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Stellenausschreibung Büro- und Gremienkoordination(m/w/d)

Transparency International Deutschland e.V., die führende deutsche Antikorruptionsorganisation, sucht zur Verstärkung ihres Teams eine Büro- und Gremienkoordination(m/w/d) zum 21. September 2026 in der Geschäftsstelle in Berlin, zunächst befristet auf ein Jahr. Eine langfristige Anstellung wird angestrebt. Die Wochenarbeitszeit beträgt 20 Stunden. Der/die Stelleninhaber:in berichtet an die Geschäftsführerin.

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse – zusammengefasst in einem Dokument) bis zum 02. August per Mail an jobs@transparency.de.Bitte geben Sie dabei Ihre Gehaltsvorstellung an. Von Bewerbungsfotos und Angaben zu Geburtsdatum und Familienstand bitten wir abzusehen.

Ansprechpartnerin: Christin Lüttich, Geschäftsführerin

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ihre Aufgaben

Schwerpunkt 1: Gremienbetreuung & Unterstützung der Geschäftsführung

Organisation und Betreuung der Vereinsgremien
Terminmanagement der Geschäftsführung
Priorisierung und Weiterleitung eingehender Anfragen an die Geschäftsführung
Teamübergreifende Kommunikation sowie Weitergabe von Entscheidungen der Geschäftsführung und Informationen seitens des Vorstandes
Koordination von Anfragen aus dem Ehrenamt über die eingehenden Postfächer

Schwerpunkt 2: Office-Management, Personal & IT

Eigenverantwortliches Office-Management
Personaladministration
Onboarding neuer hauptamtlicher Mitarbeiter:innen
IT-Koordination: Schnittstelle zum externen IT-Support

Schwerpunkt 3: Wissensmanagement, Dokumentation & Datenschutz

Pflege und Weiterentwicklung der digitalen Ablagestruktur
Physische und digitale Archivierung unter Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
Sicherstellung von Wissenstransfer und Kontinuität
Datenschutz-Koordination und Abstimmung mit dem externen Datenschutzanwalt

Was wir uns wünschen

Das bringen Sie unbedingt mit

Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Office-Management, Verwaltung oder Non-Profit – oder nachgewiesene gleichwertige Berufserfahrung
Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management, idealerweise in einer NGO, einem Verein oder einer vergleichbaren Organisation
Nachgewiesene Erfahrung in der eigenverantwortlichen Organisation von Gremiensitzungen (Einladungen, Unterlagen, Protokollführung)
Fundierte Kenntnisse in der Personaladministration
Sicherer Umgang mit MS Office, Cloud-Kollaborationstools und digitalen Ablagesystemen
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
Identifikation mit den Zielen und Werten von Transparency International Deutschland e.V.

Das wäre ein Plus

Erfahrung im Aufbau oder in der Pflege digitaler Wissens- und Dokumentenmanagementsysteme
Kenntnisse im Vereins- und Verbandsrecht
Grundkenntnisse im Datenschutzrecht (DSGVO)
Gute Englischkenntnisse

Wir bieten

Eine sinnstiftende Tätigkeit in einer anerkannten zivilgesellschaftlichen Organisation
Ein engagiertes, kollegiales Team mit flachen Hierarchien
Flexible Arbeitszeiteinteilung im Rahmen der Kernaufgaben
Zentraler Arbeitsort in Berlin-Mitte