Mitwirkung bei der Rechnungsstellung und -prüfung sowie der Belegprüfung und -buchung, Pflege von Datenbanken und Kundenakten, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Allgemeine administrative Tätigkeiten, wie z.B. Korrespondenz und Ablage

Anträge prüfen und bearbeiten: Du prüfst Weiterbildungsanträge und triffst Entscheidungen auf Basis der rechtlichen Vorgaben und Fristen, zum Beispiel bei Anträgen auf Zulassung zur Prüfung und Anerkennung von Auslandstätigkeiten sowie Erteilung von Befugnissen zur Weiterbildung., Kommunikation und Beratung: Du stehst im engen Austausch mit Ärztinnen und Ärzten auf dem Weg zu Anerkennung als Fachärztin bzw. Facharzt und den sie anleitenden Kolleg:innen sowie den Fachgremien. Darüber hinaus klärst du Rückfragen und gibst Auskunft zu laufenden Verfahren und dokumentierst alle Vorgänge sorgfältig., Koordinieren und abstimmen: Du erstellst Entscheidungsvorlagen, wirkst bei der Vorbereitung von Ausschusssitzungen mit und unterstützt die Gremienarbeit organisatorisch., Mitgestalten und verbessern: Du bringst Dich bei der Weiterentwicklung unserer Abläufe und digitalen Prozesse ein, unterstützt die abteilungsbezogene/-übergreifende Projektarbeit und wirkst bei der Umsetzung neuer Verfahren und Arbeitsweisen mit.

Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Aufgaben, Optimierung und Effizienzsteigerung der täglichen Büroorganisation, Koordination von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, Kommunikation mit externen Partnern und Familien, Übernahme von kleineren Projekten, Erstellung von Reports und Auswertungen, Pflege von wichtigen Unterlagen

Organisation und Koordination tagesaktueller Vertretungs- und Einsatzorganisation der Schulassistenz im Frühdienst, Mitwirkung bei der Vorbereitung, Organisation und Hilfeplanung zur Aufnahme neuer Schüler:innen, Mitwirkung bei der Einsatzplanung und Anleitung der Schulassistent:innen, bedarfsorientierte Begleitung der Schulassistent:innen, Mitwirkung bei der Planung und Organisation von verschiedenen Angeboten und internen Fortbildungen, Ansprechpartner:in für telefonische und persönliche Anfragen der Kolleg:innen sowie für Angehörige und Leistungsträger, enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Koordinator:innen der Schulassistenz, Kernarbeitszeit: Frühdienst ab 06:00 / 06:30 Uhr bis 12:00 Uhr

Schwerpunkt Personaladministration, Zusammenarbeit mit dem Geschäftsbereich Personal des UKM, Bearbeitung von Arbeitsvertragsangelegenheiten, Dokumentation von Fort- und Weiterbildungsinhalten, Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen, Hospitationen und Gastarztverträgen, Organisation und Begleitung von Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen, Umsetzung neuer organisatorischer Anforderungen, Aktive Mitwirkung bei der Digitalisierung von Organisationsprozessen, Durchführung von Internet-Recherchen, Bearbeitung studentischer Angelegenheiten, Serienbrieferstellung und Formatierung von Dokumenten, Schriftverkehr in deutscher und englischer Sprache, Ggfs. Einsatz an der Rezeption der Prämedikationssprechstunde

zuverlässig nehmen Sie Mängel- und Störmeldungen auf und organisieren deren Nachverfolgung und Bearbeitung, sorgfältig bearbeiten Sie das Angebots-, und Auftragswesen sowie die Materialwirtschaft, eigenständig führen Sie die Rechnungsprüfungund Rechnungserstellungdurch, jederzeit hilfsbereit betreuen Sie unsere Kunden, Mieter und Nachunternehmer, darüber hinaus unterstützen Sie unsere technischen Kollegen*innen beim Berichtswesen, abschließend sind Sie für die allgemeinen Verwaltungstätigkeitenin der Niederlassung verantwortlich

Unterstützung im operativen Tagesgeschäft der Personalabteilung, Erstellung personalrelevanter Dokumente, Eigenverantwortliche Optimierung administrativer Prozesse, Eigenständige Übernahme kleinerer Projekte für die Personalabteilung, Betreuung der Mitarbeitenden vom Onboarding bis zur Zeugniserstellung, Pflege des Bewerber- und Personalmanagementsystems, Erstellung von Reports, Umfragen und Auswertungen, Archivierung und Strukturierung der Ablage

Fristennotierung, inklusive UPC Fristen, für den Standort München und für andere in Vertretungsfällen, Aktenanlage, Führung und Verwaltung von Akten, insbesondere elektronisch, Prüfung und Erstellung der Monatsrechnungen an die Mandanten ("Billing"), Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Word-Dokumenten sowie anderen juristischen Dokumenten, Organisation von Geschäftsreisen, Terminplanung und Koordination von Besprechungen, Erstellung von PowerPoint-Präsentationen, Allgemeine Sekretariatsarbeiten, wie Postbearbeitung, Ablage, Pflege der Kontaktdatenbank

Nach Diktat schreiben (OP-Berichte, Entlassungsbriefe, Briefe zur ambulanten Behandlung, Untersuchungsbefunde, Gutachten etc.), Vor- und Nachbearbeitungen von Krankenkassenanfragen, Entlastung der Ärzte von Verwaltungsaufgaben durch Aktenpflege und Dokumentationswesen, Terminplanung und – vergabe, Abwicklung der Post- und Emailkorrespondenz, Aktenpflege und im Dokumentationswesen

Prüfen von Auftragsbestätigungen und Rechnungen sowie weitere Klärungen mit unseren Lieferanten, Planen der Auslieferungstouren, Reklamationsbearbeitung von der Aufnahme bis zur kompletten Erledigung, Beantworten von Kundenanfragen, Ständigen Kontakt mit internen Abteilungen und anderen Bereichen der Unternehmensgruppe (Monteure, Lager, Buchhaltung etc.), Administrative Aufgaben im Sekretariat und arbeitest deinem Ausbilder zu

Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Team und der Teamleitung, Entlastung und Unterstützung von administrativen und organisatorischen Angelegenheiten, Selbstständige Organisation und Erledigung administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft, Zuständigkeit für Aufgaben wie die Annahme und Weiterleitung von telefonischen Anfragen, die Führung von Kalendern, Terminplanung und -koordination sowie die Rechnungsbearbeitung oder die Verwaltung von Wiedervorlagen, Führung und Pflege von Akten, Verzeichnissen und Katastern im Bereich Bauleitplanung, Straßen und Umwelt, Anfertigung und Aufbereitung diverser Statistiken, Unterstützung der Sachbearbeiter*innen im Bereich Friedhofswesen

Bearbeitung von Stipendienanträgen (z.B. Fachbereichsstipendien, Deutschlandstipendium), Kommunikation mit den Fachbereichen, Studierenden und Mitarbeitenden der Haushalts- und Personalabteilung, Sekretariatstätigkeiten (u.a. Post, Anfertigung von Schreiben, Archivierung, Bestellungen (Mein Einkauf) und Prüfung der Rechnungen (MACH), Pflege der Homepage über Typo 3

Eigenständige Organisation und Koordination des Tagesablaufs der Geschäftsführung, Vorausschauende Planung und sorgfältige Vorbereitung von Terminen und Meetings, Verantwortung für die interne und externe Korrespondenz, inklusive E-Mail- und Postbearbeitung, sowie professionelles Kommunikationsmanagement, Zuverlässige Verwaltung und sorgfältige Ablage wichtiger Dokumente und Verträge, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen, Bearbeitung eingehender Anfragen und Priorisierung für die Geschäftsführung, Organisation und Dokumentation bestimmter interner Ressourcen mit Relevanz für den Tagesbetrieb, Vertrauliche und diskrete Bearbeitung sensibler Themen und Unterlagen

Koordination des Freigabeprozesses für Eingangsrechnungen und Kommunikation mit dem externen Wirtschaftsprüfer, Ansprechpartner:in für Zahlungsverkehr und Rückfragen zur Rechnungsbearbeitung, Unterstützung bei der Vorbereitung und Weiterleitung buchhalterischer Unterlagen, Pflege und Nachverfolgung von Zahlungsläufen und offenen Posten, Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei Projekten, Allgemeine Büroorganisation sowie Schnittstelle zu internen Teams und externen Partner:innen, Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen

Eigenständige Koordination aller administrativen und organisatorischen Abläufe im Sekretariat, Verwaltung von Schülerdaten und Akten, Ansprechpartner für Auszubildende und externe Stellen, Verwaltung von Lehrmaterialien und weiteren Ressourcen, Organisatorische Unterstützung des Schulbetriebs und Betreuung des allgemeinen Schriftverkehrs

Interne und externe Korrespondenz mit Zuweisenden, Patientinnen und Patienten, Behörden sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben, Terminplanung und -koordination für die Schrittmacherambulanz und Durchführung der KV-Abrechnung, Vorbereitung der Sprechstunde mit Aufnahme der Patientinnen und Patienten in SAP und Nachbereitung der Sprechstunde, Schreiben von OP-Berichten, kardiologischen Berichten, Herzkatheterbefunden und Dienstplänen, Vertretung im Chefarztsekretariat

Sie unterstützen die Geschäftsführer bei der vorausschauenden Entwicklung von Maßnahmen, beraten die Vorgesetzten bei sämtlichen arbeitsrechtlichen und personalrelevanten Themen und arbeiten vertrauensvoll mit weiteren Stellen wie z.B. kaufmännischer Leiter zusammen., Sie sind zentrale Ansprechperson unserer Mitarbeitenden bei allen Themen rund um das Arbeitsverhältnis, Zu Ihren administrativen Tätigkeiten gehören insbesondere auch die Koordination sämtlicher arbeitsrechtlicher Vertragsangelegenheiten, sowie weitere Personalthemen, Sie erstellen die Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen für einen externen Dienstleister, Disposition und Einsatzplanung von Mitarbeitenden in der Arbeitnehmerüberlassung

Bearbeitung eines breiten Spektrums der operativen Personalarbeit von der Einstellung bis zum Austritt, z.B.: Stellenausschreibungen, Bewerber*innenmanagement inkl. Terminorganisation von Auswahlverfahren, Erstellen und Ausfertigen von Verträgen und Arbeitgeberschreiben, Erstellen von Vorlagen für Interessenvertretungen, Erfassung und Pflege von Personalakten und Personalstammdaten in SAP sowie weiteren Systemen, Kontakt / Korrespondenz mit internen und externen Stellen (z.B. Dienstleistern, Behörden), Projekt- und Sonderaufgaben, Allgemeine Sekretariats- und Organisationsaufgaben

Planung und Organisation der Gebäudereinigung, insbesondere unter rechtlichen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten, Eigenständige Durchführung von Vergabeverfahren (freihändige, beschränkte und europaweite Ausschreibungen), Sachliche und rechnerische Prüfung der in Rechnung gestellten Leistungen und buchhalterische Abwicklung, Planung, Organisation und Koordination sowie Durchführung von regelmäßigen eigenen und externen Reinigungskontrollen, Beschaffung von Reinigungsmitteln und Hygieneartikeln

Führung und Pflege der Personalakten, Abwicklung administrativer Aufgaben bei Ein- und Austritten, Selbstständige Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Urlaub, Krankheit und Arbeitszeiten, Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen, Abwicklung des Melde- und Bescheinigungswesens, sowie Zusammenarbeit mit externen Stellen, Beratung der Mitarbeitenden zu Personal- und Sozialversicherungsthemen, Korrespondenz mit Sozialversicherungsträgern