13 Helpful Jobs Cologne

Unterstützung bei der Verwaltung von Akten, Mitwirkung bei Archivierung und Organisation, Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Entlastung des Teams

Literaturmanagement, Literaturrecherche und -bestellung, Datenbankpflege, Allgemeine Büro- / Bibliothekstätigkeiten

Hilfs- und Zuarbeiten der Haustechnik, Sicherstellung der Qualität und Quantität der gesamten haustechnischen Abläufe, Regelmäßige Pflege Gebäude- und Außenanlagen, Verantwortlichkeit für die ordnungsgemäße Müllentsorgung/Mülltrennung, Transportdienste, Unterstützung, Vorbereitung bei Veranstaltungen, Hilfe und Mitwirkung bei Ein- und Auszügen der Bewohner*innen, Sicherstellung der Lebensqualität der Bewohner*innen, Zusammenarbeit mit allen beteiligten Schnittstellen im Haus

Unterstützung bei der regelmäßig stattfindenden Massenaussendungen von Berichtsdokumenten, Datenerfassung von Fragebögen unter einer MS-Access-Oberfläche, Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten, Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten

Onlinebetreuung von Jugendgruppen und Jugendcoaches, Moderation und Organisation einer Online-Jugendliga, Unterstützung bei Streamingevents, Unterstützung bei Schulungen für pädagogische Fachkräfte und Jugendliche

Betreuung von 10 Kindern oder Jugendlichen im Ganztagsprogramm an Förderschulen, Unterstützung bei Hausaufgaben, Individuelle Förderung, Entwicklung von Kurs- und Freizeitangeboten

Begleitung eines Kindes im pädagogischen Alltag, Unterstützung der Teilhabe des Kindes, Aktive Förderung des Kindes bei Bildungs- und Entwicklungsangeboten, Einbringen von Stärken und Ideen ins Team, Mitwirkung beim Abbau von Barrieren, Finden kreativer Lösungen in herausfordernden Situationen, Begleitung von Kindern in ihren vielfältigen Lebenswelten

Gemeinsam im Team betreust du wochentags 10 Kinder oder Jugendliche im spannenden Ganztagsprogramm an Förderschulen., Deine Unterstützung ist gefragt, wenn es darum geht, gemeinsam mit den pädagogischen Fachkräften bei den Hausaufgaben zu helfen, individuelle Förderung zu bieten und Kurs- und Freizeitangebote zu entwickeln.

Unterstützung in Hausaufgabengruppen, Lernbegleitung in Kleingruppen, Betreuung der pädagogischen Übermittagsbetreuung, Freizeitpädagogische Angebote

Koordination von Terminen und Sitzungen, Umfassende Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen, Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Vorbereitung der Einstellungsunterlagen, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs, Korrespondenz für die Einrichtungsleitung (telefonisch, per E-Mail oder postalisch), Herzlicher Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Sicherstellung nahtloser Abläufe innerhalb des Seniorenzentrums

Allgemeine Assistenzaufgaben (Reiseplanung, Informationsmanagement, Büroorganisation), Eigenverantwortliche Koordination und Überwachung von Terminen der Geschäftsführung, Erstellung von Präsentationen, Recherchen und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Selbstständige Organisation und Betreuung von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen, Verantwortung und Mitarbeit bei kaufmännischen Projekten

Selbstständige Erledigung aller klassischen Sekretariatsaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation (Korrespondenz, Terminorganisation, Datenbankpflege, etc.), Managen der Telefonzentrale, Bearbeiten die Ein- und Ausgangspost sowie die Kurierdienstaufträge, Enge Zusammenarbeit mit den kaufmännischen und technischen Fachabteilungen, Übernahme von Sonderaufgaben

Unterstützung im Bibliotheksbetrieb – du hilfst bei Ausleihe- und Rückgabeprozessen sowie bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben, Mitarbeit in der Medienbeschaffung und -bereitstellung – inklusive Katalogisierung und Pflege des Bestands, Informationsberatung – du unterstützt Studierende und Dozierende bei Fragen zur Recherche und Nutzung der Bibliothek, Durchführung von Bibliothekseinführungen – nach entsprechender Einarbeitung führst du neue Nutzer:innen in die Bibliotheksnutzung ein, Unterstützung bei weiteren bibliothekarischen Aufgaben – du packst dort mit an, wo es gerade gebraucht wird, In Einzelfällen Übernahme von Abend- und Wochenenddiensten

Koordinierst unsere externen Dienstleister wie Reinigungsservices, Hausmeister und Handwerksfirmen., Bestellst Getränke, Lebensmittel und Büromaterialien und behältst den Überblick über Lieferungen und Lagerbestände., Organisierst den Paket- und Postversand sowie den Empfang am Front Desk., Unterstützt bei administrativen Themen wie Vertragsablage und Dokumentation., Hast Berührungspunkte mit Arbeitssicherheit und Brandschutz und übernimmst die Rolle der / des Sicherheitsbeauftragten., Löst die täglichen Herausforderungen im Office-Alltag pragmatisch und mit guter Laune.

Ansprechstelle für vielfältige interne und externe Kooperationspartner*innen, Beantwortung und Weiterleitung von Anfragen, Unterstützung bei fachbezogenen administrativen Prozessen des Teams, u.a. Bewerbungsmanagement, Rechnungseingang, Vorbereitung von Verwendungsnachweisen, Koordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen im Team, Assistenz der Fachbereichsleitung (v.a. Termin- und Gremienmanagement), Erstellen von Präsentationen und Dokumentationen, Veranstaltungsmanagement

Unterstützung des Teams bei administrativen Prozessen von der Einstellung bis zum Austritt, einschließlich Vertrags- und Zeugniserstellung, Pflege der Personalakte, Erfassung und Verwaltung von Daten, Allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten und Unterstützung im Onboardingprozess, Selbstständige Übernahme von Aufgaben im Tagesgeschäfts

Unterstützung des Projektteams bei der Planung, Koordination und Umsetzung von Projekten, Übernahme von Teilprojekten und eigenständige Bearbeitung spezifischer Aufgabenbereiche, Erstellung und Pflege von Projektplänen, Berichten und Präsentationen, Durchführung von Recherchen und Analysen zur Unterstützung des Projektmanagements, Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern in einem internationalen Umfeld, Unterstützung bei der Organisation und Dokumentation von Meetings und Workshops

Führung der Belegliste, Vorbereitung und Ausstellung verschiedener Dokumente, Erstellung von Seminar- und Barkassenabrechnungen, Unterstützung bei Spendenmonitoring

Erstellen von Protokollen, Terminplanung und -koordination, Nachverfolgen offener Aufgaben, Enge Austausch mit internen Teams, Ansprechperson für Angehörige, Bewohner*innen und Bewerber*innen, Begleitung des Bewerbungsprozesses, Vorbereitung relevanter Unterlagen und Berichte, Kommunikation mit Behörden (Gesundheitsamt, WTG-Behörde/Heimaufsicht, Medizinischer Dienst der Krankenkassen)

Unterstützung des HR Teams der Service Funktionen organisatorisch und administrativ, Kooperative Zusammenarbeit innerhalb der HR Community mit verschiedenen Schnittstellen, Übernahme weiterer Aufgaben im Tätigkeitsbereich, Möglichkeit, sich in verschiedenen HR-Projekten zu engagieren und praktische Erfahrungen zu sammeln