Power for Democracies | Operations Manager (m/w/d) für unser Berliner Büro

Operations Manager (m/w/d) für unser Berliner Büro

Festanstellung 80-100% 

Der Arbeitsvertrag ist zunächst befristet auf 2 Jahre mit dem grundsätzlichen Ziel der langfristigen Beschäftigung. 
 

Wir sind ein neuer Non-Profit-Evaluator für pro-demokratische Initiativen zum Schutz und zur Stärkung liberaler Demokratien - mit Sitz in Berlin, aber mit globaler Reichweite. Um liberale Demokratien zu verteidigen, zu stärken und voranzubringen, wollen wir hochwirksame Initiativen von herausragend effektiven Organisationen der Zivilgesellschaft erforschen, analysieren und veröffentlichen. Power for Democracies strebt an, eine Evidenzbasis über effektive pro-demokratische Projekte und die sie durchführenden Organisationen aufzubauen, die eine breite geographische und thematische Landschaft abdeckt. Dazu müssen bestehende Forschungsergebnisse zusammengetragen und analysiert sowie neue Forschungsarbeiten durchgeführt und in Auftrag gegeben werden. Unser Ziel ist es, strategische und taktische Empfehlungen zu erarbeiten, die private, institutionelle und zivilgesellschaftliche Akteure bei der Entscheidung nutzen können, wie und wo sie ihre begrenzten Ressourcen einsetzen, um der Demokratie am besten zu dienen.   

Power for Democracies arbeitet international, aktuell mit Fellows in Großbritannien, Portugal, den USA oder der Türkei. Für unser internationales Office in Berlin suchen wir eine*n kollaborative*n, engagierte*n und top-organisierte*n Operations Manager, der/die eigenständig und verantwortungsvoll für reibungslose Abläufe, sehr gute organisatorische Planungen und die interne Koordination von unterschiedlichsten Aufgaben sorgt. 

Deine Aufgaben: 

•           Du entwickelst und sicherst sowohl funktionierende Strukturen und Abläufe als auch passende Infrastrukturen und Tools. 


•           Du arbeitest konzeptionell an strategischen und organisatorischen Themen mit und übernimmst die Projektverantwortung für wichtige Entwicklungsthemen unserer jungen Organisation. 


•           Du behältst stets den Überblick und arbeitest mit verschiedenen Fachbereichen zusammen. 


•           Du sicherst zusammen mit der Geschäftsleitung die sorgfältige, ordnungsgemäße Etablierung und Einhaltung aller kaufmännischen und organisatorischen Regelungen und Abläufe für unsere gemeinnützige Organisation. 


•           Du unterstützt das Management bei der Identifikation von Potenzialen und bei der Optimierung von Prozessen.  


•           Du bist erste*r Ansprechpartner*in für eingehende Anfragen; Dabei verwaltest du die laufende Kommunikation/Koordination mit internen und externen Interessengruppen.  


•           In deiner Funktion obliegt dir die Auswahl von, die Zusammenarbeit mit und Steuerung von verschiedenen Dienstleistern und Partnern in den Bereichen Tools, Finanzen, Personal etc. 


•           In Deinen Verantwortungsbereich gehören auch die Organisation und Koordination typischer administrativer Tätigkeiten wie die Termin- und Kalenderverwaltung, die Planung von Workshops und Veranstaltungen, die Vorbereitung erforderlicher Unterlagen sowie die Koordination von Reisearrangements im In- und Ausland. 


Das bringst du mit: 

•           Du hast mindestens 3–5 Jahre Berufserfahrung als Operations Manager, Chief of Staff, Office Manager*in, Executive Assistent o.Ä. in einem modernen Organisations- oder Unternehmensumfeld, z. B. in einer Agentur, einer NGO oder im Beratungsumfeld, und optimalerweise eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung. 


•           Betriebswirtschaftliche Planungen und zahlengetriebenes Arbeiten liegen dir; Du arbeitest gern und sicher mit Excel und Co. 


•           Im Idealfall hast du bereits praktische Erfahrungen in einer englischsprachigen Arbeitsumgebung und/oder einer gemeinnützigen Organisation gesammelt und kennst die Besonderheiten einer NGO. 


•           Du kommunizierst professionell und sicher mit externen Dienstleistern, wie bspw. mit dem Lohnbüro, der Steuerberatung oder Rechtsanwaltskanzleien. 


•           Du bist erfahren in der Zusammenarbeit mit anspruchsvollen Stakeholdern und sicher im Umgang mit klassischen und modernen Tools (Excel, PPT, aber auch bspw. Trello, Google Workspace etc.). 


•           Es liegt dir, in einem dynamischen Umfeld flexibel zu navigieren und komplexe Sachverhalte zielgerichtet anzugehen. 


•           Die bestehenden Unklarheiten in unserem noch jungen Unternehmen verunsichern dich nicht, sondern spornen dich an; Du erkennst Gestaltungsspielraum und optimierst mit uns gemeinsam, wo nötig. 


•           Das zeichnet deine Arbeitsweise aus: Du bist flexibel und sehr gut organisiert. Du bist hilfsbereit, serviceorientiert, kontaktfreudig und proaktiv. Du lernst gern Neues. 


•           Du denkst lösungsorientiert, machst Vorschläge, erstellst Entscheidungsvorlagen und schätzt eigenverantwortliches Arbeiten. 


•           Zudem bringst du eine positive Ausstrahlung, ein gewinnendes und verbindliches Auftreten mit und bist darüber hinaus mündlich und schriftlich kommunikationsstark in der deutschen und englischen Sprache. 


•           Du kannst dich mit unseren Zielen identifizieren und möchtest mit deiner Arbeit etwas zur Erreichung dieser Ziele beitragen. 


Du kannst nicht alle der oben genannten Anforderungen erfüllen, bist aber überzeugt, dass das hier dein perfekter Job sein könnte? Dann bewirb dich bitte trotzdem und überzeuge uns z. B. mit einem ausführlichen Anschreiben, das verdeutlicht, warum du gut passt. 

Was wir dir bieten können: 

•           Sinnorientierte, wertschätzende Mitarbeit in einer gemeinnützigen Non-Profit-Organisation mit Haltung.  


•           Ein wachsendes, sehr engagiertes, internationales Team. 


•           Eine spannende Aufbau-Situation mit vielseitigen Möglichkeiten. 


•           38 Stunden Woche & 30 Urlaubstage pro Jahr.


•           Weitere Benefits wie Workation etc., die wir im Einzelnen mit dir gemeinsam definieren. 


Klingt interessant? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.