patienten, Vorbereitung von Reha-Formularen

Rechercheaufgaben und administrative Unterstützung des Teams, Eigenverantwortliche Übernahme von kleineren Projekten, Mithilfe bei der Organisation von Veranstaltungen, Erstellung von Inhalten für Mailings, Präsentationen, Flyer, Broschüren, Webseiten und Social-Media-Posts nach Vorgabe

Bewirtschaftung der Finanzmittel der YAS und YAC, Unterstützung der Projektkoordination bei allen administrativen Aufgaben, Verantwortung für den Zahlungsverkehr, Vorbereitung der Reisekosten für die Abrechnungsstelle, Führung der Projektcontrollings, Unterstützung bei der Erstellung der Verwendungsnachweise und der finanziellen Berichte, Unterstützung der Projektkoordination bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Verwaltung und Pflege von mitarbeiterbezogenen Daten, In allen personalverwaltungsrelevanten Angelegenheiten sind Sie in Vertretung der Ansprechpartner für unsere Mitarbeitenden im Haus, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Bewerbermanagement