Unterstützung des Geschäftsführers bei Terminplanung und Sitzungsvorbereitung, Koordination und Organisation von Veranstaltungen, Erstellung und Verwaltung wichtiger Unterlagen sowie Schriftverkehr, Präzise Erfassung von Rechnungen, Erstellung aussagekräftiger Präsentationen und detaillierter Excel-Auswertungen, Analysen und KPI-Auswertungen, Erstellung, Führung und Auswertung von Statistiken, Betreuung der Social-Media-Kanäle, Pflege des Kontakts zu Lieferanten und Führen von Verhandlungen, Management des Kalenders und Übernahme spezieller Projekte, Die "Chefin vom Chef" sein

Einscannen sowie Archivierung von Unterlagen, Organisation von Teammeetings, Telefondienst und Postbearbeitung, Erstellung einfacher Schreiben sowie deren Versand, Einkuvertieren von „Massenversand“ mit Kuvertiermaschine

Unterstützung insbesondere des CTO's und CPO's im operativen Tagesggeschäft, Planung und Koordination von Kalendern, Terminen und Abstimmungen, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Projekten (inkl. Protokollführung, To-do-Tracking und Follow-up), Eigenständige Pflege und Organisation der E-Mail Postfächer, Verwaltung von Bereitschaftsdiensten sowie Pflege und Aktualisierung von Excel-Tabellen, Übernahme von ad-hoc Anliegen und Unterstützung in organisatorischen Themen

Übernahme organisatorischer und administrativer Tätigkeiten des Tagesgeschäfts sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Präsentationen, Unterstützung bei der Analyse bestehender Prozesse und Identifizierung von Optimierungspotential, Recherchearbeit für diverse Projekte, Erstellung von Reports und Präsentationen in Excel, Powerpoint etc.

Sie koordinieren den anspruchsvollen Terminkalender der Geschäftsführung und sorgen für reibungslose Abläufe., Sie bereiten Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen vor – professionell und auf den Punkt., Sie behalten To-dos im Blick, priorisieren Aufgaben und entlasten die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft., Sie kommunizieren auf Augenhöhe mit internen Fachbereichen sowie externen Partnern – klar, verbindlich und diskret.

Erstellung von Geschäftsbriefen, Aktenvermerken oder Statistiken, Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Entgegennahme von Telefonaten, Sichtung und Verteilung eingehender Post, Materialbeschaffung (Ausschreibung, Bestellungen, Wareneingangskontrolle), Planung des organisatorischen Ablaufs von Informationsveranstaltungen, Bildungsmessen, Tagen der offenen Tür, Reservierung/Buchung von Hotelzimmern, Unterstützung der hauseigenen Druckerei bei der Fertigstellung von Druckmaterialien

Sekretariatsaufgaben mit Fokus auf Schreibarbeiten für Arbeitsschutz und die Sicherheitsfachkraft, Termine vorbereiten und koordinieren, sowie Verwaltung und Korrespondenz von E-Mails und Post, Teilnahme an Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses und Protokollführung, Weiterleitung von Protokollen zu Begehungen, Unterweisungen und mehr, Ablage, Akten- und Datenbankpflege

Klassische Sekretariatsaufgaben, wie Terminkoordination, Korrespondenz, Schreiben von Berichten und Gutachten, Unterstützung und Optimierung unserer Ablauforganisation, Begleitung der Digitalisierungsprozesse, Unterstützung in der digitalen Büroorganisation und -kommunikation, Planung und Koordinierung des Recruiting-Prozesses, Organisation und Begleitung von Mitarbeiter-On-/Offboarding-Prozessen, Unterstützung in Sonderthemen

Lieferanten betreuen: Sie bearbeiten Bestellungen, holen Rückmeldungen ein, erinnern bei Verspätungen und kümmern sich um Reklamationen., Dokumente & Nachweise verwalten: Sie fordern technische und rechtliche Bescheinigungen an (z. B. zu Umwelt- und Materialvorgaben) und bereiten Unterlagen für unsere Kunden und die Produktion vor., Produktions- und Kundenaufträge unterstützen: Sie geben Betriebsaufträge frei, bereiten Unterlagen für die Fertigung vor und helfen im Verkauf bei der Auftragserfassung – besonders wenn viel los ist.

Koordination der Patiententermine in Abstimmung mit den medizinischen und therapeutischen Berufsgruppen des sozialpädiatrischen Zentrums, Assistenzaufgaben im Rahmen der Organisation der ärztlichen und psychologischen Sprechstunden, Telefonische Betreuung und Nachverfolgung bei telefonischen Anfragen von Patienten, einweisenden Ärzten, Krankenhäusern, Vertretung der Betreuung unseres Standortes in Schwabing inkl. der Patientenaufnahme im direkten Patientenkontakt, Bearbeitung von Krankenkassenanfragen, Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Administration, Ablage, Vertretung von Kolleginnen im Urlaubs- und Krankheitsfall

Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post, Terminvergabe und -koordination, Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehr, Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Anträgen, Pflege und Verwaltung von Akten und Dokumenten, Vorbereitung und Erstellung von Rechnungen, Organisation des Einkaufs und Beschaffungsmanagements, Durchführung von Botengängen

Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings (inkl. Protokollführung, Evaluation und Ergebnisaufbereitung), Begleitung von Workshops und Veranstaltungen zusammen mit den Fachbereichsbeauftragten, Eigenständige Übernahme von kleineren Projekten im administrativen und organisatorischen Bereich, Enge Zusammenarbeit mit dem Team E-Learning und den Fachbereichen Pflege sowie Fort- und Weiterbildung und Unterstützung dieser

Organisation und Durchführung administrativer Backoffice-Aufgaben, Kommunikation mit Interessenten und Betreuung von Bestandskunden, Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen sowie allgemeine Assistenzaufgaben, Begleitung und Unterstützung von Kundinnen und Kunden während der Weiterbildung, Enge Zusammenarbeit mit dem Management zur Weiterentwicklung von Prozessen und Optimierung interner Abläufe

Buchung von Kassen- und Bankvorgängen, Bearbeitung von Rechnungen, Kontrolle von Zahlungseingängen, Verwaltung sensibler Klienten- und Personaldaten inkl. Vorbereitung für die Lohnbuchhaltung, Unterstützung der Geschäftsführung bei Controlling, Berichterstattung und Projektorganisation, Pflege und Organisation von digitalen und analogen Akten sowie interner Dokumentation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und interner Kommunikation, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie allgemeiner Korrespondenz, freundliche Kommunikation mit Klienten, Angehörigen und externen Partnern

Terminplanung und Ablaufkoordination, Reisemanagement inklusive Reisekostenabrechnung, Planung von internen sowie externen internationalen Meetings und Tagungen, Erstellung von präzisen Auswertungen und Unterlagen, zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen sowie zur Überwachung von Leistungsindikatoren, Aktive Mitwirkung und Unterstützung bei der Umsetzung von Projektarbeiten, Durchführung der monatlichen Bonusberechnungen für unsere Servicetechniker, Erstellung und Aktualisierung verschiedener Präsentationen, sowie die Pflege der Organigramme

Personalsachbearbeitung von ca. 200 Personalfällen, Erfassung von Mitarbeiterdaten (Urlaub und Fehlzeiten) im Zeit- und Entgeltprogramm, Stammdatenpflege, Fristen- und Terminplanung und Kontrolle, Erfassung von Dienstplänen, Mitarbeiterarchiv organisieren/verwalten, Ablage personenbezogener Unterlagen in der jeweiligen Personalakte, Postbearbeitung, Excel – Auswertungen erstellen und aufbereiten, Prüfen und Erfassen von Dienstreiseanträgen

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Terminplanung, -koordination und -überwachung, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mail-Korrespondenz, Erstellung, Formatierung und Verwaltung von Dokumenten, Präsentationen und Protokollen, Unterstützung der Geschäftsführung bzw. der einzelnen Abteilungen, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Empfang und Betreuung von Gästen sowie Telefonmanagement, Pflege und Verwaltung von Akten und Ablagesystemen, Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf und Dienstleistern

Eigenständige organisatorische Unterstützung der IT-Leitung und von rund 10 Teamleitern im Tagesgeschäft, Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings, Workshops und Dienstreisen, Vorbereitung und Dokumentation von Besprechungen (z. B. Protokollführung, Erstellung von Präsentationen und Auswertungen), Pflege der internen Kommunikation und Schnittstellenkoordination zwischen verschiedenen IT-Teams, Unterstützung bei der Planung und Organisation von Teamevents, Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen, Verantwortung für die Büroorganisation: Verwaltung von Arbeitsmitteln, Bestellungen und Ablage, Mitwirkung bei der IT-Vertragsverwaltung (Neuabschlüsse, Verlängerungen, Kündigungen), Bestellung und Verwaltung von Smartphones, mobilen Endgeräten und SIM-Karten inkl. Inventarisierung und Übergabebelegen, Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Pflege von Benutzerkonten und Berechtigungen in enger Abstimmung mit den IT-Administratoren

Organisation und Betreuung von Weiterbildungsveranstaltungen, Teilnehmenden- und Lehrendenmanagement, Rechnungstellung, Zahlungsüberwachung und Abrechnungen, Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Datenpflege

Finanzplanung und Verwaltung der Hebammenkoordinationsstelle (Mittelabruf, Mittelbewirtschaftung, Jahresabschluss), Organisation des Sekretariats (Datenpflege:Erfassen aktiver Hebammen sowie freier Leistungsressourcen, Koordination der Vermittlung von Wochenbettbetreuung), Öffentlichkeitsarbeit (Unterstützung bei Planung und Organisation von Veranstaltungen und Tagungen, Betreuung und Pflege der Homepage), Selbständiges Erstellen von Vorlagen und Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Organisatorische Absprachen von größerer Bedeutung mit einem hohen Kooperationsgedanken, Netzwerk in der Umgebung aufbauen, Verbinden von Interessen in einer strukturierten Arbeitsweise zum Wohle der Nutzer mit prä- und postpartalen Anfragen