Gemeinsam mit Ihrem Team sind Sie zentraler Ansprechpartner rund um das Thema Dienstkleidung für über 1.300 Mitarbeitende und stellen einen reibungslosen, serviceorientierten Betrieb im Servicecenter sicher., Sie koordinieren und bearbeiten alle Aufträge und Anfragen fristgerecht – von Bestellung, Kommissionierung und Ersteinkleidung bis hin zu Retouren und Reklamationen., Sie unterstützen Mitarbeitende bei der Auswahl passender Größen und Schnitte und achten dabei auf einen professionellen, respektvollen Umgang im Kundenkontakt, sodass sich alle Kolleg:innen jederzeit sicher und wertschätzend behandelt fühlen., Sie steuern unseren externen Dienstleister, prüfen Rechnungen und stellen die Einhaltung aller Prozesse sicher., Sie erkennen Optimierungspotenziale, wirken bei deren Umsetzung mit und übernehmen Aufgaben in Projekten und Sonderthemen des Servicecenters.

fristgebundene Angelegenheiten von Ortsbeiräten, Ausländerbeirat, Seniorenbeirat sowie Jugendbeirat, Hauptschriftführung im Jugendbeirat sowie Vertretung der Schriftführung in der Stadtverordnetenversammlung und dem Magistrat, Datenpflege im Sitzungsdienstprogrammes SD.net, kfm. Betreuung der Telefonanlage, der Telefonanschlüsse sowie Mobilfunkverträge und -geräte der Stadt Karben, Terminverwaltung E-Auto und E-Bike inkl. Führerscheinkontrolle, Schriftgutorganisation / Aktenarchiv, Führen der zentralen Vertragsdatei, Rechnungsbearbeitung im Aufgabengebiet

Unterstützung bei der dienstlichen Korrespondenz des Sachgebiets; Bearbeitung von Texten und Briefen, Beschaffung von Inventar und Verbrauchsmaterialien mit Hilfe der Software AI-Market, Pflege von Personendaten der Mandatsträger:innen im eWuf und in der büroeigenen Anwendung Intebs, Wahrnehmung der Aufgaben im Bereich Erste Hilfe, einschließlich Ausstattungskontrolle und Organisation von Erste-Hilfe-Schulungen, Mitarbeit im Sicherheits- und Ordnungsdienst während der Plenarsitzungen der Stadtverordnetenversammlung, Vertretung in der Sachaktei des Büros der Stadtverordnetenversammlung, Durchführung von Sonderaufgaben nach Weisung der Sachgebietsleitung

Beratung hilfesuchender Migrantinnen und Migranten und Asylbewerbende über ihre Ansprüche nach dem AsylbLG und den angrenzenden Rechtsgebieten., Prüfung der Gewährung bzw. Versagung von Ansprüchen auf Leistungen zur Sicherung des Lebensunterhaltes., Zuständigkeit für die Zahlbarmachung und Pflege des statistischen Datenbestandes., Realisierung von Kostenersatz- und Erstattungsansprüchen gegenüber Dritten., Schnittstellenfunktion für Wohnraumversorgung und Arbeitsmarktvermittlung in der Leistungssachbearbeitung., Anfertigung von Stellungnahmen in Widerspruchs- und Klagesachen., Konstruktive Zusammenarbeit mit anderen Behörden und Organisationen.

Planung und Organisation von Lehrveranstaltungen im Fach Allgemeinmedizin, insbesondere im Schwerpunktprogramm „Hessen I Land I Medizin („HeLaMed“)., Eigenständige Koordination von Kursen in Lehrpraxen mit Studierenden, deren Einsatzplanung und Abstimmung der Verfügbarkeit von Dozierenden und deren Ressourcen., Sicherstellung der regelmäßigen und erfolgreichen Teilnahme der Studierenden sowie Upload der Nachweise in ein Softwaresystem., Zusammenstellung, Auswahl und Durchsicht von Unterrichtsmaterialien je Veranstaltungsformat., Eigenständige Pflege und kontinuierliche Aktualisierung der Lehrmaterialien auf einer eLearning-Plattform., Information der Studierenden zu Förder-, Stipendien- und Weiterbildungsmöglichkeiten in der Allgemeinmedizin., Auswahl der Lehrbeauftragten pro Semester sowie Koordinierung der fortlaufenden Akkreditierungen von Lehrärzten, Lehrärztinnen und Lehrpraxen mit Sicherstellung der Akkreditierungskriterien und Aktualität der Praxisbewertungen., Regelmäßige Kommunikation mit Lehrbeauftragten und Lehrärzten zur Sicherstellung hoher Lehr- und Betreuungsqualität, fokussiert auf das Schwerpunktprogramm Hessen I Land I Medizin., Prüfung von Abrechnungen zu Lehrveranstaltungen, Honoraren und zugehörigen Abrechnungsunterlagen., Kontrolle und Zuordnung der Kostenstellen, Sicherstellung der ordnungsgemäßen Budgetverwendung., Kooperation mit Finanz- und Rechnungswesen zur fristgerechten und korrekten Abwicklung der Zahlungen.

Unterstützung der Kodierfachkräfte, Unterlagenprüfung auf Vollständigkeit, Zusammenarbeit mit Ärzten und dem Pflegepersonal, Kontinuierliche Qualitätskontrolle und Sicherstellung der Dokumentationsgenauigkeit

Sie unterstützen die Teamleitung und das Team fachlich, Sie recherchieren zu fachlich komplexen Themen, bereiten diese auf und führen eine Klärung für das Team herbei, Sie schulen das Team und unsere Mitglieder (Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten) zu Themen rund um die Abrechnung, Sie beraten unsere Mitglieder bei Abrechnungsfragen, Sie nehmen an Arbeitsgruppen teil und arbeiten an abrechnungsbezogenen Projekten mit, Sie arbeiten aktiv an der Qualitätssicherung der Geschäftsprozesse der Abteilung Abrechnung mit und entwickeln diese weiter, Sie bearbeiten und prüfen die eingegangen Quartalsabrechnungen der Mitglieder

Organisation, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Planung und Durchführung von Lehrgängen, Bereitstellung von Unterlagen und Material, Erstellung von Evaluationen, Verwaltung der Teilnehmer/-innen mit der Software ORBIS, Erstellung von Rechnungen, Zertifikaten, Bescheinigungen und Serienbriefen, Erstauskunft und Kommunikation mit Teilnehmer/-innen und Trainer/-innen in organisatorischen Belangen

Erstellung, Prüfung und Pflege von Verträgen für Teilnehmer., Kontaktpflege mit externen Partnern wie Agentur für Arbeit, Jobcentern und anderen Kostenträgern., Überwachung von Fristen und Vorschriften sowie Sicherstellung der fristgerechten Vertragsabwicklung., Ansprechpartner für Teilnehmer bei Vertragsfragen und Zusammenarbeit mit operativen Bereichen., Führung einer ordnungsgemäßen und aktuellen Vertragsdokumentation., Unterstützung bei der Optimierung interner Prozesse im Vertragswesen., Auditkonforme Erstellung von Teilnehmerakten und Unterstützung des Anmeldeprozesses., Lösungsorientierte Bearbeitung von vertraglichen Unstimmigkeiten.