Mitarbeiter Vereinsverwaltung - Finanzen, Personal & Fördermittel

Aufgaben

Priorität 1 - laufende Kernadministration

• Sammlung, Benennung, digitale Ablage und strukturierte Vorbereitung von Rechnungen, Belegen, Kontoauszügen, Erstattungsunterlagen und sonstigen finanzrelevanten Vereinsdokumenten.
• Vorbereitung der Unterlagen für die regelmäßige bzw. halbjährliche Buchhaltungs- und Steueraufbereitung, einschließlich Belegzusammenstellung, erforderlicher Ausdrucke, Tätigkeitsberichte und Koordination mit Buchhaltung bzw. Steuerberatung.
• Nachverfolgung fehlender oder unvollständiger Belege und Unterlagen in Abstimmung mit den zuständigen Vorstandsmitgliedern und Abteilungen.
• Vorbereitung und Weiterleitung freigegebener Rechnungen zur Zahlung; Zahlungsfreigabe und Bankvollmacht verbleiben bei den zuständigen zeichnungsberechtigten Personen.
• Administrative Bearbeitung von Spendenbescheinigungen auf Basis der vom Verein freigegebenen Daten und Verfahren; steuerliche Beurteilungen oder Sonderfälle werden an Schatzmeister/in bzw. Steuerberatung eskaliert.
• Personaladministration für bezahlte Mitarbeiter/innen, einschließlich Vorbereitung von Verträgen auf Basis bereits beschlossener Konditionen, Onboarding-/Offboarding-Unterlagen, Pflege erforderlicher Personaldaten und Koordination mit Lohn24 oder anderen Dienstleistern.
• Administrative Nachverfolgung der Einsicht in erweiterte Führungszeugnisse von Trainer/innen und sonstigen relevanten Personen nach den Vorgaben des Vereins; es werden nur die erforderlichen Prüfinformationen dokumentiert, nicht Kopien der Führungszeugnisse aufbewahrt.
• Digitale Pflege und Ablage der zugehörigen Finanz-, Personal- und Compliance-Unterlagen.

Priorität 2 - fristgebundene Förder- und Nachweisarbeit

• Administrative Unterstützung bei bestehenden oder vom Vorstand priorisierten LSB-Förderungen, Zuschüssen, Subventionen und Förderprogrammen.
• Pflege eines Fristen- und Aufgabenplans für Förderanträge, Zuschüsse, Verwendungsnachweise, Abrechnungen und Berichte.
• Einholung und Koordination erforderlicher Informationen aus den Abteilungen für Anträge, Nachweise, Abrechnungen und Berichte.
• Unterstützung bei Verwendungsnachweisen, Dokumentation und Kommunikation mit Fördermittelgebern, Verbänden oder Behörden nach Vorgabe des Vorstands.

Priorität 3 - kapazitätsabhängige Entwicklungsarbeit

• Recherche neuer Zuschüsse, Förderprogramme und sonstiger Finanzierungsmöglichkeiten, soweit nach Erledigung der laufenden Kernaufgaben Kapazität vorhanden ist.
• Unterstützung bei neuen Förderanträgen oder administrativen Verbesserungsprojekten nach Priorisierung durch den Vorstand.
• Aufarbeitung historischer Dokumentationslücken oder Ablagestrukturen nur als gesondert priorisierte Aufgabe.

Vergütung

603 € pro Monat

Bewerbungsinformationen

Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben per E-Mail an Apply Now.