Professionelle Bedienung der Telefonanlage sowie Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Freundlicher Empfang und Betreuung von Besuchern, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Allgemeine Terminverwaltung sowie Vor- und Nachbereitung der Besprechungs- und Schulungsräume, Allgemeine kaufmännische und administrative Tätigkeiten, Unterstützung der Finanzbuchhaltung und Personalabteilung, Fuhrparkverwaltung inklusive Schadenmanagement, Bestellwesen und Rechnungsprüfung für Ihren Verantwortungsbereich, Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigungsunternehmen), Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und reibungslosen Abläufen im Gebäude, Organisation von Betriebsveranstaltungen (Sommerfest, Weihnachtsfeier, Jubiläen), Unterstützung bei Messen und Kundenevents, Erledigung gelegentlicher Botengänge

Erstellung von Rechnungen und Anlage neuer Mandate, Organisation von Reisen, Terminen und Meetings, Vorbereitung und Formatierung von Präsentationen und Pitch-Decks, Kommunikation mit deutsch- und englischsprachigen Mandanten, Allgemeine administrative Unterstützung der Partner im Tagesgeschäft

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie in strategischen Projekten, Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen, Erstellung von Präsentationen, Reports, Protokollen und Entscheidungsvorlagen, Schnittstellenkommunikation zwischen Geschäftsführung, internen Abteilungen und externen Partnern, Organisation und Optimierung interner Abläufe und Prozesse, Eigenständige Bearbeitung von administrativen und organisatorischen Aufgaben, Priorisierung und Verfolgung offener To-dos sowie Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses

Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Prozessen und Aufgaben im TTZ, Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner für interne und externe Kooperationspartnerinnen bzw. Kooperationspartner und Mitarbeitende sowie deren administrative Betreuung und Unterstützung im operativen Tagesgeschäft, Durchführung von Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit zum Beispiel auf den Social-Media-Kanälen des TTZ, Erstellung von Informationsmaterial und Präsentationen für die Innen- und Außendarstellung des TTZ und dessen Aktivitäten, Vorbereitung, Moderation und Dokumentation von Veranstaltungen; Gästeempfang und -betreuung

Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Reisebuchungen für Geschäftsführung und Mitarbeitende, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs aller Prozesse und Aufgaben in der internen Organisation, Kommunikation mit Mitarbeitenden, Partnern und Dienstleistern, Pflege und Betreuung von Datenbanken (z. B. CRM-System, Adress-Management, Stammdatenpflege), Empfang und Betreuung unserer Gäste

Unterstützung im operativen Tagesgeschäft und Übernahme von eigenverantwortlichen organisatorischen und administrativen Sekretariatsaufgaben wie Terminplanung/Koordination, Betreuung des elektronischen und postalischen Postein- und -ausgangs, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Annahme von Telefonaten, Empfang von Mandanten, Unterstützung bei Verwaltungstätigkeiten wie Datenablage und Dokumentenmanagement, Rechnungslegung und -bearbeitung, Organisation, Durchführung und Überwachung von Beschaffungsvorgängen, Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Reisemanagement, Unterstützung bei Präsentationen, Pflege und Betreuung von Social-Media-Kanälen

Übernahme allgemeiner Organisations- und Sekretariatsaufgaben wie Terminkoordination und Fristenmanagement, Eigenständige Korrespondenzführung in deutscher und englischer Sprache, Erstellung professioneller Präsentationen mit MS PowerPoint, Anlage und strukturierte Ablage von Akten, einschließlich elektronischer Dokumentation im Microsoft DMS, Terminmanagement und -koordination über MS Outlook, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Verwaltung von Wiedervorlagen, Vorbereitung und Organisation interner und externer Besprechungen, Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen, Erstellung und Nachverfolgung von Ausgangsrechnungen über eine kanzleieigene Software, Erfassung von Arbeitszeiten zur Vorbereitung der Honorarabrechnungen

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und organisatorische Entlastung, Termin- und Kalenderkoordination, Priorisierung von Anfragen und Tagesplanung, Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen und Sicherstellung eines professionellen Informationsflusses, Bearbeitung und Koordination von E-Mails, Vorbereitung von Antworten, Erinnerung an offene Punkte und Nachverfolgung von To-Dos, Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Gremienterminen inklusive Agenda, Protokollen und To-Dos, Planung und Organisation von Dienstreisen (Transport, Unterkünfte, Unterlagen), Koordination von kleineren organisatorischen Themen und Sonderaufgaben (z. B. Abstimmungen mit Dienstleistern, Unterstützung bei internen Veranstaltungen), Übernahme aller organisatorischen und kaufmännischen Arbeiten im Bereich Facility Management für die Standorte Paderborn und Oberhausen, Unterstützung in der Pflege des Qualitätshandbuchs nach ISO 9001 und anderen Qualitäts- und Umweltstandards, Unterstützung der Aktivitäten des Geschäftsführers im internationalen Beratungsgeschäft der Tochtergesellschaft, HJP Consulting GmbH, insbesondere durch Termin- und Reiseorganisation sowie administrative Unterstützung, Effiziente Nutzung digitaler Tools/Office-Anwendungen und pragmatische Verbesserung von Abläufen (z. B. Vorlagen, Checklisten, KI-Tools für Textentwürfe oder Zusammenfassungen)

Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Terminkoordination, Planung von Reisen und Veranstaltungen, Erledigung von diversem Schriftverkehr nach Vorgabe mit MS Office (PowerPoint, Excel, Word, Outlook), Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Kaufmännische Kernprozesse: Rechnungen, Auftragsbearbeitung, Buchhaltungsvorbereitung, Zentrale Ansprechperson: Telefon, Empfang, Partnerkommunikation, Datenmanagement: Excel-Auswertungen, Arbeitszeitpflege, Koordination Zertifizierungsprozesse (Terminplanung, Dokumentation), Organisation und Planung von Projekten, Mitwirkung an Prozessoptimierungen und Softwareanpassungen, Recruiting, HR-Digitalisierung, Kennzahlenaufbau

Organisation, Koordination und Priorisierung des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung, Terminplanung, -koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Protokollen in Meetings sowie konsequentes Nachhalten und Koordinieren offener Punkte und Aufgaben, Eigenständige Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache, Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz (E-Mail, Telefon, Post), Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, Hotels und Veranstaltungen, Unterstützung bei administrativen, organisatorischen und strategienahen Sonderaufgaben, Verantwortungsvoller und hochdiskreter Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unterlagen

Zentrale Anlaufstelle für Geschäftsführung, Team und Kunden, Terminmanagement und Kalenderkoordination, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz, Pflege von Datenbanken und Bewerberunterlagen, Unterstützung bei Social Media Aktivitäen, Organisation von Meetings und internen Abläufen, Allgemeine Office-Organisation

Erste Anlaufstelle für die Schülerschaft, Eltern, Kollegium und externe Partner, Durchführung von Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowohl intern als auch extern, Pflege und Verwaltung von Akten und Personaldatenbanken (digital und analog), Durchführung unterschiedlicher Meldungen bei Behörden, Ausstellung von Bescheinigungen und Ausfüllen von Anträgen, Erstellung von Auswertungen und Statistiken, Post- und Materialorganisation, Mitwirkung bei schulischen und vereinsbezogenen Projekten, Festen und Veranstaltungen

Eigenständige Organisation und Steuerung des Büro- und Tagesgeschäfts des Geschäftsbereichsleiters, Professionelle Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Gremiensitzungen, Zentrale Ansprechperson und kommunikative Schnittstelle zwischen dem Geschäftsbereichsleiter, internen Abteilungen sowie weiteren internen und externen Stakeholdern, Koordination und Organisation administrativer Abläufe im Geschäftsbereich, Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Rahmen von Beschaffungsprojekten, internen Audits und compliance-relevanten Themen, Selbstständige Erledigung klassischer Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, einschließlich Korrespondenz, Aktenführung und Pflege von Übersichten, Ggf. Übernahme klar abgegrenzter Sachbearbeitungsaufgaben im operativen Beschaffungsmanagement

Allgemeine Büroorganisation, Übernahme des operativen Tagesgeschäft im Sekretariat (Telefonbetreuung, Postbearbeitung, Materialeinkauf und -verwaltung), interne und externe Terminkoordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Zuarbeit der Geschäftsführung, Pflege der Mitgliederdatenbank und Unterstützung der Arbeit der ehrenamtlichen Ortsvereine

Organisation des Büroalltags, Pflege und Verwaltung von Ablagen und Dokumenten, Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz, Termin- und Raumkoordination (Termine koordinieren, Räume buchen, Technik und Bewirtung organisieren), Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen (Vorlagen, Protokolle, Serienbriefe, Formulare), Zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontaktanfragen per Telefon, E-Mail und Post; freundliche Erstberatung und zielgerichtete Weiterleitung an die zuständigen Kolleg*innen, Vorbereitung, Einholung und Nachverfolgung von Rückmeldungen/Unterlagen bei Behörden und externen Stellen (z. B. Antragsunterlagen, Bescheinigungen, Genehmigungen), inklusive Termin- und Fristenmonitoring, Vorbereitung von Besprechungen durch Einholen, Strukturieren und Vorab-Versand der relevanten Unterlagen an die Teilnehmenden, Protokollführung in Meetings, Jour-fixes und Projektterminen, inklusive Festhalten von Beschlüssen, Verantwortlichkeiten und Fristen, Nachbereitung von Terminen: Versand der Protokolle, Pflege von Aufgabenlisten sowie Nachverfolgung offener Punkte in Abstimmung mit den Verantwortlichen, Terminplanung und Ablaufkoordination der Geschäftsführerin, Kalenderführung der Geschäftsführerin (abgestimmte Wochenplanung, Terminpriorisierung), Fristen- und Wiedervorlagenmanagement

Strukturierte Verwaltung privater Unterlagen und digitale Ablage, Korrespondenz mit Banken, Versicherungen, Steuerberatern und Notaren, Terminorganisation, Vorbereitung und Prüfung privater Rechnungen, sowie Überwachung deren Zahlung, Sichtung, Priorisierung und Zusammenfassung des Post- und E-Mail-Eingangs für entscheidungsreife Vorlagen, Verwaltung von Arztrechnungen, Erstattungen und Gesundheitsunterlagen, Aufbereitung von Bankunterlagen, Vermögensaufstellungen, Bearbeitung vertraulicher Vorgänge, Administrative Unterstützung im Immobilienmanagement

Kommunikation & E-Mail-Management: E-Mail-Postfach der Geschäftsführung im Blick behalten, sortieren, priorisieren, Antworten vorbereiten und Korrespondenz bei Standardsachen übernehmen. Souveränes Auftreten am Telefon und professionelle Vertretung des Unternehmens nach außen., Kalender-, Termin- & Meetingorganisation: Koordination von Terminen mit Kunden, Partnern, Mitarbeitern und Dienstleistern, Planung von Besprechungen (inkl. Agenda und Unterlagen), Sicherstellung der rechtzeitigen Verfügbarkeit aller relevanten Informationen. Nachbereitung von Meetings mit Festhalten von Entscheidungen und To-dos und deren Nachverfolgung., Office-Management & Verwaltung: Organisation des Büros in Dorsten, Bearbeitung von Posteingang, Ablage, Büromaterialverwaltung und Vertragsmanagement. Anpassung von Vorlagen (z. B. Arbeitsverträge) nach Vorgabe, Verwaltung von Unterlagen und Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen., Zahlen, Kennzahlen & Schnittstelle Steuerbüro: Sammlung und Strukturierung von Rechnungen und Belegen, Vorbereitung von Unterlagen für das Steuerbüro und Funktion als feste Ansprechperson dort. Erstellung einfacher Übersichten und Auswertungen (z. B. Listen, Monatsübersichten, Kennzahlen) und Sicherstellung der rechtzeitigen Verfügbarkeit wichtiger Zahlen., Mitarbeiter- & Personalorganisation: Unterstützung bei der Pflege von Mitarbeiterdaten, Nachhaltung von Anpassungen (z. B. bei Gehältern oder Arbeitszeiten), Koordination von Terminen rund um Mitarbeitergespräche oder organisatorische Themen. Unterstützung im Recruiting-Alltag, Veröffentlichung von Stellenausschreibungen nach Vorlage, Vorsortierung von Bewerbungen, Organisation von Rückmeldungen und Koordination von Gesprächsterminen., Reisen, Messen & Organisation: Planung von Geschäftsreisen (Zug/Flug, Hotels, Unterlagen) und Unterstützung bei der Organisation von Messen und Veranstaltungen – von der Terminplanung bis zur logistischen Vorbereitung. Nachbereitung von Veranstaltungen durch saubere Strukturierung von Dokumenten, Belegen und Informationen., Einarbeitung in neue Themen und Schaffung von Strukturen.

Organisatorische und administrative Unterstützung der Standort- und Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, Koordination und Organisation von Besucherterminen sowie Sicherstellung einer professionellen Besucherexperience am Standort, Planung, Organisation und ggf Abrechnung von Dienstreisen (inkl. Buchungen, Unterlagen und Nachverfolgung), Terminplanung, -koordination und -nachverfolgung für standortbezogene Themen, Organisation, Verwaltung und Koordination des Fuhrparks (Fahrzeuge, Dienstleister, Termine, Dokumentation), Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen (Operations, HSE, Finance, HR) sowie externen Dienstleistern, Unterstützung bei standortbezogenen organisatorischen Sonderthemen und Ad-hoc-Anfragen, Sicherstellung strukturierter Abläufe, Dokumentation und administrativer Ordnung am Standort Höchst

Kommunikation mit Projektträgern und mit regionalen und nationalen Projektpartnern, Sekretariatsaufgaben für die Zentrumsleitung, Administrative Steuerung für interne Projektbelange, Organisation von Sitzungen und Arbeitsgruppentreffen, Termin und Aufgabenkoordination