Unterstützung der Geschäftsleitung bei Einstellungsverfahren und Arbeitsverträgen, Koordination von Bewerbungsprozessen, Vorbereitung und Überarbeitung von Arbeitsvertragsunterlagen, Unterstützung der Geschäftsleitung im Personalmanagement, Umsetzung und Überwachung der Stellenplanung, Erstellung von Personalberichten und -analysen für die Geschäftsleitung, Controlling von Arbeitszeitkonten und Zeit-Erfassung, Überwachung und Verwaltung der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden, Sicherstellung der korrekten Zeit-Erfassung und -abrechnung

Organisation-/Koordinationsaufgaben für Aus-, Fort- und Weiterbildungskurse, Bearbeitung aller administrativen Prozesse der Kursorganisation (Anmeldungs- und Verwaltungsprozess, Kursvorbereitung, u.a.), Veranstaltungsmanagement (Terminorganisation, Raumvorbereitung, Service, u.a.), Kundenkommunikation, Akquise, Betreuung und Beratung der Interessent*innen, Teilnehmer*innen und Kooperationspartner*innen, Ansprechperson und Assistenz für das Team, Führungskräfte und Dozent*innen, Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz im Aufgabenbereich, Arbeit mit der internen Verwaltungssoftware der Bildungseinrichtung, Erstellung und Auswertung von Evaluationen und Statistiken, Umsetzung von Abrechnungsprozessen, Aufgaben im Bereich Qualitätsmanagement, Mitarbeit im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen/Standorten zu übergreifenden Themen, Mitarbeit an der Weiterentwicklung unserer Verwaltungsprozesse

Unterstützung der Teamleitung im Tagesgeschäft, Koordinierung von Terminen, Sicherstellung reibungsloser Kommunikation mit internen und externen Partnern, Aktive Mitwirkung bei der Organisation von Projekten und Vergabeverfahren, Mitwirkung bei Controlling- und Berichtsthemen, Übernahme administrativer, operativer und kaufmännischer Aufgaben, Protokollführung, Ablage, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Unterlagen und Präsentationen, Eigenständige Dokumentation, Beteiligung an der Weiterentwicklung interner Abläufe, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit

Korrespondenz mit Kunden, Dienstleistern und Lieferanten, Unterstützung in Einkaufsthemen wie Preisvergleiche, Anbieterrecherche, Vorbereitung von und Unterstützung bei Ausschreibungen, Unterstützung in der Administration und Stammdatenpflege des Onlineshops, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Büroorganisation, Organisation von Meetings (überwiegend digital)

Empfang und Betreuung von Besucher*innen in der Kernarbeitszeit von 9-15 Uhr, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie Informationsauskunft, Bearbeiten der täglichen Post, Erstellen von Korrespondenzen, sowie Terminplanung und -überwachung, Konferenzraummanagement, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen, Verwaltung des Büromittellagers, Bestellung von Büromaterial und Rechnungsprüfung, Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen, Erstellen von Protokollen

Koordination administrativer Prozesse, Terminplanung, Verwaltung von Geschäftsunterlagen, Optimierung des Büroalltags, Aktive Mitwirkung an der Effizienz und dem Erfolg des Unternehmens

Unterstützung unserer Volljuristin mit Schwerpunkt Arbeitsrecht in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Erstellung, Pflege und Ablage von Verträgen sowie arbeitsrechtlicher Korrespondenz, Fristen- und Terminüberwachung sowie Koordination von Besprechungen und Gerichtsterminen, Vorbereitung und Nachbereitung von Schriftsätzen, Präsentationen und Schulungsunterlagen, Kommunikation mit internen Abteilungen, externen Kanzleien und Gerichten, Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Koordination und Optimierung interner Abläufe und Prozesse, Zuarbeit zur Lohnbuchhaltung (z. B. Unterlagensichtung, Fristenkontrolle, Ablage), Vor- und Nachbereitung von Verträgen und Dokumenten, Erstellung von Bescheinigungen, Serienbriefen und interner Korrespondenz, Ansprechperson für Kolleg*innen und externe Stellen bei organisatorischen Fragen, Bearbeitung von Postein- und -ausgang, Unterstützung bei internen Projekten und der Organisation von Teamevents, Aktive Mitarbeit an der Weiterentwicklung unserer Verwaltungsstrukturen

Büroorganisation (Telefondienst, Terminplanung, Ablagegestaltung zumeist in digitaler Form, Postversendung, Raumvergabe, Organisation von Dienstreisen etc.), Buchhalterische Tätigkeiten vor Ort und in Vorbereitung zur Weiterverarbeitung in die Zentralverwaltung des Trägers, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten auf der Grundlage üblicher PC-Programme; dazu gehört z. B. allgemeiner Schriftverkehr wie Einladungen, Bescheinigungen sowie Anforderung von Unterlagen bei zuständigen Behörden, Dokumentation der eigenen, Klienten bezogenen Tätigkeiten in einem Dokumentationsprogramm (digitale Aktenführung), Im Bedarfsfall Vertretung an anderen Standorten innerhalb des Sekretariatsteams, Betreuung des Empfangsbereiches für das Klientel sowie allgemeine Gästebetreuung

Organisation von Projektmeetings und -reviews inkl. Agenda, Eigenverantwortliche Steuerung operativer Themen z.B. Terminen, Risiko- und Dokumentenmanagement, Dienstreisen, Reisekostenabrechnung, Erstellung von Präsentationen, Berichten und Statistiken, Dokumentation, Auswertung und Aussteuerung relevanter Bereiche im CRM-Tool, Eigenständige organisatorische und administrative Unterstützung in Kundenprojekten, Unterstützung bei Controlling von z.B. Budgets, Kundenprojekten, internen Projekten, Planung Soll gegen Buchung Ist, Mitarbeit bei Einführung, Weiterentwicklung von Workflows, Tools, Digitalisierung, Organisation von Kundenveranstaltungen, Übernahme eigener, interner Projekte, Eigenverantwortliche Übernahme von Reiseorganisationen bzw. der Reisekostenabrechnung, Professionelle Kommunikation mit internen Kunden sowie externen Kunden aus dem In- und Ausland

Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten, Bearbeitung und Verteilung der eingehenden Post und E-Mails, Aktenführung und Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage, Erstellen von internen Formularen und Broschüren, Telefonische und elektronische Kommunikation mit internen sowie externen Kontakten, Unterstützung der Vorbereitung von Meetings, Arbeitssitzungen und Veranstaltungen

Selbständige Bearbeitung von Korrespondenzen, schriftlich als auch telefonisch sowie Erstellung von Präsentationen und Berichten, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokollführung bei Besprechungen und Nachverfolgung von Aufgaben, Verantwortung für Terminplanung und -überwachung, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Eventkoordination, Unterstützung bei Verwaltungstätigkeiten, Dokumenten-Management

Büromanagement und -organisation, Koordination des Besuchermanagements, einschließlich Empfang und Bewirtung, Planen und Buchen von Reisen für die Mitarbeitenden sowie Verwaltung der Reisekosten, Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Partnern in Deutsch und in Englisch, Arbeiten im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens mit Datev, Beschaffung von Büromaterialien und Betreuung von Büroausstattung, Organisation von Weiterbildungen und Schulungen, Vorbereitung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Projekten nach Bedarf

Allgemeine Assistenzaufgaben (Reiseplanung, Informationsmanagement, Büroorganisation), Eigenverantwortliche Koordination und Überwachung von Terminen der Geschäftsführung, Erstellung von Präsentationen, Recherchen und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Selbstständige Organisation und Betreuung von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen, Verantwortung und Mitarbeit bei kaufmännischen Projekten

Empfang & Gästebetreuung: Freundlicher Empfang, Koordination von Bewirtung und Raumbuchungen, Organisation der Besprechungsräume und des Empfangsbereichs, Büroorganisation: Verwaltung von Büro- und Küchenmaterialien, Koordination von Kurierdiensten, Unterstützung bei Druck-, Scan- und Archivierungsaufgaben, IT-Support: Einrichtung Fragen von Arbeitsplätzen, Unterstützung bei technischer, Pflege der IT-Hardware und AV-Technik, Zusammenarbeit mit dem IT-Team, Facility Management: Ansprechpartner für Gebäudeservices (Licht, Klima, Reinigung), Verwaltung von Zutrittskarten und Sicherheitsmaßnahmen, Reise- & Verwaltungsservice: Unterstützung bei Reisebuchungen, Spesenabrechnungen und Betreuung von Gästen aus anderen Standorten, Gesundheit & Sicherheit: Durchführung von Sicherheitschecks, Organisation von Erste-Hilfe- und Brandschutzmaßnahmen, Pflege gesetzlicher Aushänge, Meeting- und Desk-Management: Verwaltung von Raum- und Arbeitsplatzbuchungen, Organisation von Videokonferenzen, Unterstützung bei Projekten: Mitwirkung bei IT-Rollouts, Umzügen und standortbezogenen Initiativen

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Geschäft, Terminkoordination, Reiseplanung und Vor- sowie Nachbereitung von Meetings, Vorbereitung von Veranstaltungen, Organisation der betriebsmedizinischen Untersuchungen, Pflege und Weiterentwicklung von Excel-Tabellen, Berichten und Word-Dokumenten, Unterstützung bei dem effizienten Einsatz von aktuellen Medien- und IT-Technologien

Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Geschäftsführung, Bearbeitung des Posteingangs sowie interner und externer Anfragen, Koordination und Vorbereitung von Sitzungen mit Gremien, Netzwerken und politischen Akteuren, Erstellung von Protokollen, Tagesordnungen und Entscheidungsvorlagen, Bearbeitung abteilungsübergreifender Sachthemen der Allgemeinen Verwaltung, Unterstützung bei der Erstellung von Geschäftsberichten, Jahresabschlüssen und Vertragsangelegenheiten, Schnittstellenfunktion zur Abteilungs- und Bereichsleitung

Allgemeine Sekretariatsaufgaben (wie z.B. Schreibarbeiten, Postbearbeitung, Büro- und Telefonpräsenz, Terminkoordination, Pflege und Archivierung der Dokumentenablage, Erstellen und Pflege von Übersichten, Organisation von Dienstreisen), Vorbereitung von Arbeitsverträgen für studentisches und wissenschaftliches Personal, Bestandsmanagement von Büromaterialien, Materialbestellung, Lieferungskontrolle, Administrative Unterstützung bei der finanzwirtschaftlichen Verwaltung des Lehrstuhls (z.B. Reisekostenabrechnung, Finanzkontrolle, Personalangelegenheiten), Organisation von Seminaren, Tagungen und Sonderveranstaltungen (Planungen von Räumlichkeiten und der Verpflegung), Betreuung von (internationalen) Gastwissenschaftlerinnen/Gastwissenschaftlern, Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen, Mithilfe bei der Erstellung von Lehrmaterialien

Vertretung Bereich Haushaltsnahe Dienstleistungen (Fachberatungen und Vermittlungen), Dokumentation in unserer CRM-Datenbank, Koordination der Werkstudierende/Rechercheteam, Recherchetätigkeiten im Rechercheteam, Unterstützung Fachbereichsleiterin EAP

Leitung des Sekretariats und Koordination des Büros in Absprache mit der Leitung Geschäftsbereich Gebäude und Versorgung, Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge, Gestaltung und Überprüfung der Abläufe; ggf. Optimierung der Abläufe in der Administration, Terminplanung und -vorbereitung und zur Verfügungstellung von Unterlagen, Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses und Weiterleitung von Entscheidungen der Geschäftsbereichsleitung an die entsprechenden Stellen des Unternehmens, Vor- und Nachbereitung von Konferenzen und Besprechungen (Tagungsunterlagen, Raumreservierung, Bewirtung, Protokollführung/Dokumentation, Themenrecherche) für den Geschäftsbereich, Qualifizierte (termingerechte, korrekte) und vertrauliche Erledigung des Schriftverkehrs (Korrespondenz) selbständig bzw. nach Vorlage oder Diktat, Vorbereiten von Präsentationsunterlagen, Steuerung der Akten-, Daten- und Dokumentenverwaltung, Ansprechpartner/-in für interne und externe Kunden/-innen, Kooperationspartner/-innen und Mitarbeitende