Eigenständiges Vorantreiben von Projekten und Erkennen von Handlungsbedarfen, Fungieren als zentrale Schnittstelle für interne Anfragen und proaktive Übernahme von Aufgaben, Korrespondenz, Büroorganisation und Verwaltung täglicher administrativer Abläufe, wie z.B. Verteilung der Ein- und Ausgangspost, Unterstützung der Berichtstätigkeiten, Pflege von Datenbanken und Mitwirkung bei weiteren SAP-bezogenen Aufgaben, Terminkoordination und aktive Nachverfolgung von Terminen und Fristen, Organisation von Events und Werksbesuchen, sowie Empfang von BesucherInnen und Kunden bzw. externen Stakeholdern

Terminmanagement für die Geschäftsführung, Reisemanagement für das gesamte Unternehmen – von Buchung bis Abrechnung, Fuhrparkorganisation – von TÜV bis Tankkarte, Gebäudeverwaltung – Du koordinierst Reinigung, Reparaturen & Co, Haushalt am Standort – Besprechungsräume & Kaffeeküche im Blick behalten, Einkauf – damit immer alles da ist, was gebraucht wird, Postbearbeitung – ankommende und ausgehende Post managen, sortieren und verteilen

Telefonannahme und Koordination der Anrufer-Belange, Empfang der Gäste, Koordination und Vorbereitung der Meetingräume, Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost, Reisebuchungen, Bestellungen, Unterstützung des Marketings

Terminplanung und Ablaufkoordination, Telefonische und schriftliche Korrespondenz, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung und Bereitstellung von betriebsunterstützenden Unterlagen und Präsentationen, Interne und externe Recherche zu Geschäftsvorhaben, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Kontinuierliche Mitarbeit im Qualitätsmanagement

Vor- und Nachbereitung von internen und externen Geschäftsterminen, Organisatorische Unterstützung und eigenständige, souveräne Zuarbeit im operativen Tagesgeschäft, Schnittstellenmanagement zwischen den Abteilungen, Künstler:innen und Geschäftspartner:innen, Betreuung von Künstlern und Gästen, Gästeshuttle und Buchung von Unterkünften, Durchführen von verschiedenen Recherchen, Korrespondenzmanagement intern und extern, Interne Organisation / Büroorganisation, Fristenüberwachung, Terminkoordination und Reiseorganisation, allgemeine Sekretariatsaufgaben, Erstellung, Versand und Umsetzung von Förderanträgen für Ausstellungen oder Kunstvermittlung, Zusammenstellung und Überwachung von Kostenübersichten, Planung und Umsetzung von Veranstaltungen im Ausstellungsbereich, Erstellen von ausstellungsbezogenen Sponsoring-Möglichkeiten, Planung und Umsetzung von speziellen Sponsorenevents sowie dauerhafte Ansprache von Förder:innen und Sponsor:innen, Unterstützung bei Aufbau eines Business Clubs für Museum Schloss Moyland

Selbständige Verwaltungsorganisation und Unterstützung der Regionalleitung in allen administrativen, konzeptionellen und planerischen Bereichen, Bindeglied zwischen Bereichs-, Gebiets- und Regionalleitung sowie Kunden und Fachabteilungen, Sicherstellung des Informations- und Kommunikationsflusses, Betreuen und koordinieren des Office-Managements sowie laufender Projekte inklusive Terminkoordination, Berichtswesen, Rechnungsprüfung, Daten- und Dokumentensicherung, Selbständige Erledigung von Korrespondenz, Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen sowie Anfertigung von Aktennotizen und Protokollen, Unterstützung bei Recherchen und dem Erstellen von Präsentationen, Vorlagen und Reportings inklusive entsprechender Grafiken

Allgemeine Vorzimmertätigkeiten, Büroorganisation, Bearbeitung der Korrespondenz, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Koordinierung von internen und externen Terminen sowie Terminvor- und -nachbereitung inkl. Bewirtung, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Verwaltungsarbeiten in der Grundschule, Ansprechpartner/in für Schulleitung, Lehrkräfte, Schüler/innen, Eltern und Besucher/innen, Unterstützung der Schulleitung und Lehrkräfte durch die Übernahme administrativer Aufgaben, Verantwortung für die Korrespondenzen, Koordinierung von Terminen und Besprechungen, Kontierung von Rechnungen

Abwicklung der Postbearbeitung sowie der inner- und außerbetrieblichen Korrespondenz sowie die zuverlässige Koordination von Terminen., Administrative Unterstützung des Kollegiums im täglichen Schulalltag sowie Zentrale Anlaufstelle für Schüler, Mitarbeitenden und Bewerbende., Begleitung und Optimierung schulischer sowie verwaltungstechnischer Abläufe., Aktive Mitarbeit bei der Erhebung und Aufbereitung der Schulstatistik., Koordination und Betreuung des Bewerbungsprozesses.

Übernahme des Empfangs und Betreuung von Besuchern und Kollegen (persönlich, telefonisch, schriftlich), Koordination von Post-, Termin- und Telefonmanagement, Organisation von Verpflegungsbestellungen und Einkäufen, Unterstützung bei Veranstaltungen, Erstellung von Protokollen, Übernahme von Einzelaufträgen und Erledigungen seitens der Geschäftsführung

Geschäftsleitungsschriftverkehr und dessen Verwaltung und Ablage, Allgemeine Büroorganisation insbesondere Terminkoordination, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung für die Geschäftsleitung, Firmenreisedienst, Organisatorische Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen, Empfang und Betreuung von Besucher*innen der Geschäftsleitung, Übernahme von ad-hoc-Aufgaben im Tagesgeschäft des Sekretariats, Vertretung innerhalb des Sekretariatsteams

Unterstützung des Finanzvorstands sowohl organisatorisch als auch administrativ., Selbstständige Planung von Terminen und Reisen sowie Koordination interner und externer Meetings., Erstellung, Vorbereitung und Nachbereitung von Präsentationen und Unterlagen inkl. eigenständiger Recherche., Sicherstellung der fristgerechten Zuarbeit aller Fachabteilungen und zuverlässige Koordination der Abstimmung zwischen den verschiedenen Bereichen., Erstellung von Sitzungsvorlagen, Entwürfen für Beschlüsse und Protokollen sowie redaktionelle Aufbereitung der Inhalte., Schnittstelle zwischen dem Vorstand, den Fachabteilungen und externen Partner*innen sowie Dienstleister*innen, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten., Unterstützung bei Auswertungen, Soll-Ist-Vergleichen und Abweichungsanalysen, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen., Pflege und Weiterentwicklung von Reporting-Übersichten, um eine klare und transparente Darstellung relevanter Kennzahlen sicherzustellen., Mitarbeit an bereichsübergreifenden Projekten, beispielsweise im Bereich der Prozessoptimierung oder der Digitalisierung von Arbeitsabläufen., Nachverfolgung von Beschlüssen und Maßnahmen und Erstellung von Entscheidungsvorlagen, um die Umsetzung von Beschlüssen zu unterstützen., Betreuung von Besucher*innen und Ansprechperson für ehrenamtliche Mitglieder, um einen guten Kontakt und eine effiziente Kommunikation sicherzustellen.

Unterstützung der Geschäftsführung im täglichen Ablauf (Bearbeitung von Anfragen, Koordination von Telefonaten, Empfang von Besuchern, Sicherstellung reibungsloser interner und externer Kommunikation), Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben (Ablage- und Dokumentenmanagement, Vorbereitung von Schriftstücken, Erstellung von Statistiken, Berichten und internen Informationen), Verantwortung für zentrale Büro- und Prozessabläufe (Bestellvorgänge, Büromaterial, Bewirtung, Vorbereitung des Postausgangs), Management der Kasse (Kassenbuchführung, Inventuren, Vorschusskontrollen, Sicherstellung ordnungsgemäßen Bargeldbestands), Entlastung der Geschäftsführung durch diverse andere Assistenztätigkeiten

Entgegennahme, Sortierung und Bearbeitung der täglichen Eingangspost, Führen und Pflegen von Checklisten, Übersichten und Verwaltungsdokumenten, Bearbeitung allgemeiner administrativer Prozesse innerhalb der zentralen Verwaltung, Organisation und Betreuung des Empfangs sowie des Telefonempfangs, Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Digitalisierung und Ablage von Dokumenten, Terminplanung, -koordination und -nachverfolgung für Vorstand und Geschäftsführung, Organisation von Besprechungen, inkl. Vor- und Nachbereitung, Protokollführung und Unterlagenaufbereitung, Selbstständige Bearbeitung eingehender Anfragen gemäß den Zuständigkeiten, Unterstützung bei Berichten, Rechenschaftsberichten und internen Dokumentationen, Rechercheaufgaben sowie eigenständige Übernahme kleinerer Projekte, Übernahme und Verwaltung von Administratorenrechten für vereinsinterne Softwarelösungen, Pflege von Nutzerrechten, Benutzerverwaltung und Basiskonfigurationen, Schnittstelle zwischen Fachbereichen, Softwareanbietern und IT-Dienstleistern

Sekretariats- und Assistenztätigkeiten für den Vorstand und die Geschäftsführung, Bearbeiten von Posteingängen und -ausgängen, Kontinuierliches Überwachen von Terminen und Fristen, Vor- und Nachbearbeiten von Sitzungen, Veranstaltungen sowie Dienstreisen, Einholen von Auskünften und Durchführen von Fachrecherchen, Führen der Protokolle, Versenden und Überwachen der Umsetzung

Führung des Sekretariats der Geschäftsführung, Vor- und Nachbereitung der Aufsichtsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen einschließlich Protokollführung, Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen, konzeptionellen und planerischen Aufgaben, Kommunikation innerhalb des Unternehmens und nach außen, Vor- und Nachbereitung der internen Sitzungen und Versammlungen einschließlich Protokollführung, Postbearbeitung mit Registrierung und Verteilung, Mitwirkung und Organisation von Veranstaltungen, Führen und Erstellen von Dokumentationen, Registratur mit Fokus auf Digitalisierung, Verwaltung der Fachzeitschriften, Bearbeitung von Unfallmeldungen und Unfallstatistik, Ansprechpartnerin für Sponsoring, Unterstützung des Marketings bei der Werbemittelbeschaffung, Dienstplanverantwortliche für Mitarbeiter GF, KD & Stab GF

Allgemeine Büroorganisation und Assistenzaufgaben des CCC-MV Direktorats am Standort Rostock, Bürokommunikation, Allgemeiner Schriftverkehr, Terminkoordinierung, Kontrolle und administrative Unterstützung im Qualitätsmanagement, Recherchetätigkeiten, Bereitstellung von Unterlagen, Erstellung von Protokollen, Vorbereitung von Sitzungen, Kommunikation mit Kooperationspartnern, Unterstützung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungskoordination, Unterstützung in der Drittmittelverwaltung, Organisatorische Zuständigkeit für personalbezogene Themen, Wahrnehmung der Aufgaben im Bereich Personalmanagement, Projektarbeit im Bereich Outreach/Patientenbeteiligung

Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen, Strukturierung der Tagesabläufe, Organisation von Geschäftsreisen im In- und Ausland einschließlich Reisekostenabrechnung, Professionelle Kommunikationsstelle innerhalb des Unternehmens und nach außen, Organisation von Meetings (Buchung von Räumlichkeiten, Catering, etc.), Administrative Tätigkeiten, Serviceorientierte Bearbeitung sämtlicher eingehender Anfragen, Eigenverantwortliche Optimierung interner Abläufe

Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Geschäft, Büroorganisation der Geschäftsleitung (Aufbau digitales Archiv, Digitalisierung von Unterlagen, Terminvorbereitung und -koordination), Organisation der betriebsmedizinischen Untersuchungen, Interne Ansprechpartner:in für Leitungen und Mitarbeitenden an der Schnittstelle zum externen IT Support Socura, Vorbereitung von Veranstaltungen

Management des zentralen Empfangs, Ansprechpartner für alle Fragestellungen zum operativen Bürobetrieb als Schnittstelle zur Hausverwaltung und zum Hausmeisterservice, Koordination interner und externer Dienstleister, Planung und Organisation interner Veranstaltungen sowie interner Umzüge, Erfassung, Prüfung und Abwicklung von Reisekostenabrechnungen, Abwicklung der in Zusammenhang mit dem Bestand an Dienstfahrzeugen anfallenden Aufgaben, Sicherstellung des internen und externen physischen Postverkehrs, Beleg- und Buchungsprüfung sowie Material- und Bestandsmanagement