Unterstützung insbesondere des CTO's und CPO's im operativen Tagesggeschäft, Planung und Koordination von Kalendern, Terminen und Abstimmungen, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Projekten (inkl. Protokollführung, To-do-Tracking und Follow-up), Eigenständige Pflege und Organisation der E-Mail Postfächer, Verwaltung von Bereitschaftsdiensten sowie Pflege und Aktualisierung von Excel-Tabellen, Übernahme von ad-hoc Anliegen und Unterstützung in organisatorischen Themen

Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben (Telefonannahme, E-Mails überwachen/weiterleiten/bearbeiten, Postbearbeitung, Terminvereinbarungen, Büroorganisation, Empfang und Betreuung von Besuchern), Erstberatung für Ausbildungsrichtungen und Entgegennahme der Bewerbungen, sowie Weiterleitung von Infomaterialien, Stammdatenpflege im internen Verwaltungssystem, Organisatorische Beratung und Betreuung der Lehrkräfte, Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit

Mitarbeit und Unterstützung bei der Finanzverwaltung, Rechnungsbuchhaltung und Kontoführung mittels SAP, Mitarbeit und Unterstützung bei der Personalverwaltung (Erstellung von Verträgen & Verwaltung der Personalunterlagen), Mitarbeit und Unterstützung bei der Reisekostenverwaltung (Beantragung & Abrechnung von Dienstreisen), Bestellwesen (Bestellung von Büromaterial etc.), Korrespondenz in Deutsch und Englisch, allgemeine Verwaltungsaufgaben und Büroarbeiten, Betreuung ausländischer Gäste sowie Organisation von Veranstaltungen

allgemeine Personalverwaltung / Administration (Schriftwechsel, E-Mail, Telefon), Anlage und Pflege der Personalakten in Papierform und digital, Digitalisierung des Personalaktenbestandes, Datenpflege in P&I Loga (Personaldaten, Fehlzeiten, Dienstpläne), Erstellen der Onboarding-Mappen und Überprüfung der Einstellungsdokumente, Pflege von Listen in MS Excel, Prüfen von Rechnungen, eigenständige Bearbeitung von Unfallanzeigen, Erste-Hilfe-Fortbildungen und Bestellung von Arbeitskleidung, Überwachung und Bearbeitung regelmäßig wiederkehrender Dokumentations- / Nachweispflichten (z. B. Führungszeugnisse, Infektionsnachweise etc.)

Professioneller Empfang und freundliche Bewirtung von Besuchern, Eigenständige Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen sowie Organisation von Geschäftsreisen, Monitoring des Wartungsplans für Anlagen und Einrichtungen, Abstimmung mit externen Dienstleistern und Fremdfirmen samt deren Steuerung, Auslösen und Nachverfolgen von Bestellungen für nichtlagerhaltige Waren sowie Unterstützung im Beschaffungsprozess, Prüfung von Rechnungen und verantwortungsvolle Führung der Kasse, Erstellung und Aufbereitung von Kennzahlen sowie Auswertungen zur Unterstützung der Werkleitung, Organisation und Koordination interner Schulungen bzw. Weiterbildungen, Erfassung und Prüfung von Anlagegütern im System, Zuverlässige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Aktive Mitgestaltung und Optimierung von Unternehmensprozessen

eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers, Unterstützung der Fachbereichsleitung bei der Terminkoordination, Erstellung, Zusammenfassung und Gestaltung von Berichten, Präsentationen usw., Posteingang und -ausgang, Betreuung des elektronischen Postfaches, Rechnungsbearbeitung und Budgetüberwachung, Pflege der Zeiterfassungssoftware für den Fachbereich, Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf, Unterstützung beim Onboarding von neuen Prüfer/innen, Pflege der relevanten Inhalte in Intranet und Internet, Mithilfe bei der Organisation von Inhouse-Schulungen

Kursmanagement für das Weiterbildungsprogramm, Unterstützung im Veranstaltungsmanagement, Organisatorische Betreuung von Dozierenden und Teilnehmenden, Betreuung der Funktionsmailadresse der Personalentwicklung, Administrative Bearbeitung von Rechnungen und Verträgen, Verwaltung von Anträgen auf externe Weiterbildung

Unterstützung bei administrativen und abrechnungsbezogenen Tätigkeiten, Erfassung und Pflege von Daten in unseren Systemen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Verhandlung der Konditionen mit Lieferanten, Abwicklung von Bestellungen, Qualitätsmanagement für unsere Räumlichkeiten, Verwaltung der Zugangskontrolle, Koordination und Beauftragung von Handwerksbetrieben und Möbellieferanten, Verantwortung als Sicherheitsbeauftragte:r, Anforderung und Prüfung von Angeboten, Operative Unterstützung im Rahmen von Umgestaltungsmaßnahmen sowie Organisation der Innenraumgestaltung, Ansprechpartner:in für Hausmeister und Hausverwaltung, Mitarbeit bei der Umsetzung von Veranstaltungen

Organisation, Koordination und Sicherstellung der Aufgaben im Amt, Bearbeitung des Postein- und Postausgangs (einschließlich elektronischer Post) zur Unterzeichnung vorgelegten Schriftverkehrs einschließlich der Führung entsprechender Nachweise, Terminplanung, -koordinierung, -vorbereitung, Terminüberwachung, Verwaltung des Schriftguts im Verantwortungsbereich entsprechend der gesetzlichen Regelungen und innerbetrieblichen Festlegungen, Sicherung der Arbeitsbereitschaft mittels bereitgestellter Hard- und Software, Erteilung von Auskünften und Informationen an andere Ämter, Abteilungen, Bürger und Organisationen, Telefonbetreuung, Weiterleitung an zuständige Sachbearbeiter/Vorgesetzte, Vervielfältigungsarbeiten (u. a. von Plänen, Unterlagen, Akten), Bedarfsermittlung, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und EDV, Organisation von Veranstaltungen, Dienstreisen etc., Anfertigung von Schriftstücken im Regelfall auf der Grundlage von Kurzanweisungen oder nach Diktat einschließlich redaktioneller Endbearbeitung, Protokollführung, Gewährleistungsmanagement (Erstellung von Mangelanzeigen, Terminverfolgung)