Analyse bestehender analoger Verwaltungsprozesse in Zusammenarbeit mit den Prozesseignern, -nutzenden sowie -kunden, Erarbeitung von Vorschlägen zur Optimierung sowie zur Steigerung von Effektivität und Innovationsfähigkeit, Identifikation von Schwachstellen, Schnittstellenproblemen und Optimierungspotenzialen, Durchführung von Prozess-Workshops, Interviews und Moderation von Abstimmungsrunden von der Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung der neuen digitalen Verwaltungsprozesse und -strukturen, Modellierung und Pflege der Prozessdokumentationen (BPMN 2.0/ Picture), Beratung von Führungskräften und Projektleitungen zu interner (Change-)Kommunikation, Unterstützung der Verwaltungseinheiten bei der adressatengerechten Planung und Umsetzung von internen Kommunikationsmaßnahmen und -formaten

Unterstützung des Administrativen Direktors und des Führungskräfteteams bei der Entwicklung und Umsetzung von Strategien, Beratung der Führungskräfte im Bereich Administration & Services zur Weiterentwicklung der Geschäftsbereiche, Betreuung der Mitgliederversammlung, Vor- und Nachbereitung der Sitzungen inklusive Protokollführung, Koordination und Organisation von Meetings, Erarbeitung von Präsentationen, Koordinierung und Mitwirkung bei der Budgetaufstellung, Vorbereitung und Durchführung von strategischen Finanzplanungsterminen, Optimierung der Schnittstellen innerhalb der dezentralen Administration und der Servicebereiche, Begleitung des strategischen Prozessmanagements und Unterstützung bei der Prozessoptimierung, Unterstützung beim Change-Management, Leitung von Projekten zur Organisationsentwicklung, insbesondere zu den Themen KI und Unternehmenskultur

Zubereiten und Servieren von Speisen., Aufnahme von Bestellungen von Lebensmitteln und Essenswünsche der Bewohner*innen., Sicherstellung eines wohnlichen Umfelds, sodass unsere Bewohner*innen eine gute Lebensqualität haben.

Assistenz der Stationsärzte, z. B. Unterstützung bei der Arztbriefschreibung, versenden von Arztbriefen und Besorgen von schriftlichen und Bildunterlagen, Durchführung von Blutentnahmen, Legen von Infusionsnadeln, Betreuung der Patienten vor und nach Untersuchungen

Bearbeitung der dem jeweiligen FB übertragenen Personalangelegenheiten einschl. der verwaltungsrechtlichen Betreuung von Berufungs- und Personalauswahlverfahren, Personalmittelbewirtschaftung und Controlling des Stellenbudgets im jeweiligen Fachbereich, Geschäftsführung für den jeweiligen Fachbereichsrat, Bearbeitung der Lehrangelegenheiten, insbesondere: Lehrverpflichtungsangelegenheiten und Lehrauftragsangelegenheiten

Unterstützung der Leitungsebene bei der strategischen Ziel- und Personalplanung, Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen zur Optimierung der Führungskultur, Weiterentwicklung und Steuerung der Aufbau- und Ablauforganisation sowie der Bereichs- und Zielstruktur, Initiierung und Begleitung kultureller Veränderungsprozesse zur Förderung von Agilität, Effizienz und Innovationsfähigkeit, Entwicklung und Umsetzung eines übergreifenden Wissensmanagementsystems, Aufbau und Implementierung eines umfassenden Personalentwicklungskonzepts inkl. Talentmanagement, Nachfolgeplanung und systematischer Kompetenzentwicklung, Gestaltung und Koordination von Weiterbildungsmaßnahmen, Trainings, Coachings und Qualifizierungsprogrammen für Mitarbeitende sowie Führungskräfte, Entwicklung von Strategien zur Förderung von Mitarbeiterzufriedenheit, -motivation und -bindung, Analyse und Steuerung des Personalbedarfs, Mitwirkung bei der Rekrutierung und Onboardingprozessen, Einführung von Zieldefinition- und Feedbacksystemen zur Förderung der Leistungsbereitschaft und Entwicklungspotenziale

Unterstützung der Personalabteilung bei der Implementierung der Personalentwicklungssoftware SAP Success Factors, insb. im Bereich "Learning", Unterstützung beim Datenhandling und Testing im System, Erstellung von kreativen und ansprechenden Infomaterialien, wie bspw. Schulungsunterlagen, Unterstützung im allgemeinen Tagesgeschäft und kennenlernen des Arbeitsalltags in der Personalentwicklung (Terminorganisation, Veranstaltungsorganisation, Präsentationserstellung,...)

Unterstützung bei der Patientenbefragung, Mitarbeit im Feedbackmanagement, Mitarbeit bei der Durchführung von Zertifizierungsmaßnahmen, Mitwirkung bei und Durchführung von Projekten, Unterstützung bei der gesetzlichen Qualitätssicherung

Prozesse und Regelungen in allen Bereichen der Kreisverwaltung erfassen, überprüfen sowie optimieren, Projektleitung von Projekten innerhalb von Abteilungen/Organisationseinheiten sowie bei abteilungs- und organisationseinheitenübergreifenden Projekten für die gesamte Kreisverwaltung, Beratung von Abteilungen und Organisationseinheiten zu unterschiedlichen Themenkomplexen, Unterstützung der Fachdienste bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen als Grundlage für die Stellenbewertung und Ermittlung der erforderlichen Qualifikationen, Koordinierung der Aufgabenerfüllung (Arbeitsverteilung, Aufgabenauslastung, Organisation der Arbeitsabläufe), Klärung von Grundsatzfragen und Dokumentation des Vorgehens, Abstimmung der Digitalisierungsaufträge mit den Fachdiensten, Führen von Gesprächen mit den Mitarbeitenden

Verantwortlich für die Planung und Organisation von Veranstaltungen (wie bspw. Entwicklung von Cateringkonzepten, Auswahl und Beauftragung von Dienstleistern, Kapazitätsprüfung, Erstellen von Angeboten und Kalkulationen), Vertragsvereinbarungen, Nachbearbeitung, Bearbeitung von Reklamationen, Rechnungserstellung bzw. Rechnungsprüfung und -bearbeitung, Abstimmung einer Veranstaltung mit den Kunden, Partnern, Lieferanten und internen Abteilungen, Gewährleistung eines reibungslosen Informationsflusses und Serviceablaufes während der Veranstaltung in Abstimmung mit den beteiligten Schnittstellen, Übernahme administrativer Tätigkeiten im Cateringbereich wie bspw. Erfassung und Meldung von Warenverbräuchen u.v.m., Mitverantwortung einer betriebswirtschaftlichen Personaleinsatz- und Jahresurlaubsplanung für das Catering-, Serviceteam / Küchenteam gemäß Vorgaben und Bedarf (inkl. Einsatzplanung externer Dienstleister für externe Veranstaltungen), Erfassung, Kontrolle und Meldung geleisteter Arbeitsstunden im Zeiterfassungssystem, Umsetzung / Einhaltung des bestehenden HACCP-Konzeptes inkl. der Verwaltung der Dokumentation für den Catering- und Küchenbereich, Überwachung der Sauberkeit und Ordnung der verantwortlichen Bereiche unter Berücksichtigung der HACCP Richtlinien, Fachliches Anleiten und Schulung des studentischen Cateringteams / der Beschäftigten des Mensa Küchenteams, Koordinieren und Überwachen der täglichen Arbeitsabläufe für Cateringveranstaltungen /in der Küchenmensa, Zusammenstellen und Koordination eines Jahres- und Cateringkalenders

Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen der Abteilungsleitung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentation, Kommunikationsschnittstelle zwischen der Abteilungsleitung und internen sowie externen Ansprechpartnern, Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen, Organisatorische Unterstützung und Mitarbeit bei strategischen Projekten im Personalmanagement, Verwaltung vertraulicher Informationen und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb der Abteilung, Praktische Unterstützung im Tagesgeschäft, z. B. bei der Erstellung von Bedarfsanforderungen oder der Organisation von Arbeitsmitteln, Beratung der Fachbereiche zu Veranstaltungsformaten im Personalbereich, Planung, Terminierung und Koordination von Veranstaltungen inkl. Raumorganisation und interner Abstimmungen, Entwicklung und Dokumentation von Veranstaltungskonzepten, Betreuung von Veranstaltungen vor Ort, Nachbereitung und Evaluation zur Qualitätssicherung, Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Rahmen der Bewerbungsprozesse

Durchführung von Stellenbewertungen, Organisationsberatung für die Fachämter und städtischen Einrichtungen im Bereich der Aufbau- und Ablauforganisation/Prozesse, Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Standards und Grundsätzen im Bereich Organisationsberatung und -entwicklung, Personalbedarfsplanungen und -bemessungen, Durchführung von Organisationsprojekten und Begleitung externer Organisationsuntersuchungen einschließlich Umsetzungscontrolling

Organisation des Sekretariats, Terminkoordination, Administrative Tätigkeiten, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Ansprechpartner für interne und externe Besucher*innen, Organisation von Events, Workshops sowie Sitzungen inklusive Cateringbestellung, Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume

Eigenverantwortliche Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (Live und Digital), Operative Gesamtkoordination von Veranstaltungsabläufen (Location, Technik, Logistik, Akkreditierung etc.), Schnittstellenmanagement (inklusive Briefings und Checklisten) zwischen externen Dienstleistern, Sicherheit, Catering, Verdolmetschung, Bühnenbau, Technik u. a., Steuerung und Umsetzung der Ablaufregie für Präsenz- und Hybridformate (Plenum, Side Events, Live-Stream etc.), Umsetzung des Teilnehmenden- und Stakeholdermanagement, Koordination und Betreuung von internationalen Delegationen, Koordination und Überwachung von projektbezogenen Terminen und Fristen, Budgetplanung und -kontrolle, Durchführung von Ausschreibungen und Vergabeverfahren

Aufbau und Etablierung des Fundraisings für die Finanzierung sozialer Projekte, Akquise von Fördergeldern und Spenden sowie die Betreuung von Spender*innen und Unternehmen, Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Unterstützung bestehender Veranstaltungsformate und Mitwirkung an der Konzeption neuer Events, Mitwirkung im Team des Referats Öffentlichkeitsarbeit

eigenverantwortliche und selbstständige Organisation des Sekretariats (u.a. Teamkoordination, Erledigung von Personalangelegenheiten, Termin- und Raumplanung, Beschaffungswesen, Pflege der Institutshomepage), Verwaltung von Haushaltsmitteln und Drittmitteln einschließlich Budgetplanung, Planung und Organisation von Veranstaltungen und Gremiensitzungen, Unterstützung des Lehr- und Studienbetriebs, z. B. Erstellung von Bescheinigungen, Datenpflege bzgl. Lehrveranstaltungen, Noten und Prüfungen, selbstständige Korrespondenz mit Mitarbeiter*innen, Wissenschaftler*innen sowie Studierenden in deutscher und englischer Sprache

Organisation und Betreuung von inhouse Fort- und Weiterbildung, allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Vertrags- und Datenmanagement und die Erledigung von Schriftverkehr, Organisation und Verwaltung der Hardware für alle Mitarbeiter*innen, Unterstützung bei der Einhaltung der betrieblichen Arbeitssicherheit und der Gesundheitsförderung, Begleitung von Projekten und Prozessen im Bereich Verwaltung und Unterstützung bei der Digitalisierung, Zusammenarbeit mit unseren Zentralbereichen, Behörden, Versicherungen und externen Dienstleistern, sich für Vernetzung stark zu machen

Konzeption sowie eigenständige Planung, Organisation und Durchführung von externen Veranstaltungen für den CHANCEN-Verbund (z. B. Konferenzen, Workshops, Netzwerktreffen und weitere zu entwickelnde Austauschformate), Konzeptionelle Weiterentwicklung von internen Verbund-Veranstaltungen sowie eigenständige Planung, Organisation und Durchführung dieser (z. B. Gremiensitzungen und weitere zu entwickelnde Austauschformate), Weiterentwicklung der Veranstaltungsstrategie im Rahmen der übergeordneten Kommunikationsstrategie des CHANCEN-Verbunds, auch mit Blick auf hybride und digitale Formate, Unterstützung bei Konzeption, Evaluation und Nachbereitung von Veranstaltungen inklusive der Dokumentation und Berichterstattung, Verantwortung für administrative und operative Aufgaben im Bereich Veranstaltungsmanagement, z. B. Aufbau und Pflege einer Kontaktdatenbank, Budgetplanung und Steuerung externer Dienstleistender, Teilnehmenden-Management sowie organisatorische und technische Begleitung von Veranstaltungen, Aktive Mitwirkung im Kommunikationsteam sowie Unterstützung bei der regelmäßigen Berichterstattung (Zwischenberichte und Abschlussbericht)

Organisation, Koordination und Durchführung von (inter-)nationalen Veranstaltungen wie Seminare, Fachgespräche, Konferenzen oder Tage der offenen Tür (vor Ort, hybrid und digital), Konzeptionierung, Umsetzung und Weiterentwicklung veranstaltungsspezifischer Back- und Frontendstruktur zum Anmeldungs-, Zahlungs-, Beitrags- und Informationsmanagement, IFA-übergreifendes Projektcontrolling und Weiterentwicklung der Projektdatenbank, Planung und Mitwirkung bei der Betreuung von Besucherrundgängen, Verwaltung und Auswertung von Statistiken (IFA-Social-Media-Kanäle, Forschungsprojekte, Besucheranzahl etc.)

Kursmanagement für das Weiterbildungsprogramm, Unterstützung im Veranstaltungsmanagement, Organisatorische Betreuung von Dozierenden und Teilnehmenden, Betreuung der Funktionsmailadresse der Personalentwicklung, Administrative Bearbeitung von Rechnungen und Verträgen, Verwaltung von Anträgen auf externe Weiterbildung