6 Citizen Office Jobs Hamburg

Annahme von Telefonaten, Mails (Erstkontakt), Prüfung und digitale Erfassung von Rechnungen (DMS), Pflege von Dokumenten, Erstellung von Listen, Unterstützung des Teams bei allgemeinen Bürotätigkeiten

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen anlässlich von Workshops und internen Veranstaltungen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Verhandlung der Konditionen mit Lieferanten, Abwicklung von Bestellungen, u. a. für Büro- und Küchenbedarf, sowie Bestandskontrolle, Qualitätsmanagement für unsere Räumlichkeiten (Küchen, Besprechungsräume), Verwaltung der Zugangskontrolle, Koordination und Beauftragung von Handwerksbetrieben (z. B. für Reparaturen) und Möbellieferanten, Verantwortung als Sicherheitsbeauftragte:r (gemeinsam mit einer Kolleg:in in gegenseitiger Vertretung), Anforderung und Prüfung von Angeboten z. B. im Rahmen von Umbauten und Wartungen, Operative Unterstützung im Rahmen von Umgestaltungsmaßnahmen sowie Organisation der Innenraumgestaltung, Ansprechpartner:in für Hausmeister und Hausverwaltung, Mitarbeit bei der Umsetzung von Veranstaltungen

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Verhandlung der Konditionen mit Lieferanten, Abwicklung von Bestellungen, Qualitätsmanagement für unsere Räumlichkeiten, Verwaltung der Zugangskontrolle, Koordination und Beauftragung von Handwerksbetrieben und Möbellieferanten, Verantwortung als Sicherheitsbeauftragte:r, Anforderung und Prüfung von Angeboten, Operative Unterstützung im Rahmen von Umgestaltungsmaßnahmen sowie Organisation der Innenraumgestaltung, Ansprechpartner:in für Hausmeister und Hausverwaltung, Mitarbeit bei der Umsetzung von Veranstaltungen

Sicherstellung eines professionellen ersten Eindrucks am Empfang, Empfang und Bewirtung von Besucher:innen, Steuerung und Durchführung sowie Optimierung von administrativen Prozessen (z.B. Posteingang/ -ausgang, Büroorganisation, Materialbeschaffung, Getränkebestellung, Catering, etc.), Beauftragung und Koordinierung von externen Dienstleister:innen (z.B. Reinigungsfirmen, Handwerksfirmen, etc.), Verantwortung für die Infrastruktur der Büroflächen, Arbeitsplätze, Aufenthaltsräume und Küchen in enger Zusammenarbeit mit HR, IT, Facility Management und anderen Fachbereichen, Gewährleistung einer reibungslosen Organisation und Koordination der administrativen Abläufe, Identifikation und Umsetzung von Verbesserungspotentialen innerhalb der Büroorganisation

Support in processing purchasing and calculation, Maintenance of master data, price lists and supplier lists, Assistance in processing tender documents, Support with all commercial activities in purchasing, Partial takeover of the reception, Central contact person for customers, business partners and employees, Telephone and appointment management, Incoming mail and invoices as well as support of the electronic workflow, Support in office organization with all secretarial tasks involved

Sortieren, Ordnen und Abheften von Unterlagen nach vorgegebenen Ablagesystemen, Pflege digitaler Dateien und Ablage in Dokumentenmanagementsystemen, Umbenennen und Sortieren von Scans, PDFs und elektronischen Dokumenten, Datenerfassung (z. B. Ablagevermerke, Aktenzeichen, Telefonlisten), Unterstützung bei der Aktenarchivierung und -vernichtung gemäß Fristen, Botengänge in der Hamburger Innenstadt, Unterstützung des Projektteams bei PowerPoint-Präsentationen, wissenschaftlichen Recherchen und anderen Themen, Unterstützung bei Messen, Veranstaltungen und Meetings

Verantwortung für eingehende Kundenanfragen und -aufträge, Zuverlässige Betreuung und Ausbau bestehender Geschäftsbeziehungen, Annahme und Bearbeitung von Kundenanfragen und Reklamationen per Telefon und Mail, Vorbereitung und Erstellung von Kundenangeboten und -verträgen in Zusammenarbeit mit dem Außendienst, Schnittstelle zwischen Außendienst und internen Abteilungen, Mitwirkung an der Gestaltung des neuen CRM-Tools

Bearbeiten allgemeiner Angelegenheiten der Systemverwaltung einschließlich Büroorganisation, Beschaffung von Büromaterial, Abwicklung des allgemeinen Schriftverkehrs, E-Rechnungen bearbeiten

Lehrgangsverwaltung, Managen von Bewerbungseingängen, Überprüfung der Fehlzeiten der Auszubildenden, Terminorganisation bei kooperierenden Pflegeeinrichtungen, Bearbeitung von Rechnungen und Abrechnungen der Dozenten

Du übernimmst die telefonische Rundum-Beratung unserer Kund:innen, Du beantwortest alle Fragen zur Dateneingabe im Kund:innenportal und zur Erstellung ihrer Heiz- und Betriebskostenabrechnung, Du erklärst unseren Kund:innen ihre fertigen Abrechnungen und überzeugst mit Deiner Fachkenntnis, Zusammen im Team stellst Du die telefonische Erreichbarkeit und Abdeckung der Servicezeiten sicher (Mo.-Do. 8:00 – 16:30 und Fr. 8:00 – 16:00 Uhr), Du entwickelst Dich stetig weiter und baust Dir Fachwissen zur Unterstützung in anderen Fachbereichen auf

Allgemeine Datenerfassung für den Bereich der Paten- und Spenderbetreuung mit der hausinternen Software, Bearbeitung der Eingangspost aus unseren Programmländern, Bearbeitung von Brief- und Geschenksendungen unserer Paten an die Patenkinder, Erfassen von Neu-Paten und -Spendern, Verwalten von Patenkind-Dokumenten, Versenden von Informationsmaterial und Patenschaftsunterlagen

Bürotätigkeiten organisieren, planen und durchführen, Durchlaufen der Abteilungen Buchhaltung/Auftragsabrechnung, Personalwesen, Vertrieb, Controlling, Technik, Kundenservice, Materialwirtschaft, Erlernen aller kaufmännischen Grundlagen sowie spezielle Fach- und Prozesskenntnisse im Bereich der Energieversorgung, Einbindung in das Tagesgeschäft, Selbstständige Übernahme eigener Aufgaben, Unterstützung z.B. bei der Organisation von Veranstaltungen

Terminplanung und -koordination für Einrichtungen, Korrespondenz mit Krankenkassen, Behörden, Fachämtern, Administrative Vor- und Nachbereitung von Audits, Begehungen und Prüfungen, Überwachung der Einhaltung von Anforderungen und Fristen, Zusammenarbeit mit der Buchhaltung, Kassenabrechnung, Bearbeitung der Rechnungseingänge, Unterstützung beim Ausfallmanagement, Pflege der Datenbank (Vivendi), Planung und Buchung von Standardfortbildungen und Unterweisungen, Unterstützung bei der Dienstplanung, Bestellungen von Verbrauchs- und Sachgütern (z.B. Pflege- und Reinigungsmittel, Bürobedarf)

Betreuung von Besucher*innen am Empfang im Eingangsbereich des Tierheims, telefonische Erstberatung von Anrufer*innen, Bearbeitung von E-Mails, Abwicklung von Tierabgabe-, Fundtier- und Schutzverträgen, Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen, wie z.B. bei Sicherstellungen von Tieren, Koordination der Abholung von verletzten und herrenlosen Tieren durch unsere Tierrettungsfahrer*innen, Einpflegen von Daten in das Tierverwaltungsprogramm BRUNIE, Erstellung von Rechnungen

Freundlicher Empfang und Betreuung unserer Patient*innen, Terminvergabe und Koordination von Sprechstunden, Telefonische Beratung und Annahme von Anfragen, Verwaltung und Organisation der Patient*innenakten (elektronische Patient*innenakte), Allgemeine administrative Tätigkeiten im Empfangsbereich

Du übernimmst allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Du kümmerst dich um Sachbearbeitung im Personalwesen, Du unterstützt die Bereichsleitung bei administrativen Tätigkeiten, Du bearbeitest eigenverantwortlich Aufgaben aus deinem Bereich, Du pflegst und verwaltest Datenbanken sowie Akten