Unterstützung in den Bereichen Finanzbuchhaltung (Rechnungsprüfung und -freigabe), Unterstützung in den Bereichen Einkauf, Vertrieb und Allgemeine Verwaltung, Erstellung und Pflege von Übersichten/Statistiken, Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Klassische Assistenzaufgaben, gepaart mit spannenden Sonderprojekten, Reiseplanung bis zur Organisation kleinerer Events, Mitdenken und gestalten, Organisationstalent

Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Geschäftsführung, Bearbeitung des Posteingangs sowie interner und externer Anfragen, Koordination und Vorbereitung von Sitzungen mit Gremien, Netzwerken und politischen Akteuren, Erstellung von Protokollen, Tagesordnungen und Entscheidungsvorlagen, Bearbeitung abteilungsübergreifender Sachthemen der Allgemeinen Verwaltung, Unterstützung bei der Erstellung von Geschäftsberichten, Jahresabschlüssen und Vertragsangelegenheiten, Schnittstellenfunktion zur Abteilungs- und Bereichsleitung

Unterstützung unserer Volljuristin mit Schwerpunkt Arbeitsrecht in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Erstellung, Pflege und Ablage von Verträgen sowie arbeitsrechtlicher Korrespondenz, Fristen- und Terminüberwachung sowie Koordination von Besprechungen und Gerichtsterminen, Vorbereitung und Nachbereitung von Schriftsätzen, Präsentationen und Schulungsunterlagen, Kommunikation mit internen Abteilungen, externen Kanzleien und Gerichten, Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben

Koordination von Terminen und Sitzungen, Umfassende Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen, Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Vorbereitung der Einstellungsunterlagen, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs, Korrespondenz für die Einrichtungsleitung (telefonisch, per E-Mail oder postalisch), Herzlicher Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Sicherstellung nahtloser Abläufe innerhalb des Seniorenzentrums

Working independently on general assistance and secretarial tasks, Supporting departments in internal meetings, projects and general enquiries, Organisation, coordination, as well as preparation and follow-up of appointments and customer events, Handling agreements and business correspondence in various languages, Data entry and data maintenance as well as regular update in internal systems

Planung und Struktur in den täglichen Betriebsablauf bringen, Termine koordinieren, Meetings vorbereiten, betriebliche Herausforderungen strukturieren, E-Mails bearbeiten, Telefonate führen, Terminmanagement via MS Outlook, Bürotätigkeiten bedienen (Büromaterialbestellung, Dokumentenablage), an vielfältigen Themen des Betriebes mitwirken, übergreifend mit anderen Bereichen zusammenarbeiten, in Präsenz im Büro arbeiten, in unterschiedlichsten Aufgabenkonstellationen mitwirken, sich in neue Themen einarbeiten

Organisation von Projektmeetings und -reviews inkl. Agenda, Eigenverantwortliche Steuerung operativer Themen z.B. Terminen, Risiko- und Dokumentenmanagement, Dienstreisen, Reisekostenabrechnung, Erstellung von Präsentationen, Berichten und Statistiken, Dokumentation, Auswertung und Aussteuerung relevanter Bereiche im CRM-Tool, Eigenständige organisatorische und administrative Unterstützung in Kundenprojekten, Unterstützung bei Controlling von z.B. Budgets, Kundenprojekten, internen Projekten, Planung Soll gegen Buchung Ist, Mitarbeit bei Einführung, Weiterentwicklung von Workflows, Tools, Digitalisierung, Organisation von Kundenveranstaltungen, Übernahme eigener, interner Projekte, Eigenverantwortliche Übernahme von Reiseorganisationen bzw. der Reisekostenabrechnung, Professionelle Kommunikation mit internen Kunden sowie externen Kunden aus dem In- und Ausland

Übernahme allgemeiner Organisations- und Assistenzaufgaben, einschließlich Terminplanung, Korrespondenz und Büroorganisation, Übernahme von klinikinternen Projekten im Gesundheitswesen, Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen Tätigkeiten, Vorbereitung, Abstimmung und Erstellung von internen und externen Geschäftsunterlagen, Koordination und Kommunikation mit internen Fachabteilungen sowie externen Partnern und Dienstleistern, Zentrale Schnittstelle innerhalb des Unternehmens

Korrespondenz und Terminkoordination für die Geschäftsführung, Planung, Organisation und Nachbereitung von in- und externen Besprechungen und Veranstaltungen, Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Statistiken, Planung von Dienstreisen, Rechnungsprüfung

Koordinierung von Terminen, bspw. Teamsitzungen, Schriftarbeiten, bspw. das Schreiben von Protokollen oder Unterweisungen, Kommunikation via E-Mail, Post, Telefon oder Intranet (Microsoft Teams) mit unseren Klient*innen, Mitarbeiter*innen sowie Dritten, Dokumenten- und Informationsmanagement, bspw. das pflegen interner Akten, Mitwirkung bei Social Media, bspw. Schreiben von Newsletter-Artikeln oder kreative Arbeit beim Posten von Beiträgen, Unterstützung / Begleitung bei der Personal- und Einsatzplanung, bspw. das Schreiben von Touren- oder Dienstplänen, Allgemeine Unterstützung der Geschäftsführung und des Unternehmens

Unterstützung des gesamten Teams bei allgemeinen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Organisation von internen und externen Terminen und Besprechungen, Dokumentenpflege, Ablage und Nachverfolgung

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Geschäft, Terminkoordination, Reiseplanung und Vor- sowie Nachbereitung von Meetings, Vorbereitung von Veranstaltungen, Organisation der betriebsmedizinischen Untersuchungen, Pflege und Weiterentwicklung von Excel-Tabellen, Berichten und Word-Dokumenten, Unterstützung bei dem effizienten Einsatz von aktuellen Medien- und IT-Technologien

Unterstützung des Leitungsteams, Bearbeitung des anfallenden Tagesgeschäfts, Bearbeitung der täglichen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Ansprechperson für Lehrkräfte, Eltern und externe Dienstleister, Organisation sowohl von schulischen Veranstaltungen als auch unterstützend bei Klassenfahrten, Pflege der Schulverwaltungsdaten, Rechnungsprüfung und Pflege des Budgets, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Schulmaterial, Unterstützung bei der Zeugnisvorbereitung und -erstellung

Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen und strategischen Tagesgeschäft, Angebotserstellung und Auftragsabwicklung für den nationalen und internationalen Vertrieb unserer Recyclingmaschinen., Pflege und Ausbau von Kundenkontakten im In- und Ausland, inklusive Terminvorbereitung und Unterstützung bei Kundengesprächen., Koordination der Beschaffungsprozesse in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung und unseren europäischen Kooperationspartnern., Zentrale Ansprechperson für internationale Ersatzteilanfragen – von der Angebotserstellung bis zur finalen Auftragsabwicklung., Vorbereitung und Verwaltung von Mietverträgen für unsere mobilen Recyclingmaschinen.

Sie begleiten strategische und operative Projekte mit einem klaren Blick für Struktur und Zielerreichung – dabei sorgen Sie für eine termingerechte Umsetzung und fördern eine transparente, abteilungsübergreifende Kommunikation, Sie erstellen Protokolle und Berichte für die Geschäftsleitung, bereiten Präsentationen vor und wirken beim Erstellen von Entscheidungsgrundlagen mit, Sie übernehmen die Korrespondenz, koordinieren Termine und Meetings, verwalten die Geschäftspost und stellen eine lückenlose Dokumentation sicher, Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung und anderen Abteilungen des Unternehmens, um eine schnelle und zuverlässige Weitergabe von Informationen zu gewährleisten, Sie koordinieren und organisieren interne und externe Veranstaltungen, Meetings und Besprechungen und stellen einen reibungslosen Ablauf sicher, Sie bringen sich bei der Planung und Koordination von Vertriebsprojekten ein, pflegen Kundendaten, bereiten Angebote vor und unterstützen das Vertriebsteam administrativ, um einen strukturierten und effizienten Ablauf der Vertriebsprozesse zu gewährleisten, Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben rund um die firmeneigenen Fahrzeuge und arbeiten dabei eng mit der Holding zusammen

Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Backoffice, Eigenverantwortliche Abwicklung der täglichen Büroagenden, Organisation und Durchführung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Mitarbeiter:innen, Empfang und Betreuung von Kund:innen und Besucher:innen vor Ort, Selbstständige Abwicklung des Bestellwesens für Bürobedarf und sonstige betriebliche Erfordernisse sowie allgemeine Besorgungen, Unterstützung der Mitarbeitenden bei Geschäftsreisen und Nutzung firmeninternen Wohnungen, Bearbeitung eingehender Tickets im Tagesgeschäft, Unterstützung bei der Vorbereitung und Dokumentation für ISO-Zertifizierungen, Mitwirkung an der kontinuierlichen Optimierung interner Abläufe sowie Beschwerdemanagement und proaktive Minimierung von Beschwerden

Termin- und Zeitmanagement: Sie koordinieren die Kalender der Geschäftsleitung, vereinbaren Meetings und stellen sicher, dass alle Termine reibungslos ablaufen., Reiseplanung: Sie organisieren Geschäftsreisen von der Buchung bis zur Abrechnung., Korrespondenz: Sie verfassen E-Mails, Briefe und Präsentationen und übernehmen die interne sowie externe Kommunikation., Projekte & Organisation: Sie unterstützen die Geschäftsleitung bei Projekten, bereiten Besprechungen vor und erstellen Protokolle., Büromanagement: Sie sorgen für einen gut organisierten Arbeitsalltag und übernehmen administrative Aufgaben.

Leitung des Sekretariats und Koordination des Büros in Absprache mit der Leitung Geschäftsbereich Gebäude und Versorgung, Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge, Gestaltung und Überprüfung der Abläufe; ggf. Optimierung der Abläufe in der Administration, Terminplanung und -vorbereitung und zur Verfügungstellung von Unterlagen, Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses und Weiterleitung von Entscheidungen der Geschäftsbereichsleitung an die entsprechenden Stellen des Unternehmens, Vor- und Nachbereitung von Konferenzen und Besprechungen (Tagungsunterlagen, Raumreservierung, Bewirtung, Protokollführung/Dokumentation, Themenrecherche) für den Geschäftsbereich, Qualifizierte (termingerechte, korrekte) und vertrauliche Erledigung des Schriftverkehrs (Korrespondenz) selbständig bzw. nach Vorlage oder Diktat, Vorbereiten von Präsentationsunterlagen, Steuerung der Akten-, Daten- und Dokumentenverwaltung, Ansprechpartner/-in für interne und externe Kunden/-innen, Kooperationspartner/-innen und Mitarbeitende

Unterstützung der Teamleitung im Tagesgeschäft, Koordinierung von Terminen, Sicherstellung reibungsloser Kommunikation mit internen und externen Partnern, Aktive Mitwirkung bei der Organisation von Projekten und Vergabeverfahren, Mitwirkung bei Controlling- und Berichtsthemen, Übernahme administrativer, operativer und kaufmännischer Aufgaben, Protokollführung, Ablage, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Unterlagen und Präsentationen, Eigenständige Dokumentation, Beteiligung an der Weiterentwicklung interner Abläufe, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit