Erste Ansprechperson (m/w/d) für die Fachbereichsleitung sowie für die Mitarbeitenden des Bereichs, Erstellung der Dienstpläne für die Fahrten der Tagespflege (Freigabe durch die Fachbereichsleitung), Generierung der Dienstzeiten sowie laufende Pflege und Anpassung des aktuellen Dienstplans, Sicherstellung eines ordnungsgemäßen und reibungslosen Dienstbetriebs, Verantwortung für die Überprüfung der Einsatzmittel einschließlich ordnungsgemäßer Dokumentation, Koordination und Überwachung von Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen an Fahrzeugen und Arbeitsmitteln, Perspektivische Vertretung des Dienstgruppenleiters im Krankentransport

Beratung und Betreuung von Kunden telefonisch und per Mail in allen Fragen zur Abfallwirtschaft und Stadtreinigung sowie um das Thema Entsorgung, Enge Zusammenarbeit mit den jeweiligen Betriebsbereichen zur bestmöglichen Beantwortung von Kundenanfragen, Auftragsannahme und Erfassung von kostenfreien sowie kostenpflichtigen Abholungen von Sperrmüll, Elektroaltgeräten und Grünschnitt und deren Anlage im ERP und CRM System, Gewährleistung einer guten Erreichbarkeit und zeitnahen Bearbeitung von Kundenanfragen, Entgegennahme von Reklamationen, Ermittlung von Reklamationsursachen und Erstellung von Nachbesserungsaufträgen

Bearbeitung von Zuwendungsanträgen und Mittelabrufen im Rahmen der Projektförderung., Verwendungsnachweisprüfung und Bearbeitung laufender Förderungen., Widerruf und Rückforderung von Zuwendungen., Bearbeitung von Widersprüchen., Vertretung und Mitwirkung bei der Vermögensverwaltung.

Betreuung und Beratung der Zuwendungsempfangenden während des gesamten Förderverfahrens, Prüfung der Zuwendungsanträge und Mittelabrufe und Freigabe von Fördermittel, Prüfung der Zwischen- und Verwendungsnachweise und soweit erforderlich Zurückfordern von Fördermittel, gegebenenfalls Durchführung von Vor-Ort-Besuchen und Vor-Ort-Prüfungen bzw. Begleitung von letzteren, Mitwirkung bei der Datenpflege und Weiterentwicklung von Vordrucken, Beteiligung an der Pflege des Wissensmanagements und Unterstützung des Wissenstransfer im Referat.

telefonische und schriftliche Erst- und Verweisberatung zum Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) in deutscher und englischer Sprache, orientiert an den Fragen und Bedürfnissen der Ratsuchenden und im Zusammenwirken mit dem Beratungsreferat der Antidiskriminierungsstelle des Bundes (ADS), Einordnung des Beratungsanliegens und Anstoßen des weiteren Prozesses. Dazu zählt z. B. die direkte Beantwortung des Anliegens, die Abgabe an das Beratungsreferat der ADS und der Verweis im Sinne einer Lotsenfunktion an Beratungsstellen/Beauftragte, Gelegentliche Beratung im Rahmen einer psychosozialen Unterstützung und durch Empowerment, ggf. mit schwierigen Gesprächssituationen, Ausbau des Fachwissens unter Berücksichtigung aktueller politischer Entwicklungen und Schwerpunktthemen.

Eigenverantwortliche und selbstständige Dezernatsverwaltung, Assistenztätigkeiten für die Geschäftsführung, Umgang mit der Anwaltssoftware AnNoText (wir lernen Sie im Zweifel an) und Outlook, Eigenverantwortliche Korrespondenz mit Mandanten, Gerichten, Behörden usw.

Nach Einarbeitung Erstellung von Angeboten, Ausschreibung von Risiken bei Versicherern, Prüfung von Dokumenten, Dateneingabe und Datenpflege

Prüfung und Bearbeitung von Reklamationen und Claims aus Vertrags- und Projektgeschäften, Gesamtheitliches Schadensmanagement und Anspruchsprüfung, Identifikation und Bewertung potenzieller Risiken und vertragsrelevanter Aspekte, um diese proaktiv zu steuern sowie Risikoanalyse und Vertragsprüfung, Eigenständige Verhandlung mit Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern, um Claims zu klären und zufriedenstellende Lösungen zu erreichen, Sorgfältige Dokumentation aller relevanten Vorgänge und regelmäßige Berichterstattung an das Management, Entwicklung und Implementierung von Maßnahmen zur Optimierung der Schadenbearbeitungsprozesse zur Minimierung von Risiken und Prozessoptimierung, Enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen Supply Chain Management, Vertrieb, Finanzen usw.

Laufende Verbuchung der Spenden, Erstellung von Zuwendungsbestätigungen und Verwendungsnachweisen, Pflege der Spenderdatenbank und Spenderkommunikation, Bearbeitung von Versicherungsfällen, Führung der Bargeldkasse, Allgemeiner Materialeinkauf sowie Arbeiten des Empfangs in Vertretungssituationen

Administration der Zuwendungsverfahren zur Förderung der pädagogischen Begleitung im Freiwilligen Sozialen Jahr (FSJ) und im Freiwilligen Ökologischen Jahr (FÖJ)., Betreuung und Beratung der Antragstellenden und Zuwendungsempfänger während des gesamten Förderverfahrens., Bearbeitung von Zuwendungsanträgen und Mittelabrufen., Prüfung der Zwischen- und Verwendungsnachweise und Anforderung von Fördermitteln zur Rückforderung, soweit erforderlich., Durchführung oder Begleitung von Vor-Ort-Besuchen und Vor-Ort-Prüfungen., Bearbeitung von Widersprüchen., Beteiligung an der Beantwortung von Anfragen, der Anfertigung und Auswertung von Statistiken sowie am Wissensmanagement im Referat., Dienstreisen

Aktive Mitwirkung im Open Data Management der BASt., Analyse bestehender Rahmenbedingungen und Beitrag zur qualitätsgesicherten und nutzerfreundlichen Bereitstellung von Daten., Begleitung der Fachbereiche während des Veröffentlichungsprozesses., Erstellung von Hilfestellungen und Sicherstellung der Einhaltung definierter Qualitätsstandards., Pflege und Weiterentwicklung des Metadatenkatalogs der BASt., Mitwirkung bei der Anschlussnutzung externer Forschungsprojekte unter Beachtung technischer und rechtlicher Vorgaben., Übernahme von Aufgaben im Berichtswesen., Koordination eingehender Anfragen., Unterstützung bei der fristgerechten Erstellung und Übermittlung von Berichten an das Bundesministerium für Verkehr.

Eigenverantwortliche Bearbeitung der laufenden Finanzbuchhaltung für zugeordnete Bereiche und Einrichtungen., Prüfung, Kontierung und Verbuchung von Eingangsrechnungen im Buchhaltungssystem Diamant., Verbuchung und Abstimmung von Bankkonten sowie Bearbeitung laufender Zahlungsvorgänge., Verantwortung für die Verbuchung und Abstimmung der Kassen und Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Kassenbuchhaltung., Eigenverantwortliche Durchführung von Monatsabschlüssen inklusive Kontenabstimmungen und Plausibilitätsprüfungen., Vorbereitung der Unterlagen für die Jahresabschlüsse der zugeordneten Bereiche., Laufende Kontenklärung sowie Bearbeitung und Klärung buchhalterischer Differenzen und Rückfragen., Ansprechperson für buchhalterische Fragestellungen der operativen Bereiche im Rahmen der laufenden Finanzbuchhaltung.

Unterstützung des Niederlassungsleiters und des Akquiseteams in administrativen und organisatorischen Belangen, Terminkoordination und -verwaltung, Vor- und Nachbereitung von Geschäftsterminen, Erstellung und Überprüfung von Angeboten, Verträgen und Präsentationen, Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Dokumenten

Anlegen und Pflege von Klientenakten, Erfassung und Pflege von Klientendaten im Klientenverwaltungssystem, Unterstützung beim unterjährigen Controlling sowie bei der Wirtschaftsplanung, Erstellung von Statistiken und Auswertungen, Schnittstellenfunktion zu den zentralen Verwaltungsbereichen Finanzbuchhaltung, Personalabrechnung und Zentrale Dienste, Kontierung und Buchung von Kreditoren- und Debitorenrechnungen, Bearbeitung der Offenen-Posten-Listen, Allgemeine Organisations-, Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Unterstützung der Einrichtungsleitung bei administrativen und operativen Themen

Unterstützung der Empfangsmitarbeitenden, Mitarbeit im Chefarztsekretariat, in der Patientenaufnahme und der Fahrdienstkoordination, Vertretung der Assistenz der Klinikleitung