Unterstützung der Geschäftsleitung bei Einstellungsverfahren und Arbeitsverträgen, Koordination von Bewerbungsprozessen, Vorbereitung und Überarbeitung von Arbeitsvertragsunterlagen, Unterstützung der Geschäftsleitung im Personalmanagement, Umsetzung und Überwachung der Stellenplanung, Erstellung von Personalberichten und -analysen für die Geschäftsleitung, Controlling von Arbeitszeitkonten und Zeit-Erfassung, Überwachung und Verwaltung der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden, Sicherstellung der korrekten Zeit-Erfassung und -abrechnung

Führung der Geschäftsstelle mit Personalverantwortung, Budgetverantwortung: Planung, Überwachung der Einhaltung des Budgets und Kostensteuerung im Rahmen des Wirtschaftsplanes, Information, Beratung und Unterstützung der Mitgliedsorganisationen, vor allem zu fachlichen und finanziellen Fragestellungen, Fach- und sozialpolitische Interessensvertretung auf kommunaler und bezirklicher Ebene, Mitwirkung in vielfältigen Gremien und Netzwerken, Durchführung von Veranstaltungs- und Diskursformaten, Öffentlichkeitsarbeit

Leitung des Vorstandssekretariats und der Postlogistik, Zentrale Anlaufstelle für unseren Vorstand, interne Stellen, Aufsichtsgremien sowie externen Partner*innen und Vertreter*innen aus der Politik, Terminmanagement, Management von Gremiensitzungen und Anfragen, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs, Erstellung von Präsentationen oder Entscheidungsvorlagen, Führung des Teams

Kaufmännische Unterstützung der Projektteams bei der Rechnungsstellung, Budgetkontrolle und Terminverfolgung, Eingabe und Aktualisierung von Projektdaten in unser cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, insbesondere mit kaufmännischen Ansprechpartner*innen auf Kunden- und Partnerseite, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Erfassung und Auswertung kaufmännischer Daten, der Aufbereitung projektbezogener Informationen und der Erstellung des Jahresabschluss, Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung unseres kaufmännischen Projektmanagements

Organisation und Koordination des Geschäftsführungssekretariats inkl. Terminmanagement, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Eigenverantwortliche Korrespondenz (intern & extern), Erstellen von Präsentationsunterlagen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Geschäftsreisen, Vorbereitung und Unterstützung von Buchhaltungsprozessen, Verwaltung von Anlagegütern, Vertrags- und Compliance-Management, Unterstützung der Organisation von Veranstaltungen, Unterstützung und Abstimmung mit internen Schnittstellen-/Projektpartnern

Haushalts- und Projektverwaltung: Verwaltung von Haushalts- und Projektmitteln, Pflege von Projektbeleglisten, Erstellung von Jahresbudgetplanungen und Vorbereitung von Mittelentsperrungen, Abrechnungen und Mittelabrufen, Administrative Projektbegleitung: Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen, Pflege von Projektdaten im SAP-System sowie auf projektspezifischen Plattformen und Begleitung von Abstimmungen zur Anpassung von Fördermitteln oder Projektbudgets gemeinsam mit der Projektleitung, Begleitung in Personalfragen: Mitwirkung bei der Erstellung von Vertragsunterlagen, Pflege von Personalübersichten und Unterstützung von Mitarbeitenden und Vorgesetzten in alltäglichen Personalfragen, Organisation und Kommunikation: Koordination von Terminen, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Dienstreisen und Beschaffungen und Leistung von beratender Hilfestellung bei der Beantragung und Abrechnung von Reisekosten. Unterstützung bei Messeauftritten

Unterstützung der Bereichsleitung bei der strategischen Weiterentwicklung des Immobilienbereichs – mit Schwerpunkt Home in Berlin und Querschnittsaufgaben für die gesamte Stiftungsgruppe., Verantwortung für Reporting, Kennzahlenaufbereitung und Budgetüberwachung., Durchführung des ESG-Reportings in enger Abstimmung mit dem Controlling., Erstellung von Markt- und Benchmarkanalysen und Ableitung strategischer Empfehlungen., Unterstützung des strategischen Einkaufs (Dienstleister, Rahmenverträge)., Erarbeitung von Rentabilitätsanalysen und Entscheidungsvorlagen für den Vorstand., Vorbereitung von Terminen, Workshops und strategischen Meetings., Begleitung der Einführung und Umsetzung neuer Software-Tools., Koordination externer Gutachten, Studien und Bewertungsverfahren., Schnittstelle zwischen internen Bereichen (Vermietung, Kundenservice, IT, Rechnungswesen) und externen Stakeholdern.

Bewerbermanagement (Erstellung von Stellenanzeigen, Bewerberkorrespondenz, Organisation von Vorstellungsgesprächen etc.), Organisation und Teilnahme an Recruiting-Veranstaltungen, Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen & Vertragsänderungen, Mitarbeit an abteilungsübergreifenden Projekten und eigenständige Umsetzung kleinerer Projekte (z.B. Einführung neuer HR-Tools, Einführung neuer Ausbildungsberufe), Personalentwicklungsthemen (z.B. Learning Corner, Lunch & Learn), Unterstützung der Personalleitung/ HR Business Partner im Tagesgeschäft

Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen und strategischen Tagesgeschäft, Angebotserstellung und Auftragsabwicklung für den nationalen und internationalen Vertrieb unserer Recyclingmaschinen., Pflege und Ausbau von Kundenkontakten im In- und Ausland, inklusive Terminvorbereitung und Unterstützung bei Kundengesprächen., Koordination der Beschaffungsprozesse in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung und unseren europäischen Kooperationspartnern., Zentrale Ansprechperson für internationale Ersatzteilanfragen – von der Angebotserstellung bis zur finalen Auftragsabwicklung., Vorbereitung und Verwaltung von Mietverträgen für unsere mobilen Recyclingmaschinen.

Gesamtverantwortung für die Konzeption, Steuerung und Umsetzung des Projekts, Entwicklung von Programminhalten, Formaten und Maßnahmen für verschiedene Führungsebenen (z. B. Trainings, Coaching, Mentoring), Koordination und Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern, externen Partnern und Dienstleistern, Steuerung des Change-Managements und der internen Kommunikation zur Sicherstellung der Projektakzeptanz und nachhaltigen Verankerung, Übernahme des Monitoring & Reporting an die Geschäftsführung bzw. Steuerungsgremien über den Projektfortschritt und die Wirkung, Sicherstellung von Qualität, Zeitplan und Budget

Fachliche und organisatorische Leitung des Sachgebiets mit mehreren Mitarbeitenden inkl. Zielentwicklung und Koordination der Aufgabenverteilung, Personalplanung und -entwicklung: Fortschreibung des Stellenplans, Personalbedarfsanalysen und -bemessungen, Controlling, Personalkostenhochrechnung sowie Überwachung des Personalhaushalts, Begleitung und Durchführung von Personalauswahlverfahren, Stellenbewertungen und internen Umsetzungen, Beratung von Führungskräften und Mitarbeitenden in dienst-, tarif- und arbeitsrechtlichen Fragestellungen, Gestaltung und Weiterentwicklung personalstrategischer Konzepte und Prozesse, Rechtliche Prüfung komplexer Sachverhalte, Konfliktmoderation sowie Unterstützung bei schwierigen Einzelfällen, Betreuung von Themen wie Fortbildungsplanung, Arbeitszeitmodelle, Digitalisierung von Personalprozessen und Betriebliches Gesundheitsmanagement

Strategische Ausrichtung des Finanz- und Rechnungswesens, Führung des Teams mit 4 Mitarbeitenden und Förderung ihrer fachlichen Entwicklung, Sicherstellung des operativen Geschäfts im Hinblick auf Finanzbuchhaltung, Betriebs- und Heizkosten, Mitgliederbuchhaltung, Forderungsmanagement sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Gewährleistung der fristgerechten und korrekten Erstellung der Quartalsberichte, des Jahresabschlusses, des Lageberichts sowie des BAB, Erstellung der Wirtschafts- und Finanzplanung sowie der Erstellung von Investitionsplänen und Wirtschaftlichkeitsberechnungen für Neubauvorhaben, Enge Zusammenarbeit mit den anderen Fachabteilungen und Übernahme des Budgetcontrollings für Investitionen und Verwaltungskosten, Ansprechpartner für Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Banken, Identifikation von Risiken und Chancen im Finanzbereich sowie die Ableitung von Handlungsempfehlungen, Umsetzung der IT-Strategie und die Einführung unseres neuen ERP-Systems (WOWIPORT)

Etablierung eines strukturierten Change Managements, Identifizierung und Begleitung von Veränderungsvorhaben, Gestaltung von Beteiligungs- und Kommunikationsformaten, Koordination transformationsbezogener Aktivitäten im crossfunktionalen Team, Entwicklung partizipativer Formate zur nachhaltigen Wirkungsanalyse

Unterstützung im Bereich Personalgewinnung, Personalbetreuung und Organisation, Zuarbeiten bei der Datenerfassung, Datenbankpflege und Auswertungen, Dokumentenverwaltung und Ablage, Recherchetätigkeiten

Begleitung des gesamten Einstellungsprozesses, Erstellung von Stellenausschreibungen, Veröffentlichung der Stellenausschreibungen auf der Website, Erstellung von Stellenanzeigen in Jobbörsen und Zeitungen, Kontaktpflege zu Hochschulen, Sichtung von Bewerbungsunterlagen und Koordination der Vorstellungsgespräche, Betreuung neuer Mitarbeiter nach der Einstellung

Unterstützung der Chefärztin in organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen, Koordination und Terminplanung für die Chefärztin, inklusive interner und externer Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen, Vorbereitung, Protokollierung und Nachverfolgung von Besprechungen, Sitzungen und interdisziplinären Konferenzen, Schriftverkehr und Korrespondenz mit Patient*innen, Mitarbeitenden, externen Partnern und Kostenträgern unter Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit, Führung der Korrespondenz in fließender englischer Sprache mit nationalen und internationalen Partnern, Planung und Organisation klinikinterner Projekte und Qualitätsmanagementmaßnahmen, Mitwirkung im Qualitätsmanagement klinischer Studien innerhalb der Klinik, Abwicklung der Personaladministration für die Chefärztin, z. B. Urlaubsplanung, Dienstpläne und Reisemanagement, Erstellung von Berichten, Präsentationen und Statistiken, Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen im Bereich der ärztlichen Leitung, Unterstützung bei der Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Fachabteilungen und externen Partnern (z. B. Labor, Forschungseinrichtungen, Kostenträger), Organisation und Verwaltung von Fort- und Weiterbildungen sowie Veranstaltungen der Klinik, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Sekretariat der Chefärztin, Berichtslinie: Direkte Berichtslinie an die Chefärztin der Klinik für Hämatologie und Onkologie

Steuerung konzernweite Projekte – von unseren Kliniken über die Jugendhilfe bis hin zu den Servicegesellschaften., Projektschwerpunkte liegen in der Prozess- und IT-Organisation sowie der Steuerung komplexer Vorhaben., Koordinieren interne und externe Beteiligte, sichern Qualität und Zeitpläne, Mit Klarheit, Diplomatie und Fingerspitgefühl alle relevanten Akteure an einen Tisch bringen – stets mit Blick auf gemeinsame Ziele und Perspektivenvielfalt.

Strategische Co-Leitung des Projekts gemeinsam mit der Direktorin, Entwicklung und Nachverfolgung von Jahres- und Projektplänen, Finanz- und Budgetplanung inkl. Fördermittelmanagement, Verantwortung für das Schreiben von Förderanträgen, die Akquise von Co-Finanzierungen und Fundraising-Strategien, Aufbau und Pflege von Netzwerken mit Partner*innen, Förderinstitutionen und Communitys, Repräsentation des Projekts in der Öffentlichkeit, bei Panels und gegenüber Fördermittelgebern, Personalführung und Teamentwicklung in enger Abstimmung mit der Projektleitung, Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung der Diversity- & Inklusion-Strategien, Überwachung der Wirkungsmessung, Reporting und Qualitätssicherung, Stärkung der intersektionalen Community-Building-Strategie

Übernahme eigener Verantwortungsbereiche in unserem Unternehmen, je nach Qualifikation, Vertretung der Organisation als Besonderer Vertreter gemäß § 30 BGB für die zugewiesenen Bereiche, Strategische und operative Steuerung sowie fachliche und personelle Leitung und Weiterentwicklung, Enge Zusammenarbeit mit den weiteren Mitgliedern der Geschäftsführung, dem Aufsichtsrat, Bereichsleitungen, Betriebsrat sowie weiteren zentralen Verwaltungsbereichen, Repräsentation der Organisation in fachlichen Netzwerken, Gremien, gegenüber externen Partnern (z. B. Kostenträger, Fachbehörden, Politik) und der Öffentlichkeit, Qualitätsentwicklung und -sicherung in den zu verantwortenden Arbeitsbereichen, Budgetverantwortung und wirtschaftliche Steuerung, Werteorientiertes Handeln im Einklang mit unserem Leitbild und der Führungsleitlinien

Administrative Unterstützung des Head of Project Management Office, Bearbeitung Ein- & Ausgangspost des PMO, Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z.B. Schriftverkehr, Ablage), Erstellung von Präsentationen und Dokumenten (Deutsch & Englisch), Unterstützung der Projektleitung beim Budget-Management (Beantragung und Verfolgung der Kosten), Verwaltung von projektspezifischen Dokumenten, Unterstützung bei der Erstellung von Projektdokumentation, Aktive Mitarbeiter bei kleineren Projekten