Sicherstellung der Bürologistik, einschließlich Bestellwesen, Ablagesystem und Raumlogistik, Unterstützung bei internen Arbeitsabläufen und Büroinfrastruktur (z. B. Posteingang und -ausgang, technische Infrastruktur und Arbeitsausstattungen), Unterstützung bei Buchhaltungs- und Vergabeprozessen (z. B. Prüfung, vorbereitende Buchhaltung, Dokumentation), Dokumentenpflege (Prüfung, Ablage und Digitalisierung), Regelmäßige Prüfung und Verwaltung laufender Abonnements (z. B. im Bereich Büroinfrastruktur, Projektmanagementtools), Unterstützung der Leitung in organisatorischen und administrativen Aufgaben (inkl. Reiseplanung, Terminkoordination), Veranstaltungsassis

Ansprechperson im Bereich Empfang für interne und externe Kontakte, Empfang und Betreuung von Gästen, Unterstützung des Dienstleistungszentrums in allen administrativen und organisatorischen Belangen (z. B. Hotelreservierungen, Bestellungen für Verbrauchsmaterial, Datenerfassung und -recherche), Betreuung der Telefonzentrale und administrativer Support für Mitarbeiter (z. B. Schreibarbeiten und Lektorate), Verwaltung des Postein- und -ausgangs, des digitalen Postfachs sowie des Fahrzeugpools, Unterstützung des externen Datenschutzbeauftragten und Koordination von Datenschutzmaßnahmen als erste Kontaktperson für Datenschutzthemen

Professionelles Beziehungs- und Arbeitsmanagement zu den relevanten Stakeholdern, Souveräne und eigenverantwortliche Übernahme des gesamten Büromanagements, Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen sowie Kommunikation/Abstimmung mit Fachabteilungen, Eigenverantwortliche Unterstützung bei Einzelthemen und inhaltlichen Terminvorbereitungen durch Recherche, Analysen und Aufbereitung von Informationen, Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen, Mitwirkung bei der Vorbereitung unternehmensinterner und -externer Veranstaltungen, Erstellen und Überarbeitung von Präsentationsunterlagen, Koordination und Unterstützung bei ressortübergreifenden Themen sowie Schnittstellenkoordination nach innen und extern, Temporäre Vertretung bei Abwesenheit von Kolleginnen und Kollegen

Verantwortung für den Empfangsbereich und die Office-Organisation, inklusive Schicht- und Aufgabenplanung, Steuerung des Facility Managements (Instandhaltung, Dienstleister, Einkauf), Empfang und Betreuung von Gästen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Bearbeitung von Post, E-Mails und Rechnungseingängen, Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter sowie der Practices im Tagesgeschäft, Eigenständige Planung von Projekten (z. B. Büroumbau, Renovierungen)

Unterstützung unseres Teams in allgemeinen Bürotätigkeiten, Assistenzaufgaben, Annehmen von Telefonaten, Datenpflege, Unterstützung in der Buchhaltung, Weitere Aufgaben nach persönlichem Interesse und Kompetenzen

Office- und Terminmanagement für die Bereichsleitung Personal, Organisation von Reisen, Koordination von Terminen und E-Mails, Erstellung von Vorlagen und Präsentationen, Zentrale Ansprechperson für organisatorische Belange im Personalbereich, Unterstützung des Teams bei operativen, administrativen und Ad-hoc-Aufgaben, Mitwirkung bei Sonderaufgaben, Organisation interner Meetings und Team-Events, Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Abläufen, Kommunikative Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpersonen

Koordinieren von Terminen und Raumbuchungen, Organisieren von Dienstreisen im In- und Ausland (Buchung bis Abrechnung), Vorbereiten von Ausschreibungen und Einkaufsvorgängen, Rechnungsabwicklung, Pflegen der Intranet-Seiten der Abteilung, Unterstützung bei der Gestaltung von Präsentationen nach Corporate Design, Monitoren des Abteilungsbudgets, Unterstützung bei der Budgetplanung, Unterstützung beim Prozess um die Einstellung von neuen Mitarbeitenden, Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung des Teams bei anfallenden Aufgaben

Unterstützung der Bereichsleiter*innen bei der Organisation und Koordination von Terminen, Korrespondenz mit Stakeholdern, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings, Veranstaltungen und Gremiensitzungen, Unterstützung des Teams bei Aufgaben zur Mitgliederpflege und Mitgliederverwaltung

Unterstützung der Ortsvereine, Kreis- sowie Stadtverbände, Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Veranstaltungen, Koordination und Verwaltung von Veranstaltungen im Rahmen des Fortbildungskatalogs für ehrenamtlich Engagierte, Unterstützung beim Führen der zentralen Mitgliederverwaltung, Unterstützung bei verbandsinternen Prozessen, Verwaltung von Materialien zu Öffentlichkeitsarbeit, Sicherstellen reibungsloser administrativer Abläufe (z.B. Rechnungen, Buchungen, Statistiken, Verträge), Terminplanung- und Organisation, Geschäftskorrespondenz, Netzwerkpflege und Kommunikationsschnittstelle (u.a. mit ehrenamtlich Engagierten, Mitarbeiter*innen, externen Kooperationspartner*innen)

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Unterstützung sowie eigenverantwortliche Übernahme von Projekten, Beauftragungen (z.B. Compliance) und weiteren Aufgaben (z.B. Veranstaltungsorganisation), Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Kunden, internen Abteilungen sowie externen Partnern

Angebots- und Rechnungserstellung, Bearbeitung von Dokumenten und Protokollen, Allgemeiner Schriftverkehr, Unterstützung unserer technischen Abteilungen

Übernahme allgemeiner Organisations- und Assistenzaufgaben, einschließlich Terminplanung, Korrespondenz und Büroorganisation, Übernahme von klinikinternen Projekten im Gesundheitswesen, Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen Tätigkeiten, Vorbereitung, Abstimmung und Erstellung von internen und externen Geschäftsunterlagen, Koordination und Kommunikation mit internen Fachabteilungen sowie externen Partnern und Dienstleistern, Zentrale Schnittstelle innerhalb des Unternehmens

Eigenverantwortliche Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen, einschließlich Reiseplanung, -buchung und -abrechnung, Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Dokumentationen, Unterstützung bei komplexen Projekten im Bereich Mergers & Acquisitions, Sicherstellung einer reibungslosen internen und externen Kommunikation, Selbstständige Organisation Ihres Verantwortungsbereichs und effiziente Entlastung des Teams im Tagesgeschäft

Assistenz der Geschäftsleitenden Beamtin und deren Stellvertretung, Vertretung Assistenz Bürgermeister, Organisation von Meetings, Terminen und Koordination von Projekten und Zeitplänen, Anordnung von Rechnungen

Büromanagement für die Leitung des Datenlabors, Operative sowie administrative Unterstützung des Teams, zum Beispiel bei der Arbeitsorganisation, Berichtswesen, Dokumentation, einschließlich der Führung der E-Akte, Recherchetätigkeiten und inhaltliche Zuarbeit, Unterstützung bei der Erstellung und Nachverfolgung von Ausschreibungen und Aufträgen, Projektseitige Schnittstelle zur internen Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit, Organisation und Koordination von Veranstaltungen und Terminen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, teilweise Protokollführung, Vorbereitung, Abstimmung und Nachverfolgung von Anträgen und Vorlagen

Organisation und Betreuung von inhouse Fort- und Weiterbildung, allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Vertrags- und Datenmanagement und die Erledigung von Schriftverkehr, Organisation und Verwaltung der Hardware für alle Mitarbeiter*innen, Unterstützung bei der Einhaltung der betrieblichen Arbeitssicherheit und der Gesundheitsförderung, Begleitung von Projekten und Prozessen im Bereich Verwaltung und Unterstützung bei der Digitalisierung, Zusammenarbeit mit unseren Zentralbereichen, Behörden, Versicherungen und externen Dienstleistern, sich für Vernetzung stark zu machen

Selbstständige Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Organisation und Koordination von Geschäftsreisen für das Management, Prüfung und Verbuchung der monatlichen Kreditkartenabrechnungen, Erstellung von Reports für Accounting und Behörden, Aktive Unterstützung in der Mitarbeiterbetreuung (z. B. On-/Offboarding, Erstellung von Arbeitszeugnissen), Pflege und Aktualisierung unserer HR-Systeme (z. B. Schulungsdatenbank), Mitarbeit bei administrativen HR-Aufgaben sowie spannenden Projekten

Organisation des Bürobetriebs, Korrespondenz, Schreibarbeiten und Verwaltungsaufgaben, Aufbau eines internen Büroservices, Anleitung eines Mitarbeiters mit Assistenzbedarf in Bürotätigkeiten, Rechnungsprüfung und Führung der Betriebsmittelkasse

Supporting the management in all strategic and operational tasks, Organisation, coordination, preparation and follow-up of internal and external appointments, Preparation of documents for presentations, decision papers, statistics and reports, Administrative handling of all HR-related processes, Drafting contracts of employment, contract amendments, references and certificates, Creating analyses and statistics as well as maintenance of personnel data, Support in the screening of applications and correspondence with applicants, Handling general assistance and secretarial tasks

Betreuung aller operativen Workspace-Fragestellungen einschließlich IT-Themen, Sicherstellung eines einheitlichen Qualitätsstandards, Post- und Materialmanagement, Koordination lokaler Dienstleister und der Hausverwaltung, Sicherstellung der Qualität von Hygiene- und Ordnungskonzepten, Organisation von Onboarding- und Exit-Prozessen einschließlich Mitarbeiterausstattung und Dienstwagenhandling, Verantwortung für Arbeitsschutz und -sicherheit, Kommunikation standortspezifischer Informationen, Pflege und Aktualisierung des Intranets, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Betreuung und Koordination aller externen Workspace-Partner