Zentraler Pfortendienst inklusive Telefondienst, Empfang von Gästen, Postversand, Mitarbeit bei Projekten und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Hausverwaltung, Bestellwesen, Ggf. Botendienste

Eigenständige Planung und Durchführung von Präsenz- und Online-Veranstaltungen (z. B. Lehrveranstaltungen, Treffen der Lehrpraxen, Symposien, Bereichsmeetings), Umfassende Unterstützung im Personalmanagement: Recruiting, Onboarding, Betreuung studentischer Hilfskräfte sowie Reisemanagement, Verantwortung für Kommunikation und Außenauftritt des Bereichs Allgemeinmedizin (Website, Newsletter, Presse- und Informationsmaterialien), Budget- und Administrationsverantwortung inkl. Controlling, Rechnungsprüfung sowie Beschaffung von Lehr- und Arbeitsmaterialien über SAP, Koordination und Betreuung der am Lehrbetreb Beteiligten inklusive Materialbereitstellung und Veranstaltungsorganisation

Unterstützung des Programmteams und des in Berlin ansässigen Director als organisatorische Schnittstelle, Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Koordination von Terminen, Unterstützung des Projektes „Resilienz und Sicherheit in Europa herstellen“, Unterstützung bei der Veröffentlichung von Publikationen, Aufbereitung von Präsentationen, Organisation von Veranstaltungen und die Planung von Reisen, Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen in den Stabsabteilungen, Unterstützung bei der Einführung neuer Tools im Team, wie z.B. dem Rollout von KI-Anwendungen

Unterstützung bei internationalen Trainingsprojekten und Kommunikation mit Trainingsteilnehmenden, Projektpartnern, und Zuwendungsgebern, Abwicklung von Fördermitteln inklusive Mitarbeit bei der Erstellung von Mittelanforderungen und Verwendungsnachweisen gemäß den Förderrichtlinien sowie Unterstützung bei der Vorbereitung von finanziellen Audits, regelmäßige Aktualisierung von Daten, u. a. zur Abrechnung von Fördermitteln und zum Projektmanagement, Organisation von Veranstaltungen (sowohl digital als auch vor Ort in Berlin) sowie Koordination von internationalen Besuchergruppen, Terminplanung und -organisation, Vor- und Nachbereitung von internen Sitzungen, Unterstützung bei Reiseangelegenheiten und -abwicklung, Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung

Ansprechpartner Nr. 1 für alle Schulen und Tagungsanfragen, Gästebetreuung- und Beratung, Annahme von Reservierungen und Schriftwechsel jeglicher Art, Planung von Klassenfahrten inkl. Ausflügen, Korrespondenz mit den Programmpartnern in Abstimmung mit der Betriebsleitung, Kassenverantwortung, Betreuung von Familienprogrammen, Wochenend-, Sonn- und Feiertagsarbeit im Wechsel mit den Kollegen

Allgemeine organisatorische und administrative Sekretariatsaufgaben., Mitarbeit beim Projektmanagement für Angebote zur Förderung der Medienbildung., Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung öffentlicher Veranstaltungen, insbesondere zum Thema Medienkompetenz., Finanzielle Abwicklung von Projektangeboten/Veranstaltungen mit dem hauseigenen Buchungssystem sowie die kontinuierliche Listenführung zur Mittelplanung und -verwendung., Bereithaltung und Versendung von Informationsmaterialien und Mailings, insbesondere zu medienpädagogischen Angeboten/Veranstaltungen.

Pflege des Warenwirtschaftssystems (u.a. Bestellungen und Änderungen bearbeiten), Kundenbetreuung und Beschwerdemanagement, Weitere Aufgaben im Vertrieb in Zusammenarbeit mit der Küchenleitung und der Geschäftsführung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Elternabende, Tage der offenen Türe), Verwaltungstätigkeiten, z.B. Dienstpläne erstellen, Organisation Leasing Arbeitskleidung

Angebots- und Vertragserstellung, Erstellung der internen Functions, Optimierung, Terminierung und Belegung, Kundenberatung und Verkauf, Hausführungen, Kundenakquise, Gästebetreuung/Seminarbetreuung, Ablaufkontrolle der Veranstaltung, Vorbereitung und Erstellung der Rechnungen, Meetings, Sekretariatsarbeiten und Aktenlage