Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Bedienung von Postbearbeitungsmaschinen, Verantwortung für die Führung der Hauptkasse, Organisation und Verwaltung von Büromaterialbestellungen, Buchung von Bahn- und Flugtickets sowie Hotelübernachtungen für Dienstreisen, Verwaltung und Koordination der Konferenzräume, Betreuung und Versendung von Formularen und Dokumenten, Pflege und Verwaltung des Inventars, Übernahme allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben

Unterstützung der zwei Abteilungsleitenden im Tagesgeschäft, Übernahme klassischer Assistenzaufgaben wie Termin- und Reisemanagement, Korrespondenz sowie die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Koordination von Meetings, Jour fixes und interne Veranstaltungen – von der Raum- und Hotelbuchung, über das Einladungsmanagement, die Abstimmung mit Referent:innen bis zum Versand von Outlook-Einladungen, Vorbereitung von Agenden, Übernahme des Teilnehmermanagements, Organisation von Hospitationen, Zuständigkeit für die operative Beschaffung externer Dienstleistungen, Einholung von Angeboten, Anlegen von EKWs, Mitwirkung bei der Rechnungsbearbeitung, Pflege von Buchungs- und Kostenübersichten

Erstellung von Präsentationsunterlagen, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Betreuung von externen Besuchern, Sicherstellung des Informationsflusses zu anderen Organisationseinheiten, Kennzeichnung, Dokumentation und Archivierung von Unterlagen, Unterstützung bei der Durchführung von Genehmigungsverfahren (z.B. Erstellung von Antragsunterlagen und Verfolgung der Abarbeitung von Nebenbestimmungen), Erledigung von Sekretariatsarbeiten

Working independently on general assistance and secretarial tasks, Optimisation of processes in day-to-day business, Interdepartmental communication and alignment, Supporting our departments in internal meetings, projects and general enquiries, Contact person for administrative staff, Planning of team meetings for the development of the administration team, Organisation, coordination, as well as preparation and follow-up of appointments and customer events, Handling agreements and business correspondence in various languages

Kalenderführung und Organisation von Meetings, Terminen und Veranstaltungen (z. B. Workshops, Recruiting-Events, Lehrveranstaltungen), Reiseplanung und Abrechnung von Dienstreisen, Administrative Unterstützung bei der Verwaltung nationaler und internationaler Drittmittelprojekte sowie Budgetüberwachung, Schnittstelle und Ansprechpartner:in an beiden Standorten für interne und externe Partner:innen, insbesondere für Promovierende, Korrespondenz und Kommunikation in deutscher und englischer Sprache

Unterstützen administrativer und organisatorischer Abläufe, Mitwirken in der Personalverwaltung, etwa bei Sachbearbeitung und Personalentwicklung, Anwenden von Verwaltungsverfahren bei Querschnitts- und Fachaufgaben, Bearbeiten von Schriftverkehr sowie Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, Verwalten und Aufbereiten von Informationen mit moderner Bürosoftware, Erstellen von Statistiken, Übersichten und dienstlichen Dokumenten, Organisieren von Dienstreisen, Besprechungen und Veranstaltungen, Vertiefung individueller Schwerpunkte im Rahmen der Wahlqualifikationen

die Bearbeitung des gesamten Schriftverkehrs, die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Klausurtagungen, die Organisation von Dienstreisen und Fortbildungen, die Terminkoordination und -überwachung inklusive Bewirtung und Reservierung von Räumen und Fahrzeugen, das Melde- und Bestellwesen

Koordination des Freigabeprozesses für Eingangsrechnungen und Kommunikation mit dem externen Wirtschaftsprüfer, Ansprechpartner:in für Zahlungsverkehr und Rückfragen zur Rechnungsbearbeitung, Unterstützung bei der Vorbereitung und Weiterleitung buchhalterischer Unterlagen, Pflege und Nachverfolgung von Zahlungsläufen und offenen Posten, Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei Projekten, Allgemeine Büroorganisation sowie Schnittstelle zu internen Teams und externen Partner:innen, Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen

Verwaltung von Werksausweisen, Transpondern und Personalakten, Terminkoordination, Sitzungsprotokolle, Verwaltung der Baukasse, Abrechnung und Auszahlungen, Reisekosten, Eingaben in EPas, Ablage von Unterlagen (Beauftragungen, Unterweisungen etc.), Bereitschaftsplan erstellen/verteilen, Kennzahlenpflege, Aushänge, Pflegen der Dokumentenablage, Organisation von Besuchen/Veranstaltungen am Standort

Mitarbeit und Unterstützung bei der Finanzverwaltung, Rechnungsbuchhaltung und Kontoführung mittels SAP, Mitarbeit und Unterstützung bei der Personalverwaltung (Erstellung von Verträgen & Verwaltung der Personalunterlagen), Mitarbeit und Unterstützung bei der Reisekostenverwaltung (Beantragung & Abrechnung von Dienstreisen), Bestellwesen (Bestellung von Büromaterial etc.), Korrespondenz in Deutsch und Englisch, allgemeine Verwaltungsaufgaben und Büroarbeiten, Betreuung ausländischer Gäste sowie Organisation von Veranstaltungen

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Verhandlung der Konditionen mit Lieferanten, Abwicklung von Bestellungen, Qualitätsmanagement für unsere Räumlichkeiten, Verwaltung der Zugangskontrolle, Koordination und Beauftragung von Handwerksbetrieben und Möbellieferanten, Verantwortung als Sicherheitsbeauftragte:r, Anforderung und Prüfung von Angeboten, Operative Unterstützung im Rahmen von Umgestaltungsmaßnahmen sowie Organisation der Innenraumgestaltung, Ansprechpartner:in für Hausmeister und Hausverwaltung, Mitarbeit bei der Umsetzung von Veranstaltungen

Vertretung Bereich Haushaltsnahe Dienstleistungen (Fachberatungen und Vermittlungen), Dokumentation in unserer CRM-Datenbank, Koordination der Werkstudierende/Rechercheteam, Recherchetätigkeiten im Rechercheteam, Unterstützung Fachbereichsleiterin EAP

kaufmännische Prozesse erlernen, moderne Software und IT-Programme professionell einsetzen, optimales Terminmanagement erlernen, Büro- und Geschäftsprozesse in den Bereichen der Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Rechnungswesen und Personalwesen kennenlernen, bürowirtschaftliche Aufgabenstellungen bearbeiten

Ansprechpartner für Kunden und Partner im persönlichen und telefonischen Kontakt, Rechnungsverarbeitung und Unterstützung der Buchhaltung (Postbearbeitung, Terminkoordination, Bestellwesen), Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen sowie Eventmanagement, Versicherungsabwicklung, Mitarbeiterbetreuung, Bearbeitung von Texten und Präsentationen, Allgemeine Büroorganisation

Organisation und Vorbereitung von Meetings & Veranstaltungen, Protokollierung und Dokumentation von Projektprozessen und -ergebnissen, Umsetzung der finanz- und verwaltungsbezogenen Vorgaben für das Projekt (z. B. Teilnehmerlisten führen, Kofinanzierung sichern, Belege weiterleiten, Vergleichsangebote einholen etc.), Enge Kommunikation und Kooperation mit der Sachbearbeitung Drittmittelverwaltung, Unterstützung bei der Durchführung von Recherchen sowie Erstellung von Präsentationen und Dokumenten, Übernahme von Reise- und Terminkoordination, Führen der administrativen Projektakten

Allgemeine Sekretariatsaufgaben (wie z.B. Schreibarbeiten, Postbearbeitung, Büro- und Telefonpräsenz, Terminkoordination, Pflege und Archivierung der Dokumentenablage, Erstellen und Pflege von Übersichten, Organisation von Dienstreisen), Vorbereitung von Arbeitsverträgen für studentisches und wissenschaftliches Personal, Bestandsmanagement von Büromaterialien, Materialbestellung, Lieferungskontrolle, Administrative Unterstützung bei der finanzwirtschaftlichen Verwaltung des Lehrstuhls (z.B. Reisekostenabrechnung, Finanzkontrolle, Personalangelegenheiten), Organisation von Seminaren, Tagungen und Sonderveranstaltungen (Planungen von Räumlichkeiten und der Verpflegung), Betreuung von (internationalen) Gastwissenschaftlerinnen/Gastwissenschaftlern, Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen, Mithilfe bei der Erstellung von Lehrmaterialien

Assistenz der Geschäftsbereichsleitung, u. a. Terminsteuerung u. -überwachung, Selbstständige Organisation des Geschäftsbetriebes, Organisation/Vorbereitung von Besprechungen/Sitzungen sowie Dienstreisen, Übernahme von organisatorischen Teilaufgaben nach grober Vorgabe, Planung/Vorbereitung von Arbeits- und Entscheidungsprozessen oder kleineren Projekten, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, Überwachung der Beschlussausführung in Abstimmung mit Abteilungsleitungen/Geschäftsbereichsleitung, Einfache Sachbearbeitung aus verschiedenen Abteilungen des Geschäftsbereiches

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Geschäft, Terminkoordination, Reiseplanung, Vor- und Nachbereitung von Meetings unter Nutzung moderner Kommunikations- und Kollaborationstechnologien, Vorbereitung von Veranstaltungen, wie dem SkF Jubiläum 2026, Organisation der betriebsmedizinischen Untersuchungen, Pflege und Weiterentwicklung von Excel-Tabellen, Berichten und Word-Dokumenten, Unterstützung bei dem effizienten Einsatz von aktuellen Medien- und IT-Technologien

Mitwirkung bei Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Bezirks-, des Jugend-, Sport und Regionalpartnerschaftsausschusses sowie des Bezirkstages, Koordination und Archivierung von Grußworten, Pflege und Fortschreibung der Rechtssammlung, Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Vorzimmertätigkeiten, Erstellen von Auszahlungs- und Annahmeanordnungen im Verfahren OKFIS, Vertretung im Bereich Sitzungsdienst

Stellenbeschreibungen tippen, Arbeitszeugnisse erstellen, Daten & Dokus pflegen, Beim Onboarding mitmischen