Oversee the upkeep of meeting rooms, plants, desks, and communal spaces, Manage relationships with external vendors, Coordinate benefit contracts and other workplace services, Proactively identify and resolve office needs, Maintain and stock office supplies, kitchens, and fridges, Oversee equipment and IT-related needs, Manage Amazon and other office supply orders, Monitor and manage company merchandise inventory, Welcome new joiners, Be the go-to contact for office-related questions, Support onboarding and offboarding, Plan and coordinate company events, team activities, and celebrations, Support office community initiatives

Unterstützung bei kaufmännisch-administrativen Prozessen, wie z.B. bei der Beschaffung und beim Unterhalt der Büro-Infrastruktur inkl. der mündlichen und schriftlichen Lieferanten- und Dienstleisterkommunikation, Unterstützung bei Prozessen und Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung, Organisatorische Mitarbeit bei der Vor- und Nachbereitung von Team-Meetings, Eigenständiges Führen interner Übersichten, Aufzeichnungen, Berechnungen und Statistiken, Beitrag zur fortlaufenden Optimierung der Prozesse im Rahmen des bestehenden Qualitätsmanagements, Übernahme von weiteren Office Management Funktionen, allgemeinen Verwaltungstätigkeiten und ad hoc Aufgaben zur Unterstützung der Teamleitung in den jeweiligen Aufgabenbereichen

Define and lead the enterprise PMO strategy, structure and implement it with the global PMO team, Overview the entire life cycle of programs and projects in the areas of product development, sustaining, and infrastructure, and will continuously develop the reporting process, Ensure that modern project and program management methods are used consistently

Serve as the friendly and professional first point of contact for anyone coming to the office., Manage vendor relationships for all office-related supplies and services, including sourcing and negotiating new providers., Take ownership of kitchen inventory and communal supplies (e.g. coffee, snacks, beverages) ensuring they are fully stocked, appealing, and aligned with team preferences., Organize and manage team events of all sizes - from spontaneous after-work gatherings to seasonal parties and the annual company offsite., Foster a warm, inclusive office culture and support the team in maintaining rituals and celebrations., Proactively identify ways to improve the office experience and team engagement.

Organizational and administrative support of the team, Facility management (e.g. planning of new office space, ordering office furniture), Contact with external service providers such as IT, Pre-accounting tasks (e.g. scanning, uploading and filing invoices), Travel planning and organization, also in cooperation with the travel agency, Mail management, Ordering office supplies and snacks/beverages, Coordinating appointments and preparing for and following up on meetings, Contract management (e.g. scanning and filing)

Ansprechpartner für Kunden und Partner im persönlichen und telefonischen Kontakt, Rechnungsverarbeitung und Unterstützung der Buchhaltung (Postbearbeitung, Terminkoordination, Bestellwesen), Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen sowie Eventmanagement, Versicherungsabwicklung, Mitarbeiterbetreuung, Bearbeitung von Texten und Präsentationen, Allgemeine Büroorganisation

Organisation und Koordination von Büroabläufen, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mail-Korrespondenz, Terminplanung und -überwachung, Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen, Vorbereitung von Besprechungen und Geschäftsreisen, Unterstützung bei Projekten, Unterstützung vorbereitende Buchhaltung (Bezug auf Docuware)

Allgemeine Büroorganisation, Bearbeitung von Korrespondenz, Verwalten von Terminen, Pflege von Datenbanken, Aktenführung, Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten, Unterstützung bei Abrechnungen, Bearbeitung von Formularen, Vorbereitung von Berichten, Sicherstellung effizienter interner Prozesse

Büroadministration, administrative und organisatorische Unterstützung der Büroleitung, Erstellung und Pflege von Datenbanken und Verteilern, Rechercheaufgaben, Sichtung und Erfassung eingehender Post, Mailings, Kommunikation mit Dienstleister*innen, Beschaffung und Inventur von Material- und IT-Beständen, allgemeine Bürokommunikation, Veranstaltungs- und Gremienmanagement, organisatorisch-administrative Unterstützung bei der Vorbereitung von Gremiensitzungen und Veranstaltungen

Koordination von Besprechungen, Vorbereitung von Unterlagen und Nachverfolgung von Aufgaben, Kommunikative Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern, Planung, Koordination und Strukturierung administrativer Abläufe, Zentrale Bearbeitung eingehender Anfragen (Telefon, E-Mail, Ticketsystem) und serviceorientierte Weiterleitung oder Bearbeitung, Reisemanagement inkl. Buchungen und Abrechnungen, Pflege von Vertragsmanagement-Tools, Erstellung von Verträgen nach Vorlage und Verfolgung des Rücklaufs, Prüfung von Eingangsrechnungen und Abstimmung mit Einkauf oder Buchhaltung, Verantwortlichkeit für Bestellungen (IT/Office) inkl. Warenannahme und Dokumentation, Koordination des Hardwaremanagements, insbesondere im Hinblick auf Leasingrückläufer und die Zusammenarbeit mit dem IT-Team

Übernahme von eigenständigen, wiederkehrenden Aufgaben im Tagesgeschäft, Einbringung von Impulsen zur Prozessverbesserung, Koordination interner und externer Termine, Bearbeitung von Serviceaufträgen von der Aufnahme bis zur Abrechnung, Ansprechpartner für Kundenanfragen und Reklamationen, Unterstützung bei Assistenzaufgaben, Pflege von Stamm- und Kundendaten

Empfang von Besuchern, Annahme von Anrufen und Bearbeitung des E-Mail-Eingangs, Koordination der Meetingräume und Bewirtung, Unterstützung bei Events, Ordnung in den Teeküchen, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Kopier- und Scanarbeiten, Mitwirkung bei verschiedenen Aufgaben im Office Management

Koordinierung von Terminen und Projekten, Personalsachbearbeitung, Bearbeitung und Kontrolle der Zeiterfassung, Zuarbeit für Lohn- und Finanzbuchhaltung, Upload von Belegen in DUO Datev Unternehmen Online, Erstellen von Reports, Auswertungen in Excel und Überwachung von Fristen, Sonstige allgemeine und administrative Bürotätigkeiten

Selbstständige Übernahme der Geschäftskorrespondenz sowie Koordination und Steuerung der Aufgabenstellungen im Tagesgeschäft, Terminplanung und Terminkoordination, inkl. der Organisation von Geschäftsreisen, Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen, inkl. der Erstellung von Präsentationen, Protokollen sowie der Nachverfolgung von Aktionspunkten, Erstellung wiederkehrender Auswertungen und Berichte, Organisation und Koordination der On- und Offboardingprozesse sowie des Weiterbildungsmanagements in den einzelnen Fachbereichen, Administrative Aufgaben des Büromanagements, bspw. Zeiterfassung sowie Bestell- und Rechnungswesen, Übernahme der Rolle eines Projekt-Management-Office, inkl. der eigenständigen Bearbeitung von Aufgabenstellungen in bereichsinternen Projekten, Bedarfsgesteuerte Unterstützung bei Sonderthemen

Ansprechperson für Office Management Themen, Hausverwaltung, Dienstleistungsfirmen, Partner:innen und Gäste, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs aller operativen und administrativen Aufgaben, Interne Ansprechperson für Corporate Office, Organisation von Team Events, Bestellwesen inklusive Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, digitale Archivierung, Inventuren, Sicherstellung von Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im Workspace, Onboarding neuer Mietparteien, Verwaltung von Parktickets und Schlüsselkarten, Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Meetings, Unterstützung der Sales Abteilung bei der Pflege von Dateien und Erstellung von Angebots- und Vertragsunterlagen

Büromanagement und -organisation, Koordination des Besuchermanagements, einschließlich Empfang und Bewirtung, Planen und Buchen von Reisen für die Mitarbeitenden sowie Verwaltung der Reisekosten, Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Partnern in Deutsch und in Englisch, Arbeiten im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens mit Datev, Beschaffung von Büromaterialien und Betreuung von Büroausstattung, Organisation von Weiterbildungen und Schulungen, Vorbereitung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Projekten nach Bedarf

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Koordination und Optimierung interner Abläufe und Prozesse, Zuarbeit zur Lohnbuchhaltung (z. B. Unterlagensichtung, Fristenkontrolle, Ablage), Vor- und Nachbereitung von Verträgen und Dokumenten, Erstellung von Bescheinigungen, Serienbriefen und interner Korrespondenz, Ansprechperson für Kolleg*innen und externe Stellen bei organisatorischen Fragen, Bearbeitung von Postein- und -ausgang, Unterstützung bei internen Projekten und der Organisation von Teamevents, Aktive Mitarbeit an der Weiterentwicklung unserer Verwaltungsstrukturen

Büroorganisation und Terminplanung, Unterstützung des Projektteams bei der Kommunikation mit Bauherrn, Architekten, Planern, Behörden und Feuerwehren, Bearbeitung eingehender E-Mails und telefonischer Anfragen, Erledigung der ein- und ausgehenden Post, Unterstützung bei der Vorbereitung und Vorprüfung von Unterlagen im Rahmen der Prüfingenieurstätigkeit

Unterstützung der Abteilungen durch Mithilfe im Tagesgeschäft, Kennenlernen der Arbeitsprozesse in den unterschiedlichen Fachabteilungen, Knüpfen von Kontakten im ganzen Haus, Durchlaufen von Finanz- und Rechnungswesen, Personalabteilung, Einkauf, Lager und Logistik, Unternehmenskommunikation, EDV, Patientenverwaltung, Technische Abteilung

Organisation und Koordination des Geschäftsführungssekretariats inkl. Terminmanagement, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Eigenverantwortliche Korrespondenz (intern & extern), Erstellen von Präsentationsunterlagen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Geschäftsreisen, Vorbereitung und Unterstützung von Buchhaltungsprozessen, Verwaltung von Anlagegütern, Vertrags- und Compliance-Management, Unterstützung der Organisation von Veranstaltungen, Unterstützung und Abstimmung mit internen Schnittstellen-/Projektpartnern