Unterstützung bei der Erarbeitung von strategischen Themen und Übernahme von Projekten, Ansprechpartner für Mitarbeiter, interne und externe Kunden, Geschäftspartner, Erstellung von entscheidungsrelevanten Unterlagen und Auswertungen, Selbstständige Organisation aller Office-Aktivitäten, Daten- und Dokumentenmanagement, Veranstaltungsplanung, Planung, Vorbereitung und Dokumentation von Terminen, Protokolltätigkeiten, Reiseplanung, etc.

Unterstützung der Standortleitung im operativen Tagesgeschäft, inklusive Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen sowie Erstellung von Präsentationen und Berichten, Betreuung der Telefonzentrale, telefonischer und schriftlicher Kundenkontakt sowie Organisation von Posteingang und -ausgang, Eigenständige Bearbeitung von Aufträgen, Fakturierung sowie Ausschreibungen und professionelle Korrespondenz, Planung, Buchung und Koordination von Dienstreisen sowie Organisation von Meetings, internen Terminen, Veranstaltungen und Kongressen, Einkauf und Verwaltung von Getränken und Büromaterial, Enge Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Partnern und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses am Standort

Eigenverantwortliche Unterstützung der Geschäftsleitung in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten und im operativen Tagesgeschäft, Schnittstelle und Ansprechpartner: in für interne sowie externe Ansprechpartner, Professionelles Management des Vorzimmerbereiches der Geschäftsführung, Bearbeitung und Abwicklung der Geschäftsführungskorrespondenz, Verwalten von Schriftgut und effiziente Ablage, Terminkoordination, -planung und –überwachung, Aktive Zusammenarbeit mit der Marketingabteilung, Übernahme von Leistungs- und Kostencontrolling, Durchführung und Organisation von Auswertungen für die Geschäftsführung, Übernahme und Betreuung von Projekten

Klient*innen- und Erstkontaktmanagement (Empfang und Betreuung von Ratsuchenden in Deutsch und Englisch, telefonische, digitale oder persönliche Erstannahme von Anfragen, Terminvergabe, Weiterleitung von Anfragen an passende Fachkräfte oder Institutionen), Verwaltung und Dokumentation (Anlage, Pflege, Verwalten von Fallakten, Unterstützung bei Statistiken und Berichtswesen, insbes. Jahresbericht und Abrechnungen, Führen von Kasse und Kassenbuch, Führen der Bibliothek), Termin- und Organisationsmanagement (Koordination von Teamterminen, Terminen der Leitung, Fallbesprechungen und Supervision, Organisation von Räumen und Materialien, Unterstützung bei Veranstaltungen, Elternkursen, Gruppenangeboten, insbes. Erstellen von Flyern, Websitegestaltung, Bewirtung), Administrative Aufgaben (Schriftverkehr, Bestellung, Ablage, Archivierung, Sicherheitsbeauftrage/r für die Internationale Familienberatung), Unterstützung der Fachkräfte (Organisatorische Unterstützung der Pädagogischen und Psychologischen Fachkräfte, Erstellen und Vorbereiten von Unterlagen und Formularen, Mitwirkung beim Qualitätsmanagement), Schnittstellenfunktion in der Internationalen Familienberatung (Kontakt zu Jugendämtern, Schulen, Kitas oder anderen Einrichtungen und internen Diensten, Koordination externer Termine oder Kooperationen)

eigenverantwortliche und selbstständige Organisation des Rektorbüros, administrative und organisatorische Unterstützung des Rektors, Terminplanung und -überwachung, eigenständige Reiseplanung, Organisation und Reisekostenabrechnung, administrative Betreuung der Finanzmittel, Erstellung von Sitzungsunterlagen, Bearbeitung von Korrespondenz, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von kleineren Veranstaltungen, allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten

Unterstützung der Geschäftsführung und -leitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben., Harmonisierung und Umsetzung moderner Unternehmensprozess in Zusammenarbeit mit dem Mutterkonzern., Vorbereitung von Meetings und Präsentationen unter Nutzung moderner Softwarelösungen für Bürokommunikation und Projektmanagement., Durchführung von Recherchen und Erstellung von Berichten zur Entscheidungsfindung., Terminkoordination, Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache, Priorisierung., Kommunikationsschnittstelle zwischen internen Abteilungen und externen Partnern, um einen reibungslosen Austausch zu fördern.

Organisatorische und administrative Unterstützung der Bereichsleitung und des Teams, Erstellen von anspruchsvollen Präsentationsunterlagen, professioneller Entscheidungsvorlagen und monatlichen Reports, Eigenständige Planung und Überwachung von Terminen und Projekten, Zuverlässiges Reisemanagement incl. Zeiterfassung und Spesenabrechnung in SAP, Besuchermanagment und Organisation von nationalen Workshops und Veranstaltungen, incl. Protokollerstellung, Regelmäßige Überwachung des Bereichsbudgets- und Abteilungs-KPI´s, Pflegen von Datenbanken, Sonstige administrative Tätigkeiten / Sonderaufgaben und kreatives Mitgestalten von Prozessen und Projekten

Selbstständige Leitung des Sekretariats, Entlastung und Unterstützung des Landesdirektors, Sicherstellung der internen und externen Kommunikation, Vorbereitung und Planung von Geschäftsreisen, Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen, Organisation von Tagungen, Besprechungen, Telefonkonferenzen und Veranstaltungen, Protokollführung bei Meetings, Mitwirkung an Maßnahmen zur Prozessoptimierung und Produktivitätssteigerung, Erstellung und Bearbeitung von Unterlagen und Präsentationen, Themenrecherche, Einholen von Auskünften, Eigenverantwortliche Terminplanung und Sicherstellung der Logistik, Allgemeine Organisations- und Administrationstätigkeiten, Klärung von Anfragen, Beantwortung von E-Mails und Telefonaten

Unterstützung der Notare in organisatorischen und administrativen Belangen, Telefonzentrale, Personalwesen, Koordination von Terminen und Fristenmanagement, Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater, hierzu Buchen der Kontoauszüge, Monatlicher Kassenabschluss, Allgemeine Unterstützung im Büro, Monatlicher Mahnlauf und wöchentlicher Zahllauf, Bestellwesen, Allgemeine Büroorganisation

Reiseplanung der Dienstreisen für Geschäftsführer und leitende Angestellte, Seminarbuchung für ausgewählte Fachbereiche, Bearbeitung telefonischer Anfragen inklusive Weiterleitung an die zuständige Stelle, Bearbeitung allgemeiner E-Mail-Anfragen, Bearbeitung eingehender Post, Digitalisierungstätigkeiten, Unterstützende Tätigkeiten im Team der Assistenz der Geschäftsführung, Redaktionelle Betreuung der Firmenhomepage, Pflege von Kundenportalen, Unterstützende Tätigkeiten im Bereich Marketing, Bewirtung und Empfang von Gästen, Übernahme von Sonderaufgaben nach Abstimmung

Eigenständige Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentation, Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Erstellung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichsleitern, Sichtung und Priorisierung des Tagesgeschäfts, Verbindliche und zielgerichtete Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern sowie aktive Pflege des VDV-Netzwerks, Pflege und Verwaltung von Daten sowie Ablagestrukturen, Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben im Geschäftsbereich sowie enge Zusammenarbeit im Assistenzteam

Koordinieren von Terminen, Behalten von Fristen im Blick und Vorbereiten von Besprechungen., Erstellen, Bearbeiten und Nachverfolgen von Korrespondenz und Schriftstücken., Organisieren der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Führen der Protokolle., Organisation von internen und externen Terminen, Veranstaltungen sowie Dienstreisen des Vorstands., Sicherstellen einer transparenten und effizienten Kommunikation zwischen allen Beteiligten., Behalten des Überblicks auch bei hoher Arbeitsbelastung und Setzen von Prioritäten., Agieren als verlässliche Unterstützung des Vorstandes und Beitrag zur effizienten Umsetzung operativer Aufgaben und Projekte.

Kümmern sich um die Anliegen der Schulleitung, Erledigen im Schulbetrieb anfallende Verwaltungstätigkeiten

Übernahme projektbezogener Verwaltungs- und Managementaufgaben, Termin- und Dienstreisekoordination sowie Kalenderpflege, Selbstständige Korrespondenzführung (E-Mail, Telefon, schriftlich), Pflege und Weiterentwicklung des digitalen Ablagesystems, Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Sitzungsunterlagen und Protokollen, Steuerung des Postein- und -ausgangs, Sicherstellung der Sekretariatsabläufe, auch in Vertretungssituationen

Unterstützung des Werksleiters bei der täglichen Organisation (Kalender, Meetings, Berichte)., Koordination der internen Kommunikation zwischen den Abteilungen., Erstellung und Pflege von Dokumentationen, Reports und Unterlagen für Meetings und Audits., Unterstützung bei Werksprojekten und Optimierungsmaßnahmen., Organisation von Audits und Nachverfolgung der Maßnahmen., Durchführung administrativer Aufgaben (Korrespondenz, Bestellungen, Besuchsorganisation)., Mitwirken bei der Schulung und On-Boarding neuer Mitarbeiter sowie bei der Einführung von Systemen und Prozessen für den Standort Guben, Erarbeitung von statistischen Auswertungen, Erstellung von Präsentationen und Protokollen

Erste Ansprechperson im Präsidialbüro - intern wie extern, Interne und externe Kommunikation professionell er- und bearbeiten, Koordination, Überwachung und Vorbereitung von in- und externen Terminen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen des Präsidenten

Unterstützung des Büros der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Erstellung und Aufbereitung professioneller Präsentationen, Dokumente und Übersichten (PowerPoint, Word, Excel) sowie sicherer Einsatz digitaler Tools wie Microsoft Teams und Planner für Zusammenarbeit und Projektorganisation – ergänzt durch Offenheit gegenüber KI-Anwendungen bzw. Interesse, diese aktiv kennenzulernen und einzusetzen, Mitarbeit an bereichsübergreifenden Projekten sowie eigenständige Recherche und strukturierte Aufbereitung von Ergebnissen, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen, Organisation und Umsetzung von Team-Events sowie Unterstützung bei der Eventplanung

Unterstützung der Bereichsreferent*in bei der Organisation und Koordination des täglichen Geschäftsablaufs der Bereichsleiterin Personal, Soziales und Organisation, Eigenverantwortliche Abwicklung aller administrativen und organisatorischen Aufgaben, z. B. Termin- und Reisemanagement, Erstellung von Korrespondenz sowie Priorisierung von Anfragen, Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen; Nachverfolgung von Vereinbarungen und Entscheidungen, Unterstützung der Bereichsreferent*in bei der Koordination von Workshops, Veranstaltungen, Konferenzen und Meetings sowie bei der Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Gesprächsprotokollen, Direkte Ansprechperson für interne und externe Interessensgruppen zur Sicherstellung der richtigen Adressierung, Nachverfolgung, Kommunikation und Rückmeldung von Anfragen und Themen, Unterstützung der Bereichsreferent*in als zentrale Schnittstelle zwischen dem Bereich Personal, Soziales und Organisation und anderen Abteilungen zur transparenten Kommunikation, Nachhaltung und Bearbeitung von Themen und Herausforderungen

Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe im Sekretariat der Geschäftsführung, Verwaltung von Terminen, Planung von Meetings und Geschäftsreisen, Vor- und Nachbereitung von nationalen und internationalen Sitzungen und Besprechungen, Erstellung, Prüfung und Bearbeitung von Korrespondenz, Präsentationen und Protokollen (national und international), Bearbeitung vertraulicher Unterlagen und Unterstützung in der internen sowie externen Kommunikation, Übernahme von Sonderaufgaben und Projekten nach Vorgabe der Geschäftsführung

Terminkoordination und –überwachung sowie Führung des Kalenders sowie Dienstreiseservice., Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten sowie Einrichten von Telefon- und Videokonferenzen., Besucherbetreuung und Unterstützung bei der Terminvorbereitung wie Zusammenstellung von Terminunterlagen., Sichten und Zuordnen der eingehenden v.a. elektronischen Post zusammen mit der Büroleitung., Führen der Registratur (inkl. eAkte) für das Vorzimmer., Vertreten und gegenseitige Unterstützung der weiteren Vorzimmerkraft und gemeinsam mit dieser die Abdeckung der erforderlichen Präsenzzeiten im Vorzimmer von Montag bis Freitag., Klassische Vorzimmeraufgaben sowie Unterstützung der Führungskraft wie oben beschrieben., Erledigung der täglichen Schreibarbeiten sowie redaktionelle Überarbeitung der Dokumente aus der Abteilung., Elektronische Vorgangsbearbeitung sowie Durchführung des Medienbruchs., Einweisung neuer Mitarbeiter in die Vorgehensweisen zur Dokumentenerstellung., Mitarbeit bei der Erstellung von Gratulationsschreiben an Sportlerinnen und Sportler sowie herausgehobene Akteure der Branche., Stellungnahme zu Vorschlägen für die Verleihung von Orden und Auszeichnungen im Bereich des Sports., Mitarbeit bei der Durchführung von Veranstaltungen im Bereich Sport (v.a. Bayerischer Sportpreis)., Mitwirkung bei der Vor- und Nachbereitung von Ministerrats-, Landtags-, Ausschuss-, Arbeitskreis- und Fraktionssitzungen., Verfahrens- und terminbezogene Überwachung von Landtagsanträgen und -beschlüssen, von mündlichen, schriftlichen Anfragen und Anfragen zum Plenum von Landtagsabgeordneten., Sachbearbeitende Unterstützung bei der Koordinierung diverser Aufnahmeverfahren im Bereich Asyl, sachgebietsinterner Anfragen, Statistiken., Abdeckung der erforderlichen Präsenzzeiten von Montag bis Freitag gemeinsam mit den Kollegen im jeweiligen Bereich.