Assistenz (m/w/d) für Geschäftsführung gesucht

Freiraum Ordnungshilfe e.V. bietet Menschen Hilfe, die sich hinsichtlich Ordnung, Organisation, Sauberkeit und Reduktion von Gegenständen ambulante Hilfe in ihren Wohnräumen wünschen. Wir fördern eigenständiges Arbeiten mit vielfachen Entfaltungsmöglichkeiten und nehmen Rücksicht auf persönliche Belange unserer Mitarbeitenden.

Wir sind ein dynamisch wachsendes Team von inzwischen insgesamt über 10 Mitarbeitenden in der ambulanten Hilfe in Berlin, aber auch in unseren Büros in Bernau Mitte und Berlin im Bezirk Pankow.

Wir suchen Sie zum schnellstmöglichen Zeitpunkt als

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Als Assistenz unserer Geschäftsführung haben Sie die Verantwortung dafür, dass die Tätigkeiten in allen Bereichen schnell und verlässlich erledigt werden. Sie haben einen 360°-Überblick und sind in der Lage, Prioritäten eigenständig zu setzen, wobei Sie die Balance zwischen selbstständigem Entscheidungen und notwendigen Absprachen halten können. Außerdem sind Sie in der Lage, unterschriftsreife Vorlagen und Handlungsanweisungen zu erstellen.
Sie sind die rechte Hand unseres Vorstandes und koordinieren ein Team von etwa zehn Mitarbeitenden. Dabei sind Sie Knotenpunkt für das Hilfe- und Verwaltungsteam. Sie übernehmen letztendlich die Termin- und Ergebniskontrolle.
Sie verantworten den reibungslosen Ablauf in der Verwaltung mit ihren verschiedenen Teilbereichen: Buchhaltung, Anfragen, Klientenverwaltung, Bürostruktur, Hilfeteam und Verwaltungsteam. Dabei werden Sie von einer Büroassistenz unterstützt.
In Bezug auf das Tagesgeschehen sind Sie stets auskunftsfähig. Rufen Hilfsbedürftige, Mitarbeitende aus Ämtern oder dem Steuerbüro an, sind Sie oft erste/r Ansprechpartner/in.
Sie sind für die Organisation des Vor-Orts- und virtuellen Büros zuständig, dazu gehört auch das interne Reporting und Controlling. Die längerfristige Planung bedenken Sie mit. Sie sind vorausschauend: Probleme erkennen Sie, bevor diese entstehen.
Sie sind umsichtig und in der Lage, für effiziente Geschäftsprozesse zu sorgen und unsere Büroorganisation und -struktur kontinuierlich sowohl vor Ort und als auch digital weiterzuentwickeln, so dass wir auch aus der Ferne gut zusammenarbeiten können.
Kurzum, wir suchen jemanden, der oder die den Laden mit Freude schmeißt.

Ihr Profil

Sie sind ein Allrounder: Sie haben bereits relevante Berufserfahrung und sind bereit, Führungsverantwortung zu übernehmen. Erfahrung in der Führung einer Organisation von Vorteil, aber kein Muss.
Sie haben im sozialen, kaufmännischen oder rechtlichen Bereich eine Ausbildung oder ein Studium. Alternativ haben Sie selbst schon Einiges auf die Beine gestellt und können Referenzprojekte vorweisen.
Sie haben eine zupackende Art, sind durchsetzungsstark, haben ein ausgesprochenes Organisationstalent und sind in der Lage, eigenverantwortlich und teamorientiert zu arbeiten. Dabei sind sie effizient, diszipliniert und strukturiert und können auch anderen eine Struktur geben.
Ihre Arbeitsweise ist selbständig, lösungs- und prozessorientiert. Sie denken vorausschauend und lösen Probleme am besten noch, bevor diese auftauchen.
Sie sind flexibel, stressresistent und geduldig, arbeiten gerne in einem dynamischen Arbeitsumfeld mit komplexen Abläufen. Dabei behalten Sie den Überblick und einen kühlen Kopf.
Sie kommunizieren klar, transparent, respektvoll und souverän in Wort und Schrift. Sie haben gute analytische Fähigkeiten und ein gutes Zahlenverständnis.
Sie beherrschen die gängigen IT-Büroprogramme.

Wir bieten …

die Möglichkeit zu selbstständigem, eigenverantwortlichem Arbeiten in einer dynamischen, wachsenden Organisation.
einen Stundenumfang von regelmäßig etwa 20 Stunden wöchentlich, perspektivisch auch gerne mehr. Auch ein geringerer Stundenumfang ist zu Beginn nach Absprache möglich.
Modulare Arbeitsgebiete: Wenn gewünscht, können optional auch Aufgaben aus dem Hilfe-Bereich oder Anfragen-Bereich übernommen werden.
ein kollegiales und humorvolles Team.

Ihre Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung per Kontaktformular. Im Text bitte Ihr Anschreiben als Fließtext mit Ihrer telefonischen Erreichbarkeit sowie dem gewünschten Starttermin und Stundenumfang. Als Anhang bitte ein einziges PDF-Gesamtdokument mit Anschreiben, Ihrem lückenlosen Lebenslauf sowie den kompletten Zeugnissen und relevanten Bescheinigungen. Für die Tätigkeit bei Freiraum Ordnungshilfe e.V. ist ein erweitertes Führungszeugnis erforderlich. Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung an, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind. Danke für Ihre Bewerbung!

April 2025