Unterstützung der Personalbetreuung bei administrativen Aufgaben, Erfassung und Pflege von Personalstammdaten in Personalsystemen, Erstellung von Standard-Schriftstücken (z. B. Bescheinigungen, Schreiben, Zeugnisse), Ablage und Verwaltung von Personalakten (digital und in Papierform), Vor- und Nachbereitung von Vertragsunterlagen, Mitwirkung bei der Terminorganisation und -koordination, Unterstützung bei Auswertungen, Statistiken und Meldungen, Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben im Personalbereich, Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Personalprozessen, Unterstützung bei Projekten aus dem Personalbereich

Assistenz und Sekretariat des Lehrstuhlinhabers, Bearbeitung von juristischen Texten (Koordination von Audiodateien mit externer Agentur, Einarbeitung von handschriftlichen Kommentaren, Korrekturlesen und formatieren) sowie Erstellen von Texten nach Vorgabe, Schnittstelle zwischen Lehrstuhlinhaber und wissenschaftlichem Lehrstuhlpersonal, eigenständige Organisation und Abwicklung der Lehrstuhlverwaltung inkl. Controlling des Lehrstuhlbudgets, Abrechnung von Haushalts- und Projektmitteln, Reisekosten etc., Organisation von Tagungen, Reisen, Exkursionen und Gastaufenthalten, Vorbereitung von Vorlesungsskripten, Erstellen und Bearbeiten von PowerPoint-Präsentationen nach Vorgaben, deren Verwaltung und Digitalisierung, strukturierte Bearbeitung und Priorisierung eingehender E-Mails, Korrespondenz in Deutsch und Englisch

Praxisnahe Ausbildung im Bereich Personalwesen, Kennenlernen verschiedener Fachbereiche, Aneignung von Basiswissen rund um das Arbeiten in der Verwaltung, Umgang mit modernen Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen, Sichere und gezielte Anwendung verschiedener Bürokommunikationstechniken, Anwendung des Abrechnungs- und Zeiterfassungssystems, Umgang mit arbeits-, sozial-, mitbestimmungs- und tarifrechtlichen Vorschriften

Entgegennahme, interne Zuordnung und Verteilung der ein- und ausgehenden Korrespondenz (Briefpost, Gerichtspost, E-Post, E-Mails, Fax- und beA-Sendungen), Begrüßung unserer Gäste und Sicherstellung eines professionellen Umfelds, inklusive der Besprechungsräume für Meetings, Gewährleistung einer funktionierenden Arbeitsinfrastruktur, Büromittelorganisation und operative Unterstützung aller Abteilungen, Erstellung von Korrespondenz sowie Telefonbetreuung und Terminkoordination, Gerichtspost, Abholung und Zustellung von Akten und Wertsachen, Erfassung, Bereitstellung und Archivierung von Akten, Verwaltung sowie Ausgabe und Rücknahme von EDV-Ausstattung, Buchung von Seminaren, Organisation von Dienstreisen und Verwaltung der Kasse

Eigenständige Beschaffung von Arbeitsmitteln (Büromaterial, Möbel, Schulungen), Überblick über Verträge im digitalen Vertragsmanagementsystem, Bearbeitung elektronischer Rechnungen und Erstellung von Kostenübersichten, Aktive Gestaltung des Raummanagements in Zusammenarbeit mit dem Facility Management, Pflege und Aktualisierung von Raumplänen, Koordination von bereichsinternen Umzügen, Sicherstellung der Ausstattung der Mitarbeitenden mit Arbeitsmitteln und Büroausstattung, Steuerung und Überwachung organisatorischer Prozesse bei Personalveränderungen, Zentrale Ansprechperson im Office-Management für Mitarbeitende

Anlegen neuer Projekte, Erstellen von Angeboten, Erledigen von Abrechnungen, Verwalten von Dokumenten, Bearbeiten von Post, Weiterhelfen von Kunden

Schriftführung bei Geschäftsführersitzungen und Gesellschafterversammlungen sowie in sonstigen Gremien, Vorbereitung von Vorlagen für Geschäftsführersitzungen und Gesellschafterversammlungen sowie sonstige Gremien, Verwaltung des Posteingangs und des Schriftverkehrs, redaktionelle Tätigkeiten für verschiedene Vorgänge (unter Anwendung der MS-Office-Programme), Koordinierung von Terminen und Sitzungen (Einladungen, Organisation), Überprüfung der Einhaltung von Formalitäten der Gesellschaftsverträge und Geschäftsordnungen, Rechnungseingänge, Zahlungen und Buchungen sowie Kontoführung verwalten, Mitarbeit bei der Erstellung von Förderanträgen, Verwaltung der Fördermittel und Unterstützung bei Zweckverwendungsnachweisen

Planung und Organisation des Roomservice, Sicherstellung reibungsloser Serviceabläufe, Sicherstellung der Servicestandards sowie Einhaltung der Hygienevorschriften, Aktive Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft, Erfassung und Prüfung von Rechnungen und Lieferscheinen, Erstellung von Reports und Auswertungen für interne Auswertungs- und Kontrollzwecke, Verantwortung für die ordnungsgemäße Kassenführung und tägliche Abrechnung

Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung von Stellenausschreibungen des Pflegedienstes, Unterstützung beim Bewerbermanagement, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie z.B. Besprechungsplanung, Beschaffung von Informationen Rechercheaufgaben, Bestellung, Planung und Organisation von Veranstaltungen der Pflegedirektion

Vermittlung von Fertigkeiten und Kenntnissen in Datenverarbeitung für kaufmännische Anwendungen inkl. Statistik, Vermittlung von Fertigkeiten und Kenntnissen in bürowirtschaftlichen Abläufen sowie Bürokommunikationstechniken, Vermittlung von Fertigkeiten und Kenntnissen in Personalverwaltung mit Entgeltabrechnung, Vermittlung von Fertigkeiten und Kenntnissen in Auftrags- und Rechnungsbearbeitung, Unterstützung in der Verwaltung der gastronomischen Angebote (Mensen und Cafeterien), Mitarbeit im Wohnservice, Abwicklung der BAföG-Leistungen

allgemeine Bürotätigkeiten, Organisation des Praxisalltages, Zuarbeit in Lohn- und Finanzbuchhaltung, Upload von Belegen in DUO Datev Unternehmen Online, Annahme und Bearbeitung verschiedener Aufträge (Rechnungen, Posteingang, Druck-/Scan-/Kopieraufträge, Ablage uvm.), Informationsbeschaffung und Recherchen, Erstellen von Reports, Auswertungen in Excel und Überwachung von Fristen, Interne und externe Korrespondenz, Erstellen,Bearbeiten und Verwalten von Anträgen und anderen Dokumenten

Stammdatenpflege, Arbeitsverträge vorbereiten, Unterstützung bei der täglichen Buchung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Prüfung von Anträgen, Erstellung von Social-Media-Beiträgen, Hilfe bei der Planung von Fach- und Karrieremessen

Erstellung von Geschäftsbriefen, Aktenvermerken oder Statistiken, Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Entgegennahme von Telefonaten, Sichtung und Verteilung eingehender Post, Materialbeschaffung (Ausschreibung, Bestellungen, Wareneingangskontrolle), Planung des organisatorischen Ablaufs von Informationsveranstaltungen, Bildungsmessen, Tagen der offenen Tür, Reservierung/Buchung von Hotelzimmern, Unterstützung der hauseigenen Druckerei bei der Fertigstellung von Druckmaterialien

Übergreifende Koordination der Geschäftsführungsbüros an allen 3 Standorten inklusive Organisation der Korrespondenz und Termine der Geschäftsführung, sowie der inhaltlichen Vor- und Nachbereitung interner und externen Sitzungen, Projektorganisation und -verantwortung für strategische/ operative und organisatorische Projekte und Unterstützung der Geschäftsführung bei konzeptionellen Aufgaben, Unterstützung des Controllings bei internen/ externen Reportings und der Erstellung von Business Cases, Vorbereitung sowie Steuerung der internen Kommunikation der Unternehmensführung und erster Ansprechpartner für die Teamleitungen des Clusters

Koordination der arbeitsmedizinischen Untersuchungen und Zusammenarbeit mit dem betriebsärztlichen Dienst, Vereinbaren der Untersuchungstermine mit dem Partner der Arbeitsmedizin, Schreiben der Einladungen in Absprache mit den Organisationseinheiten, Beraten der zugeordneten Mitarbeiter bei der Beantragung einer PC-Arbeitsplatzsehhilfe, Sichern des Geschäftsablaufs im Büro des Gesundheitsmanagements/ Suchtprävention, Zusammenstellen der Unterlagen zur Bearbeitung für den SB Gesundheitsmanagement/ Suchtprävention, Erledigen der Schreibarbeiten für den SB Gesundheitsmanagement/ Suchtprävention, Aktenablage und Archivierung des Schriftgutes nach Aktenordnung, Überwachen der Termine des SB Gesundheitsmanagement/ Suchtprävention, Führen der Abwesenheitsnachweise, der Urlaubskartei, Erstellen von Statistiken und Vorbereiten von Analysen, Erstellen von Zuarbeiten zur Bearbeitung von Wiedervorlagen in Widerspruchs-, Einspruchs- und Gerichtsverfahren; statistische Erfassung der Vorgänge, Eingangsprüfung in BEM-Verfahren; Übersendung von Mitteilungen an Beschäftigte, Koordinieren u. Bearbeiten von Anfragen der Beschäftigten, Vorbereiten von Präventionsveranstaltungen im LFB, insbesondere bei der Betreuung und Führung von Gästen, Überwachen der Finanzmittel in den einzelnen Titeln und Abstimmen mit dem SB Gesundheitsmanagement/ Suchtprävention, Auszeichnen von Rechnungen, Buchen und Weiterleiten der Belege zur Unterschrift an den Sachbearbeiter BGM, Klären von Unstimmigkeiten und Problemen bei der Kontrolle der Abrechnungslisten der erfolgten Untersuchungen, Prüfen der Abrechnungen des AMD gegenüber den beauftragten Untersuchungen

Verantwortung für das gesamte Office Management des Finanzvorstands, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Reisen und Events auf Top-Management-Ebene, eigenständige Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, Ansprechpartner:in und Koordinationsstelle für das gesamte Leadership-Team, Steuerung und Priorisierung des Informations- und Aufgabenmanagements in einem dynamischen Umfeld, aktive Begleitung strategischer Projekte sowie Übernahme eigener Arbeitsstränge, versierter Einsatz generativer KI-Tools (z. B. ChatGPT, Microsoft Copilot, Notion AI) zur Effizienzsteigerung, Recherche, Analyse und Textgenerierung, Aufbau eines belastbaren Netzwerks innerhalb der Organisation und sensibler Umgang mit vertraulichen Informationen

Profi für bürowirtschaftliche Aufgaben, Kenntnisse in vielfältigen kaufmännischen Tätigkeitsbereichen wie Auftragsbearbeitung, Einkauf, Rechnungswesen, Marketing und Personalverwaltung, Verwalten von Rechnungen, Überwachen von Zahlungen, Bearbeiten von Reisekostenabrechnungen, Bearbeiten von Geschäftskorrespondenz, Einblick in personaladministrative Prozesse, Koordinieren von Terminen, Beantworten von Anfragen und Sorgen für Nachschub an Büromaterial

Sekretariatsaufgaben mit Fokus auf Schreibarbeiten für Arbeitsschutz und die Sicherheitsfachkraft, Termine vorbereiten und koordinieren, sowie Verwaltung und Korrespondenz von E-Mails und Post, Teilnahme an Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses und Protokollführung, Weiterleitung von Protokollen zu Begehungen, Unterweisungen und mehr, Ablage, Akten- und Datenbankpflege

Einsätze in verschiedenen Abteilungen, u. a. Personal & Finanzen, Zulassung, Abrechnung, Mitarbeit im Tagesgeschäft innerhalb kaufmännischer, verwaltender und organisatorischer Bereiche, Unterstützung von Kollegen (m/w/d) bei Projekten einschließlich Projektarbeit innerhalb des Azubi-Teams, Einblicke in das Zusammenspiel der verschiedenen Abteilungen, Übernahme von eigenen Verantwortungsbereichen

Organisation und Durchführung administrativer Backoffice-Aufgaben, Kommunikation mit Interessenten und Betreuung von Bestandskunden, Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen sowie allgemeine Assistenzaufgaben, Begleitung und Unterstützung von Kundinnen und Kunden während der Weiterbildung, Enge Zusammenarbeit mit dem Management zur Weiterentwicklung von Prozessen und Optimierung interner Abläufe