Unterstützung des gesamten Teams bei allgemeinen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Organisation von internen und externen Terminen und Besprechungen, Dokumentenpflege, Ablage und Nachverfolgung

Erste Anlaufstelle für Studierende, Promovierende, Gastwissenschaftler*innen sowie nationale und internationale Projektpartner*innen, Verantwortung für die Personalverwaltung und Management vielfältiger Aufgaben im Vertrags-, Finanz- und Drittmittelmanagement, inklusive einfacher Kalkulationen und Abrechnungen, Koordination von Dienstreisen und Terminen, Unterstützung bei deren Vorbereitung und Abrechnung, Entlastung der Kolleg*innen in der Lehre in organisatorischen Belangen, Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben, Mitgestaltung der Außendarstellung, Pflege der Website, Begleitung von Symposien, Workshops, Veranstaltungen und Presseterminen, Übernahme von Verantwortung in der IT-Administration

Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Kundenbetreuung und -beratung, Kommunikation mit unseren Leistungspartner*innen, Entwicklung von Veranstaltungskonzepten, Teilnehmermanagement, Veranstaltungsbegleitung und Steuerung vor Ort, Kostenkalkulation und Angebotserstellung sowie Projektcontrolling und Endabrechnung von Projekte

Begründung, administrative Betreuung sowie Beendigung von tariflichen Beschäftigungs- und beamtenrechtlichen Dienstverhältnissen, Selbstständige Sachbearbeitung aller anfallenden arbeits- und beamtenrechtlichen Fragestellungen sowie aller sonstigen allgemeinen personalrechtlichen Vorgänge, Erstellung von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen, Überprüfung der befristungsrechtlichen Zulässigkeit bei befristeten Arbeitsverträgen, Erstellen und Überprüfen von Zeugnissen, Erstellung von Berichten und Vorlagen zu Personalthemen, Fachliche Anleitung von Auszubildenden, Unterstützung und Beratung der Mitarbeitenden in personalbezogenen Fragestellungen, Unterstützung der Führungskräfte bei der Sicherstellung der Einhaltung arbeitsrechtlicher und sonstiger Vorschriften, Betreuung von Vorstellungsgesprächen im Zusammenhang mit der Personalgewinnung, Aktive Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung von Abläufen

Büroorganisation (Telefondienst, Terminplanung, Ablagegestaltung zumeist in digitaler Form, Postversendung, Raumvergabe, Organisation von Dienstreisen etc.), Buchhalterische Tätigkeiten vor Ort und in Vorbereitung zur Weiterverarbeitung in die Zentralverwaltung des Trägers, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten auf der Grundlage üblicher PC-Programme; dazu gehört z. B. allgemeiner Schriftverkehr wie Einladungen, Bescheinigungen sowie Anforderung von Unterlagen bei zuständigen Behörden, Dokumentation der eigenen, Klienten bezogenen Tätigkeiten in einem Dokumentationsprogramm (digitale Aktenführung), Im Bedarfsfall Vertretung an anderen Standorten innerhalb des Sekretariatsteams, Betreuung des Empfangsbereiches für das Klientel sowie allgemeine Gästebetreuung

Unterstützung bei der Planung und Organisation von Events rund um das Projekt "Velolution", Mitarbeit an der Umsetzung eines Social-Media-Konzepts zur Promotion der Veranstaltungen, Recherchetätigkeiten zu nachhaltiger Mobilität und Einbindung lokaler Akteure, Mithilfe bei der Koordination und Kommunikation mit Partnerstädten, Behörden und Dienstleistern, Unterstützung bei der Erstellung von Veranstaltungsmaterialien, Flyern und Pressemitteilungen, Akquise und Betreuung von freiwilligen Helfer*innen aus dem BUND-SH und Partnerverbänden

Büroorganisation & Schriftverkehr, Arbeitszeiterfassung & Lohnvorbereitung, Einsatzplanung, Unterstützung & Vertretung der Objektleitung Reinigung, Qualitätskontrollen gemäß Leistungsverzeichnis und Qualitätsstandards, Rapportbearbeitung, Schlüssel- & Wohnheimverwaltung

Unterstützung der Geschäftsleitung bei Einstellungsverfahren und Arbeitsverträgen, Koordination von Bewerbungsprozessen, Vorbereitung und Überarbeitung von Arbeitsvertragsunterlagen, Unterstützung der Geschäftsleitung im Personalmanagement, Umsetzung und Überwachung der Stellenplanung, Erstellung von Personalberichten und -analysen für die Geschäftsleitung, Controlling von Arbeitszeitkonten und Zeit-Erfassung, Überwachung und Verwaltung der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden, Sicherstellung der korrekten Zeit-Erfassung und -abrechnung

Allgemeine Büroorganisation, Bearbeitung von Korrespondenz, Verwalten von Terminen, Pflege von Datenbanken, Aktenführung, Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten, Unterstützung bei Abrechnungen, Bearbeitung von Formularen, Vorbereitung von Berichten, Sicherstellung effizienter interner Prozesse

Sie unterstützen die Abteilung in allen administrativen und organisatorischen Belangen., Sie koordinieren, organisieren und dokumentieren Besprechungen, Gremientermine und Schulungen., Sie übernehmen das Veranstaltungsmanagement für Fachtagungen und Seminare – von der Planung bis zur Nachbereitung., Sie wirken aktiv an Projekten mit und bringen Ihre Ideen ein., Sie pflegen die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und sorgen für eine gute interne Kommunikation.

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Verhandlung der Konditionen mit Lieferanten, Abwicklung von Bestellungen, Qualitätsmanagement für unsere Räumlichkeiten, Verwaltung der Zugangskontrolle, Koordination und Beauftragung von Handwerksbetrieben und Möbellieferanten, Verantwortung als Sicherheitsbeauftragte:r, Anforderung und Prüfung von Angeboten, Operative Unterstützung im Rahmen von Umgestaltungsmaßnahmen sowie Organisation der Innenraumgestaltung, Ansprechpartner:in für Hausmeister und Hausverwaltung, Mitarbeit bei der Umsetzung von Veranstaltungen

Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Eigenverantwortliches Bewerbermanagement: Screening von Bewerbungen und Führen von Vorstellungsgesprächen, Vorbereitung und Überarbeitung von Arbeitsvertragsunterlagen, Unterstützung der Geschäftsleitung im Personalmanagement, bei der Stellenplanung und in arbeitsrechtlichen Themen, Pflege von Personalakten und Mitarbeiterstammdaten, Sicherstellung der korrekten Zeiterfassung und -abrechnung durch Controlling der Arbeitszeitkonten, Vorbereitende Lohnbuchhaltung