Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung und der Beschäftigten, Unterstützung der Korrespondenz der Abteilungsleitung und Kommunikation der Gesamtabteilung (u.a. MS Teams, E-Mail), Terminmanagement, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen, Bearbeitung von Rechnungen, Ausfüllen von Formularen und Dokumentation von Verwaltungsvorgängen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie Protokollführung, Organisatorische Begleitung von Veranstaltungen, z.B. Buchung von Hotels, Räumen und Catering, Verwaltung der Verträge für studentische Hilfskräfte und Praktikant*innen, Unterstützung bei Stellenbesetzungsverfahren sowie beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, Unterstützung bei der Organisation der Lehre, z.B. Kommunikation mit dem Prüfungsamt am Fachbereich der Goethe-Universität

Assistenz und Sekretariat des Lehrstuhlinhabers, Bearbeitung von juristischen Texten (Koordination von Audiodateien mit externer Agentur, Einarbeitung von handschriftlichen Kommentaren, Korrekturlesen und formatieren) sowie Erstellen von Texten nach Vorgabe, Schnittstelle zwischen Lehrstuhlinhaber und wissenschaftlichem Lehrstuhlpersonal, eigenständige Organisation und Abwicklung der Lehrstuhlverwaltung inkl. Controlling des Lehrstuhlbudgets, Abrechnung von Haushalts- und Projektmitteln, Reisekosten etc., Organisation von Tagungen, Reisen, Exkursionen und Gastaufenthalten, Vorbereitung von Vorlesungsskripten, Erstellen und Bearbeiten von PowerPoint-Präsentationen nach Vorgaben, deren Verwaltung und Digitalisierung, strukturierte Bearbeitung und Priorisierung eingehender E-Mails, Korrespondenz in Deutsch und Englisch

Organisiere die Ablage und Archivierung unserer Unternehmensdokumente - sowohl digital als auch analog und selbstverständlich immer mit einem Blick auf Vollständigkeit und Struktur, Verwalte den Postein- und -ausgang, scanne und verteile Dokumente fristgerecht und gewährleiste eine saubere Dokumentation unternehmensweiter Anliegen, Bestell Büromaterialien und gestalte unser Office mit – von der Ausstattung bis zur regelmäßigen Inventur, Unterstütze das People-Team bei organisatorischen und administrativen Aufgaben wie Offboardings, Team-Events oder der Pflege von Personalakten, Fungiere als zentrale Ansprechperson für alle Fragen rund um die Dienstfahrzeuge unserer Mitarbeitenden und verantworte das Fuhrparkmanagement – von Fahrzeugbestellungen über Rückgaben bis zur Schadensabwicklung mit Versicherungen & Werkstätten, Bearbeite und verwalte behördliche Anfragen und verantworte die Kommunikation mit Ämtern und Behörden, inkl. Terminabsprachen und fristgerechter Einreichung relevanter Unterlagen, Sorge vor Ort für eine angenehme Meeting-Atmosphäre, buche Räumlichkeiten und kümmere dich um Verpflegung und Technik, Pflege und erweitere unsere interne Wissensdatenbank damit alle Mitarbeitenden auf aktuelle, relevante Informationen zugreifen können, Bring aktive deine Ideen zur Weiterentwicklung unserer Prozesse und des Office-Alltags ein, Unterstütze teamübergreifend bei organisatorischen Themen und Projekten

Unterstützung der Geschäftsleitung in administrativen & buchhalterischen Themen, Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Zahlwesen & Kassenführung, Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, Pflege von DATEV-Daten & Offene-Posten-Listen, Organisation von Inventur, Urlaubsplanung & Bürobedarf, Vertretung in Bereichen wie Mahnwesen, Versand oder Fakturierung

Unterstützung des Teams im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, Bearbeitung von Kundenanfragen per Email oder Telefon, Betreuung und Empfang von Geschäftspartnern und Besuchen, Unterstützung in der Buchhaltung und im Backoffice, Koordination der Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten (Vertragsentwürfe, Schriftsätze etc.)

Organisation und Erledigung aller im Anwaltssekretariat typischerweise anfallenden Aufgaben, Vorausschauende Unterstützung unserer Rechtsanwälte und -anwältinnen bei der Mandatsarbeit und sonstigen Tätigkeiten (Konferenzen, Business Development, Wiedervorlagen und Fristen, Konfliktprüfungen etc.), Betreuung von Mandanten und Gästen am Telefon, Empfang und per E-Mail, Allgemeine Korrespondenz sowie Bearbeitung von Schriftsätzen und Präsentationen, Sorgfältige Aktenanlage, Aktenführung und digitale Ablage, Termin- und Reiseplanung im In- und Ausland, Mitgestaltung von internen und externen Veranstaltungen, Unterstützung bei der allgemeinen Bürorganisation (u.a. Abstimmung mit Dienstleistern, Bestellungen von Büromaterial und Vorräten u.v.m), Mitarbeit im administrativen Bereich (beispielsweise Marketing)

Kontrolle und Erfassung von Stundennachweisen sowie Spesen, Pflege von Urlaubs- und Krankmeldungen im Zeiterfassungssystem, Rechnungsprüfung und Bearbeitung externer Belege, Kassentätigkeiten inkl. Monatsabschluss und Bankeinzahlungen, Bearbeitung von Bestellungen, Wareneingängen und Angebotsvergleichen, Erstellung von Angeboten für den Vertrieb, Telefonzentrale und Kundenkommunikation, Erstellung von Reisekostenabrechnungen, Allgemeine Büroorganisation inkl. Post, Ablage und Kalenderpflege

Allgemeine Büroorganisation, Termin- und Dienstreisemanagement sowie das Nachhalten offener Geschäftsvorgänge, Koordination des Gleichstellungsteams und der Arbeitskreise sowie Unterstützung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Unterstützung bei der Erstellung und Prüfung von verschiedenen Dokumenten, Listen und Statistiken, Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen, Aktionen und Projekten sowie Unterstützung bei deren Durchführung, Pflege und Aktualisierung von Intranet-Inhalten des Gleichstellungsbüros, Informationszusammenstellung und Recherchen zu gleichstellungsrelevanten Themen, Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Monitoring des Abteilungsbudgets sowie der Bestellvorgänge und Rechnungsbearbeitung

Strategische und operative Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft, Koordination und Steuerung von internen sowie externen Kommunikations- und Informationsflüssen, Unterstützung bei Sonderprojekten und Ad-hoc-Themen, Selbstständige Organisation von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, inklusive Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen, Erstellung und Aufbereitung von Geschäftskorrespondenz, Unterlagen und Präsentationen, Effizientes Office- und Aufgabenmanagement sowie Übernahme administrativer Tätigkeiten

Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft, Koordination von Terminen, Reisen und Meetings, Verantwortung für die kontinuierliche Optimierung einer effizienten Organisationsstruktur, Aktive Mitwirkung an der Erreichung der Unternehmensziele durch Planung und Dokumentation fachlicher Themen, Perspektivische Zuständigkeit für komplexe fachliche Themenstellungen denkbar