Koordination der Patiententermine in Abstimmung mit den medizinischen und therapeutischen Berufsgruppen des sozialpädiatrischen Zentrums, Assistenzaufgaben im Rahmen der Organisation der ärztlichen und psychologischen Sprechstunden, Telefonische Betreuung und Nachverfolgung bei telefonischen Anfragen von Patienten, einweisenden Ärzten, Krankenhäusern, Vertretung der Betreuung unseres Standortes in Schwabing inkl. der Patientenaufnahme im direkten Patientenkontakt, Bearbeitung von Krankenkassenanfragen, Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Administration, Ablage, Vertretung von Kolleginnen im Urlaubs- und Krankheitsfall

Sie sind der Erstkontakt bei der Annahme telefonischer Anfragen und vergeben Beratungstermine - telefonisch, persönlich, digital; Sie empfangen die Besucher:innen der Beratungsstelle, Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben, Sie verwalten unsere Fonds und Abrechnungen, Sie erstellen bei Bedarf Materialien für unsere Öffentlichkeitsarbeit, Sie übernehmen innerhalb unseres Kooperationssekretariats mit den Kolleg:innen des angrenzenden Dienstes für ältere Menschen den Telefondienst am Vormittag

Administrative Unterstützung des Head of Project Management Office, Bearbeitung Ein- & Ausgangspost des PMO, Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z.B. Schriftverkehr, Ablage), Erstellung von Präsentationen und Dokumenten (Deutsch & Englisch), Unterstützung der Projektleitung beim Budget-Management (Beantragung und Verfolgung der Kosten), Verwaltung von projektspezifischen Dokumenten, Unterstützung bei der Erstellung von Projektdokumentation, Aktive Mitarbeiter bei kleineren Projekten

Kommunikation mit Antragstellenden, Bevollmächtigten, Behörden und Gerichten, Büroorganisation in Form von Terminkoordination, Reiseplanung und -buchung, logistische Organisation, Bearbeitung der Post, Überwachung von Fristen und Terminen, (Digitale) Aktenführung, Aufbereitung und Zusammenstellung von fallbezogenen Informationen, Eigenverantwortliche Vorbereitung von Schreiben sowie Schriftsätzen, insbesondere in den Bereichen der Corona-Hilfen

Du überwachst die Termine und Fristen, Du arbeitest bei der Vertragsverwaltung und im Berichtswesen mit, Du unterstützt bei der Zusammenstellung von Projekt- und Antragsunterlagen, Du pflegst die Akten und führst die Projektdokumentationen und die allgemeine Aktenverwaltung, Du erstellst selbstständig Schreiben mit rechtlichem Erklärungswert,Tabellenkalkulationen und Präsentationen, Du übernimmst allgemeine Büroorganisationsaufgaben wie z. Bsp. Telefondienst,Terminvereinbarung, Vorbereitung von Besprechungen

aktive Unterstützung der Geschäftsleitung und der Verwaltungsleitung im operativen Tagesgeschäft, Übernahme verschiedenster administrativer Verwaltungsaufgaben, z.B. Protokollführung, Terminierung und Erstellung des Freizeitprogramms für die Patienten, Bearbeitung des Posteingangs, Verwaltung der Ein- und Austritte etc., Raum- und Terminplanungen, Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Kennzahlen, Bearbeitung von Lob und Kritik, Vergabe und Verwaltung der Pool-Fahrzeuge, Koordinierung der Betriebsarzttermine, Bearbeiten von Fortbildungs- und Dienstreiseanträgen

Sie begleiten strategische und operative Projekte mit einem klaren Blick für Struktur und Zielerreichung – dabei sorgen Sie für eine termingerechte Umsetzung und fördern eine transparente, abteilungsübergreifende Kommunikation, Sie erstellen Protokolle und Berichte für die Geschäftsleitung, bereiten Präsentationen vor und wirken beim Erstellen von Entscheidungsgrundlagen mit, Sie übernehmen die Korrespondenz, koordinieren Termine und Meetings, verwalten die Geschäftspost und stellen eine lückenlose Dokumentation sicher, Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung und anderen Abteilungen des Unternehmens, um eine schnelle und zuverlässige Weitergabe von Informationen zu gewährleisten, Sie koordinieren und organisieren interne und externe Veranstaltungen, Meetings und Besprechungen und stellen einen reibungslosen Ablauf sicher, Sie bringen sich bei der Planung und Koordination von Vertriebsprojekten ein, pflegen Kundendaten, bereiten Angebote vor und unterstützen das Vertriebsteam administrativ, um einen strukturierten und effizienten Ablauf der Vertriebsprozesse zu gewährleisten, Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben rund um die firmeneigenen Fahrzeuge und arbeiten dabei eng mit der Holding zusammen

Ansprechpartner:in für alle HR-relevanten Themen am Standort, Mitwirkung bei administrativen und operativen Personalprozessen, Aufgaben im Bereich Finanzen am Standort Pegau, Verantwortung für das Office Management, Einbindung in den gesamten Recruiting-Prozess sowie das Onboarding neuer Kolleg:innen

Du übernimmst die eigenverantwortliche Durchführung von allgemeinen Empfangsaufgaben wie z. B. die Verwaltung von Brief- und Postverkehr, die Bearbeitung von eingehenden E-Mails sowie das Entgegennehmen von Telefongesprächen., Du unterstützt mit Rechercheaufgaben für zukünftige Veranstaltungen., Bei dir liegen die telefonische und schriftliche Korrespondenz mit unseren Konferenzteilnehmer:innen., Du gestaltest die Herausgabe eines internen Newsletters in Zusammenarbeit mit den Werksstudent:innen der anderen Standorte., Du verwaltest Rechnungen, unter anderem auch Kreditabrechnungen., Du bist am Datenbankmanagement beteiligt., Du unterstützt die Kolleg:innen in den Bereichen Event-Production, Event-Management und dem Channel-Marketing.

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Korrespondenzführung und Dokumentenablage, Organisation interner und externer Beratungen, Termine und Dienstreisen, Recherche und Aufarbeitung von Daten zu Grundstückseigentümern, Gemeinden, bereits bestehenden Projekten, Mitbewerbern etc., Erstellung von Anschreiben, Excel-Übersichten und Protokollen, Kontaktpflege zu Grundstückseigentümern in enger Abstimmung mit unserem Team im Innen- und Außendienst, Kontrolle und Überwachung von Terminen und Fristen

Unterstützung des Verwaltungsteams in den Bereichen Personalverwaltung und Buchhaltung, Mitwirkung bei der Organisation und Koordination von Verwaltungsprozessen, Erfassung und Bearbeitung von Daten und Dokumenten, Mithilfe bei der Organisation von Veranstaltungen für HeimbewohnerInnen und MitarbeiterInnen

Erste Ansprechperson für Mitglieder (Telefon, Mail, vor Ort), Mitgliedsbeiträge buchen, Rechnungen bearbeiten, Zahlungsvorgänge steuern, Einblick in die komplette Mitgliederverwaltung, Fit in MS Office und internen Datenbanksystemen werden, Seminare und Veranstaltungen organisieren

Mitwirkung bei der Vorbereitung von Meetings, Konferenzen & Veranstaltungen, Protokollierung und Dokumentation von Projektprozessen und -ergebnissen, Umsetzung der finanz- und verwaltungsbezogenen Vorgaben für das Projekt (z. B. Teilnehmerlisten führen, Kofinanzierung sichern, Belege weiterleiten, Vergleichsangebote einholen), Enge Kommunikation und Kooperation mit Projektleitung und Sachbearbeitung Finanzen, Unterstützung bei der Durchführung von Recherchen sowie Erstellung von Präsentationen und Dokumenten, Übernahme von Reise- und Terminkoordination, Führen der administrativen Projektakten

Personalservice: Ansprechpartner:in für HR-Themen, Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Arbeitszeugnissen, Onboarding: Aktive Mitgestaltung des Onboardings neuer Kolleg:innen, Zeitwirtschaft: Zuständigkeit für Fragen zu Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Zeiterfassungssoftware „HRWorks“, Recruiting: Erstellung und Inserierung von Stellenausschreibungen, Unterstützung bei Bewerbungsverfahren, Payroll: Vorbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Pflege von Stamm- und Bewegungsdaten, Kommunikation: Aufbereitung und Kommunikation von HR-relevanten Inhalten an die Belegschaft

Einsatzorganisation und Routenoptimierung für die operativen Objektmitarbeiter, schriftliche und telefonische Terminorganisation mit Nachunternehmern, Bearbeitung von Kundenanfragen an die Objektleiter und Gewährleistung eines bereichsübergreifenden Informationsflusses, Ticketbearbeitung und Dokumentation im Sauter-CAFM System, Unterstützung bei der Angebotserstellung, Materialbestellung und Arbeitsvorbereitung, Nachverfolgung der Auftragserfüllung

der Organisation von Einstellungsprozessen neuer Mitarbeitenden, wie die Vorbereitung von Vertragsunterlagen und führen von Einstellungsgesprächen, der Betreuung unserer Mitarbeitenden und der Beratung unserer Führungskräfte und der Geschäftsführung zu allen Personalangelegenheiten, der Eingabe und Pflege der Mitarbeiterstammdaten in unserem Abrechnungsprogramm „fidelis“, der Übernahme von Aufgaben im Rahmen des Jahresabschlusses, der Erstellung von Personalkostenhochrechnungen für die Geschäftsführung und Kostenträger, der Organisation und Administration von personellen Themen, der Vorbereitung mitbestimmungspflichtiger Personalangelegenheiten für den Betriebsrat, der Weiterentwicklung von Personal- und Digitalisierungsprozessen der Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements, der Pflege des unterjährigen Personalkostencontrollings (z.B. der Ermittlung von Personalkennzahlen sowie der Erstellung und Auswertung von Statistiken und Reportings)

Vorbereitung und Protokollierung der Sitzungen des Betriebsrats, Vorbereitung und Protokollierung von Monatsgesprächen mit der Geschäftsführung des DIW Berlin und den Gesprächen mit dem Gesamtvorstand des DIW Berlin, Vorbereitung und Protokollierung von Betriebsversammlungen und sonstigen Sitzungen in deutscher und englischer Sprache, Erledigung aller Schreib- und Büroaufgaben inklusive der deutsch- und fremdsprachlichen Korrespondenz, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien, Pflege des Informations- und Ablagemanagements, Koordination und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Reisen, Mitwirkung bei der Pflege des Intranet-Auftritt des Betriebsrates in deutscher und englischer Sprache, Mitwirkung bei Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse im Betriebsratsbüro

Organisation des Sekretariats, Medizinische Korrespondenz, Abrechnung von wahlärztlichen, stationären und ambulanten Leistungen, Ablage, Datenpflege und Telefondienst, Zuarbeit und Unterstützung der Ärzte

Organisation des Sekretariats, Terminkoordination, Administrative Tätigkeiten, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Ansprechpartner für interne und externe Besucher*innen, Organisation von Events, Workshops sowie Sitzungen inklusive Cateringbestellung, Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume

Unterstützung bei projektrelevanten und planerischen Tätigkeiten sowie im Vertragsmanagement, Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft und Übernahme administrativer sowie organisatorischer Aufgaben, Koordination von Besprechungen und Terminen inklusive Vor- und Nachbereitung, z.B. von Eigentümerversammlungen, Beschaffung und Verwaltung von Büro-, Gebrauchs- und Verbrauchsmaterialien