Administrative Aufnahme von stationären Patientinnen und Patienten im Rahmen der Notfallversorgung sowie geplanter Patienten einschl. Erstellung von Behandlungs- und Wahlleistungsverträgen mit inhaltlicher Aufklärung, Steuerung ambulanter, vor- und stationärer Fallführung unter Beachtung rechtlicher Vorgaben, Klärung von Versicherungsverhältnissen der Patientinnen und Patienten zur Vermeidung von Erlösverlusten durch fehlende Kostenträger einschl. Kostenträgerklärung bei Internationalen Patienten, Abklärung von Vorauszahlungen bei Selbstzahlern ohne Kostenträger nach Rücksprache mit den Interdisziplinären Gruppen (Pflegebereich und ärztlicher Dienst), Erstellung von Sterbefallanzeigen zur Weiterleitung an das Standesamt, Ansprechpartner für Angehörige und Pietäten sowie Sicherung von Wertgegenständen des Nachlasses und Herausgabe an bevollmächtigte Erben, Erfassung von Stammdaten der Eltern und Säuglinge auf den Geburtsanzeigen zur weiteren Bearbeitung / Beurkundung an das Standesamt Frankfurt am Main, Ansprechpartner/in für Ärztinnen und Ärzte, Stationen und Sekretariate bei Rückfragen zum Aufnahmestatus und zu Kostenträgern, Nachbearbeitung von Patienten- und Kostenträgerdaten der stationären Aufnahmen außerhalb unserer Dienstzeiten

Du übernimmst die laufenden Prozesse in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung., Du bearbeitest Eingangs- und Ausgangsrechnungen, des Weiteren kümmerst du dich um das Mahnwesen., Du unterstützt bei der Abstimmung von Konten und wirkst bei Monats- und Jahresabschlüssen mit., Du erstellst Reisekostenabrechnungen., Du bringst dich aktiv in die Optimierung bestehender Prozesse und Systeme ein.

Tätigkeiten bei der Altlastenbearbeitung und für Maßnahmen des vorsorgenden Bodenschutzes, Veranlassung und fachliche Begutachtung von Boden- und Grundwasseruntersuchungen sowie Sanierungsvorhaben im Einzelfall, Erteilung von Auskünften zu Boden- und Grundwasserverunreinigungen und Beratung von Bauherrn und Investoren auch nach UIG/IFG bei komplexen Sachverhalten, Sonderaufgabe Entwicklung und Pflege fachbezogener Daten Wissensmanagement, Vororteinsätze bei Akutfällen, Havarien und Großschadensereignissen, Stellungnahmen im Rahmen von Planungs- und Genehmigungsverfahren, Führung des Bodenbelastungskatasters für den Bezirk & Erteilung von Auskünften zu Boden- und Grundwasserverunreinigungen

Eigenverantwortliche Bearbeitung der laufenden Finanzbuchhaltung für zugeordnete Bereiche und Einrichtungen., Prüfung, Kontierung und Verbuchung von Eingangsrechnungen im Buchhaltungssystem Diamant., Verbuchung und Abstimmung von Bankkonten sowie Bearbeitung laufender Zahlungsvorgänge., Verantwortung für die Verbuchung und Abstimmung der Kassen und Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Kassenbuchhaltung., Eigenverantwortliche Durchführung von Monatsabschlüssen inklusive Kontenabstimmungen und Plausibilitätsprüfungen., Vorbereitung der Unterlagen für die Jahresabschlüsse der zugeordneten Bereiche., Laufende Kontenklärung sowie Bearbeitung und Klärung buchhalterischer Differenzen und Rückfragen., Ansprechperson für buchhalterische Fragestellungen der operativen Bereiche im Rahmen der laufenden Finanzbuchhaltung.

Eigenständige Organisation und Koordination des Chefarztsekretariats, Vorausschauende Planung und Abstimmung von Terminen und Prioritäten, Ansprechpartnerin für Patientinnen, Patienten und Angehörige in organisatorischen Anliegen sowie Planung von Terminen und Vorbereitung der Patientenunterlagen, Eigenverantwortliche Durchführung der Abrechnung nach EBM, Verantwortliche Steuerung bzw. eigenverantwortliche Durchführung der Abrechnung nach GOÄ in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister, Zentrale Ansprechpartnerin für interne und externe Kommunikation

Administrative Aufgaben im Personalbereich mit Herz und Sachverstand übernehmen und aktiv beim Bewerbermanagement unterstützen., Digitale Personalakten und Stammdaten pflegen und vorbereitende Aufgaben zur Entgeltabrechnung erledigen., Arbeitsverträge, Zeugnisse und Bescheinigungen nach Vorgabe erstellen., Als Teamplayer die Personalreferenten bei organisatorischen Aufgaben und im operativen Tagesgeschäft unterstützen., Personalstatistiken und -auswertungen führen und pflegen sowie eigene Impulse einbringen., Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Arbeitnehmergremien, Mitarbeitenden und Führungskräften.

Eigenverantwortliche Übernahme aller anfallenden Aufgaben im Bereich der Entgeltabrechnung für sämtliche Personengruppen innerhalb eines definierten Betreuungsbereiches, Anlage und Pflege der Stamm- und Bewegungsdaten in der Entgeltabrechnungssoftware, Selbstständige Durchführung der Entgeltabrechnung sowie Kontrolle der Abrechnungsergebnisse, Durchführung der Meldungen (EEL, AAG, eAU) und Erstellung erforderlicher Bescheinigungen, Ansprechpartner*in für Rückfragen von angestellten Mitarbeiter*innen in Bezug auf die Entgeltabrechnung, Erledigung des mit den Aufgaben in Zusammenhang stehenden Schriftverkehrs, Austrittsbearbeitung einschließlich Personalaktenauflösung, Übernahme von Sonderaufgaben im Bereich Entgeltabrechnung, Enge Zusammenarbeit mit der Zentralen Gehaltsabrechnungsstelle des Diakonischen Werkes Württemberg (ZGASt), Abwesenheitsvertretung der anderen beiden Kolleginnen mit identischem Aufgabengebiet

stationäre Patientenabrechnung gemäß Fallpauschalenvereinbarung, Abrechnung Tagesklinik, Betreuung Datenträgeraustausch gemäß § 301 SGB V mit GKV, analog mit PKV und Berufsgenossenschaften, Unterstützung der Patientenaufnahme im Bereich Vertragswesen, Kostensicherung und Fallführung, Organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung

Verantwortung für die Organisation des Bereiches Kurverwaltung, organisatorische Abwicklung der Kurse und deren Dokumentation, kurs- kursleiter- und Teilnehmer Datenerfassung in der kursverwaltungs-software, Vorbereitung und Kontrolle von teilnahmelisten und Einwahl Protokollen pflege, Abwicklung der Kurse und deren Dokumentation

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, z. B. Formularerstellung, Schriftverkehr, Materialverwaltung und -beschaffung, Fehlzeitenmanagement, Dozentenabrechnung, Unterstützung im Qualitätsmanagement und in Zertifizierungsprozessen, Eingabe und Auswertung ausbildungsbezogener Daten in unseren Programmen, Unterstützung Bewerbungsmanagement, Medienverleih und -verwaltung, Organisation und Aktualisierung der Bibliothek und Ausleihe, Unterstützung und Evaluation interner Prozesse

Personaldaten erfassen, Exel Tabellen erstellen und führen, Buchungen von Rechnungen, Barbetragsverwaltung gemäß QM-Vorgaben, Heimverträge erstellen, Antragstellung bei Behörden, Sicherstellen der Kundenzufriedenheit, Unterstützung der Schnittstellen, Beratung und Unterstützung von Heimplatzintressenten, Bearbeiten und Kontierung von Rechnungen, Verwalten von Kassen, Allgemeiner Schriftverkehr

Erfassung, Pflege und Aktualisierung der Stammdaten in der Verwaltungssoftware (KitaPlus), Führung von Beitragskonten, Abstimmung mit dem Landratsamt bei Übernahme der Elternbeiträge durch öffentliche Stellen, Bearbeitung bei Übernahmeerklärung, Bearbeitung von Lastschriftmandaten, Überwachung der Zahlungseingänge, Mahnwesen, eigenständige Durchführung der ersten Mahnstufe, Vorbereitung von Unterlagen für das gerichtliche Mahnverfahren, bzw. Übergabe an Inkassostellen in Abstimmung mit den Kirchenpfleger*innen, Erfassen der Zahlungseingänge in KitaPlus, Beratung von Kita-Leitungen und Kirchenpfleger*innen, Zusammenarbeit mit der Buchhaltung im SG Finanzen, Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Verwaltungsprozessen

Mitwirkung am Patienten-Aufnahmemanagement, Mitwirkung am Patienten-Entlassmanagement, Kontaktstelle zum Pflegepersonal, zu Patienten und Angehörigen, Mitwirkung an der Erstellung von Arztbriefen, Übernahme weiterer administrativer Aufgaben nach Absprache

Anfertigung von Korrespondenz, Fristennotierung und -überwachung, Termin- und Reiseplanung, Wahrnehmung von allgemeinen Sekretariatsaufgaben

Erstellen von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen verschiedenster Branchen und Rechtsformen, Bearbeitung von Finanzbuchhaltungen, Betreuung eines eigenen Mandantenstamms, Unterstützung des Mandanten bei verschiedenen steuerlichen Fragestellungen

Vertrags- und Fristenmanagement, Finanz- und Rechnungswesen, betriebswirtschaftliche Unterstützung und Statistik, Personalverwaltung, Koordinierung und Planung des Büroalltags, Kinder- und Betreutenschutz

Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben im Tagesgeschäft, Unterstützung der Abteilungsleitung und Projektleiter bei Bauvorhaben, Mitarbeit bei der Vorbereitung von Verträgen, Vergaben und Beauftragungen, Mitwirkung bei Vergabeverfahren und Submissionen, einschließlich der Durchführung von eVergaben; wünschenswert sind entsprechende Kenntnisse oder die Bereitschaft, sich in die eingesetzten Systeme einzuarbeiten, Rechnungsbearbeitung und -controlling im Baubereich, Strukturierte Dokumentation, Archivierung sowie Organisation und Protokollierung von Besprechungen

Selbstständige Organisation und Erledigung von administrativen Assistenzaufgaben im Personalbereich, Betreuung der Sprechzeiten der Personalabteilung als erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Koordination und Organisation interner und externer Termine, Administrative Unterstützung im Personal- und Bewerbermanagement, Verwaltung und Bearbeitung des Post- und E-Mail-Eingangs

Erfassung der Arbeitszeiten, Prüfung und Freigabe von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Erstellung und Bearbeitung von Privatrechnungen, Abrechnung von Implantatleistungen, Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten

Erstellung der Betriebs- und Heizkostenabrechnungen für die zu verantwortenden Wohn- und Gewerbemietverhältnisse, Prüfung und Kontierung eingehender Rechnungen gemäß der Betriebs- und Heizkostenverordnung, Ansprechperson für unsere Mieterschaft, Versorger:innen sowie Dienstleister:innen und Bearbeitung von Anfragen zur Abrechnung, zu Widersprüchen und weiteren abrechnungsrelevanten Themen, Erkennen von Einspar-, Optimierungs- und Weiterentwicklungspotenzial durch Analysen und ein operatives Betriebskostencontrolling, Mitwirkung bei der Gestaltung und Verhandlung von Dienstleistungs- und Wartungsverträgen und Erteilung von Aufträgen, Durchführung von Mietanpassungen und Nachhalten von Zustimmungen, Abrechnungsrelevante Stammdatenpflege, Mitarbeit in team- und fachübergreifenden Projekten