Planung, Organisation und Umsetzung interner und externer Veranstaltungen wie Kundenevents, Messeauftritte oder interne Formate, Unterstützung des Marketing-Teams bei der strategischen und operativen Umsetzung von Event- und Kommunikationsaktivitäten, Auswahl und Steuerung externer Dienstleister (z. B. Location, Technik, Catering, Messebau) und dabei Kosten und Qualität im Blick behalten, Sicherstellung einer reibungslosen internen Abstimmung und Kommunikation rund um alle Veranstaltungsformate, Aktive Beitragsleistung zur Stärkung der Markenpräsenz auf Messen und Events

Eigenständige Erfassung und Dokumentation von Schäden und technischen Mängeln in den Liegenschaften, Planung und Koordination der Instandsetzung unter Berücksichtigung des Denkmalschutzes: Einholen und Vergleichen von Angeboten, Beauftragung sowie Überwachung und Abrechnung der Dienstleister, Organisation regelmäßiger sicherheitsrelevanter Fortbildungen für das Personal (Erste-Hilfekurse, Brandschutzbelehrung usw.), Verantwortlich für sämtliche versicherungstechnischen Belange (Recherche, Kontrolle der Policen, Bearbeitung von Schadenfällen usw.), Umsetzung baurechtlicher und berufsgenossenschaftlicher Vorgaben (z. B. TÜV, DGUV, Wartungsintervalle), Überwachung der Verkehrssicherheit auf dem gesamten Gelände sowie Organisation und Dokumentation der jährlichen Baumbeschau/Grünpflege inklusive Beauftragung und Abrechnung, Erstellung der Nebenkostenabrechnungen der Liegenschaft, Bearbeitung von kurzzeitigen Vermietungs- und Eventanfragen: Angebotserstellung, Abwicklung und Abrechnung inklusive Veranstaltungsbetreuung, Organisation, Planung und Durchführung interner Veranstaltungen sowie des Landmarktes, einschließlich technischer und personeller Abstimmung, Vertretung der Geschäftsführung bei Abwesenheit

Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Netzwerkformaten – online wie in Präsenz – von der Planung bis zur Evaluation, Inhaltliche Projektarbeit zu verschiedenen Themen, z. B. Umfragen, Redaktionelle Mitarbeit an Inhalten für den Newsletter, die Website und Social Media, Recherche zu aktuellen Themen und Formaten im Bereich Karriereberatung und Alumnimanagement, Mitarbeit am systematischen Career Tracking und am Ausbau unseres Alumni-Netzwerks, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und einfachen Datenanalysen, Redaktionelle Mitarbeit an Inhalten für die Website und Social Media, Pflege und Weiterentwicklung des Career-Center-Webauftritts, z. B. im Rahmen des Veranstaltungsmanagements

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen anlässlich von Workshops und internen Veranstaltungen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Verhandlung der Konditionen mit Lieferanten, Abwicklung von Bestellungen, u. a. für Büro- und Küchenbedarf, sowie Bestandskontrolle, Qualitätsmanagement für unsere Räumlichkeiten (Küchen, Besprechungsräume), Verwaltung der Zugangskontrolle, Koordination und Beauftragung von Handwerksbetrieben (z. B. für Reparaturen) und Möbellieferanten, Verantwortung als Sicherheitsbeauftragte:r (gemeinsam mit einer Kolleg:in in gegenseitiger Vertretung), Anforderung und Prüfung von Angeboten z. B. im Rahmen von Umbauten und Wartungen, Operative Unterstützung im Rahmen von Umgestaltungsmaßnahmen sowie Organisation der Innenraumgestaltung, Ansprechpartner:in für Hausmeister und Hausverwaltung, Mitarbeit bei der Umsetzung von Veranstaltungen

Verantwortung für die strategische Planung und Umsetzung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und der Unternehmenskommunikation des „Freitag“ auf allen Kanälen, Steuerung eines ganzheitlichen Markenauftritts, Planung und Durchführung von Messen und weiteren öffentlichen Auftritten des Unternehmens inklusive Konzeption des Veranstaltungsprogramms, Entwicklung und Betreuung von Veranstaltungsformaten in Abstimmung mit der „Freitag“-Redaktion und externen Kooperationspartnern, Eigenständige Betreuung und Weiterentwicklung unseres LinkedIn-Kanals

Organisatorische Planung und Durchführung von Sprachkursen, Fortbildungsangeboten, Tests und Prüfungen, Datenbankgestützte Erfassung und Verwaltung von Bewerber*innen-und Teilnehmer*innendaten für die Angebote des Sprachlernzentrums, Korrespondenz mit internen und externen Adressat*innen, Überprüfung von Entgelteingängen und Bearbeitung der Honorarabrechnungen, Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen, Zertifikaten und Zeugnissen sowie Archivierung von Prüfungsunterlagen, Vorbereitung von Lehraufträgen und Dozent*innenverträgen, Unterstützung bei der Erstellung von Broschüren und Flyern, Beratung von Studienbewerber*innen, Studierenden und Dozent*innen zu organisatorischen und inhaltlichen Fragen in deutscher und englischer Sprache, Organisatorische Unterstützung der Leitung des Sprachzentrums hinsichtlich Veranstaltungs-, Reise- und Terminplanung

Unterstützung des Projektcontrollings durch Vorprüfung von Rechnungen und Vorbereitung der Projektabrechnung, Unterstützung bei allen administrativen Aufgaben im Projektmanagement, Organisation der Projektablage und -dokumentation und der Evaluation, Teilnehmer*innenwerbung und ggf. Mitarbeit bei der projektbezogenen Öffentlichkeitsarbeit, Teilnehmer*innenbetreuung und Community Management, Recherche und Absprachen mit externen Dienstleister*innen, Korrespondenz mit Teilnehmer*innen und Referent*innen auf Deutsch und Englisch, Pflege von Webseiten, Erstellung von projektbezogenen Dokumentationen, Pflege von Datenbanken, Zuarbeit bei der Beantragung von Dritt- und EU-Fördermitteln, Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Personalprozessen

Koordinationder hauswirtschaftlichen Versorgung und Verpflegung am Standort Rösrath, Aufbau und Koordination eines zentralen Einkaufs inkl. Implementierung eines Warenwirtschaftssystems, Durchführung von Bestellungen und Betreuung der Lieferantenbeziehungen, Mitwirkung bei der Verwaltung und Steuerung von Rahmenverträgen – insbesondere in der Unterhaltsreinigung, Betreuung der Schnittstellen zur Verwaltung und zu allen Betreuungseinrichtungen, Perspektivisch: Übernahme der Personalverantwortungim Bereich Hauswirtschaft, Organisation der Veranstaltungsbetreuung(z. B. Raumversorgung, Bestellungen)

Mitarbeit bei der Organisation der Berufsorientierungsmesse vocatium in Hannover, Aufbau neuer Kontakte zu Unternehmen, Fach- und Hochschulen sowie Institutionen, Pflege und Weiterentwicklung von bestehenden Kontakten zu Ausstellern, Schulen und Netzwerkpartnern, Vorstellung und Präsentation des Messekonzeptes bei Schüler*innen im Unterricht, administrative Aufgaben und Datenpflege

Kundenberatung, Auftragsannahme und Auftragserstellung, Erstellung von Organisations- und Personalplänen sowie Cateringangeboten und Speisevorschlägen, Eigenständige Planung von Veranstaltungen sowie deren Koordination und Überwachung vor Ort, Erstellung und Gestaltung von Druckerzeugnissen, Preislisten und Schildern

Eigenverantwortliche Arbeit im Tagesgeschäft des DPtV CAMPUS Teams, Übernahme von Aufgaben am Telefon, E-Mail-Korrespondenz, interne Kommunikation und Abstimmung, Selbstständige Planung und Koordination der Organisation und Betreuung von Online-Veranstaltungen (nachmittags, abends, an Samstagen, selten an Sonntagen), Zentrale*r Ansprechpartner*in für Teilnehmende und Referent*innen, Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung einschließlich der Organisation und Bereitstellung der Seminarunterlagen, Nachbereitung der Veranstaltungen, insbesondere Durchführung von Evaluationen sowie Erstellung und Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Verhandlung der Konditionen mit Lieferanten, Abwicklung von Bestellungen, Qualitätsmanagement für unsere Räumlichkeiten, Verwaltung der Zugangskontrolle, Koordination und Beauftragung von Handwerksbetrieben und Möbellieferanten, Verantwortung als Sicherheitsbeauftragte:r, Anforderung und Prüfung von Angeboten, Operative Unterstützung im Rahmen von Umgestaltungsmaßnahmen sowie Organisation der Innenraumgestaltung, Ansprechpartner:in für Hausmeister und Hausverwaltung, Mitarbeit bei der Umsetzung von Veranstaltungen