Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Betreuung und Begleitung der DHBW-Studierenden während ihres Praxiseinsatzes, Erstellung von Arbeitszeugnissen, Erfassung und Abrechnung von Reisekosten, Vorbereitung und Zusammenstellung der Eintrittsunterlagen für neue Mitarbeitende, Digitalisierung (Scannen) und Ablage von Personalunterlagen, Bearbeitung von Unfallanzeigen, Organisation und Anmeldung im Rahmen der Teilnahme an Messen, Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben im Personalbereich

Office- und Terminmanagement für die Bereichsleitung Personal, Organisation von Reisen, Koordination von Terminen und E-Mails, Erstellung von Vorlagen und Präsentationen, Zentrale Ansprechperson für organisatorische Belange im Personalbereich, Unterstützung des Teams bei operativen, administrativen und Ad-hoc-Aufgaben, Mitwirkung bei Sonderaufgaben, Organisation interner Meetings und Team-Events, Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Abläufen, Kommunikative Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpersonen

Finanzielle Administration von Landes-Sondermittelprojekten, Erstellung und Analyse von Standard-Berichten, Statistiken und ad-hoc-Auswertungen im Bereich Finanzen, Finanz-Berichtswesen mit MACH BI (u. a. Erhebung von Berichtsanforderungen, fachliche Konzeption und Qualitätssicherung von BI-Berichten, Konfiguration von Cockpits und Dashboards, Data Warehousing), Beteiligung bei der fachlichen Administration des ERP-Systems MACH, Mitarbeit in Digitalisierungsprojekten in den Bereichen E-Rechnung / E-Beschaffung / E-Payment, Einsatz von KI zur Optimierung und Automatisierung von Prozessen im Rechnungswesen

Verantwortung für HR-Administration: Pflege von Personaldaten in Personio sowie Erstellung von Verträgen, Bescheinigungen und weiteren HR-Dokumenten, Mitarbeit bei HR-Projekten wie Umfragen oder Mitarbeitenden-Bindung, Organisation und Begleitung von Onboardings sowie Betreuung der Mitarbeitenden im Tagesgeschäft, Betreuung der Arbeitssicherheit von A bis Z – von Unterweisung bis Dokumentation, Übernahme von Recherche- und Dokumentationsaufgaben im HR-Bereich, Unterstützung im Office Management: Bestellungen, Koordination von Dienstleistenden, Mitarbeit bei Teamevents und Vertretung vor Ort

Ganzheitliche Betreuung und Beratung von Führungskräften und Mitarbeitenden in allen personalrelevanten Themen, Betreuung unserer Auszubildenden während der gesamten Ausbildungszeit, inklusive Onboarding, IHK-Abwicklung sowie Planung und Umsetzung von Azubi-Kampagnen, Verantwortung für den Employee Lifecycle und die kontinuierliche Optimierung von HR-Prozessen, Steuerung und Umsetzung von HR-Projekten sowie Entwicklung personalstrategischer Maßnahmen, Eigenständige Durchführung von Recruiting-Prozessen und Bewerbermanagement, Sicherstellung der Einhaltung arbeitsrechtlicher, tariflicher und betrieblicher Regelungen

Mitwirkung beim Aufbau und der Optimierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung im neuen HR Service Center, Eigenverantwortliche Durchführung der Gehaltsabrechnung mit DATEV LODAS, Ansprechperson für Führungskräfte und Mitarbeiter*innen zu abrechnungsrelevanten Fragestellungen, Sicherstellung der korrekten Abwicklung von SV- und Steuerpflichten sowie Melde- und Bescheinigungswesen, Erstellung von Statistiken, Auswertungen und Berichten für interne und externe Stellen, Zusammenarbeit mit Personalreferent*innen, Personalsachbearbeiter*innen und Geschäftsleitungen

Beratung und Unterstützung von Fachbereichen und Fachdienstleitungen in finanzwirtschaftlichen Fragestellungen, Steuerung des Haushaltskreislaufs (Aufstellung, Ausführung und Überwachung des Haushalts), Mitwirkung am Jahresabschluss und an Jahresberichten, Verantwortung für die Kredit- und Schuldenverwaltung, Budgetverantwortung für zugeordnete Budgets und Kostenstellen, Entwicklung und Pflege fachdienstbezogener Satzungen, Dienstanweisungen, Berichte und Statistiken, Erstellung entscheidungsreifer Vorlagen für Magistrat und Gemeindevertretung, Ausbau der Digitalisierung der Finanzplanung und des internen Controllings, Erstellung monatlicher Budget-/Ist-Analysen, Forecasts, Abweichungs- und Trendanalysen, Projektbezogenes Investitions- und Fördermittel-Controlling, Aufbereitung von Kennzahlen und Ableitung von Maßnahmen

Vorbereiten, Prüfung aller Rechnungen, Erstellen und Zustellen von Heiz- und Nebenkostenabrechnungen komplexer Wohn- und Gewerbeimmobilien, Auswertung von Mietverträgen hinsichtlich umlagefähiger Kosten, Pflege der abrechnungsrelevanten Stammdaten, Eigenverantwortliche Beantwortung von Mieteranfragen, sowie Widerspruchsbearbeitung, Vorbereiten und Prüfen von Heizkostenabrechnungen, Enge Zusammenarbeit mit dem Objektmanagement und der Buchhaltung, Erstellen und Prüfen von Erwerberabrechnungen

Pflegen, Anpassen und Entwickeln der eingesetzten Module in den Bereichen der Personaladministration, der Personalabrechnung und Zeitwirtschaft der Software SAP, Analyse und Priorisierung von bereitgestellten Korrekturen und Weiterentwicklungen der Software SAP, Testen der Auswirkungen auf das hausinterne System hinsichtlich der Einhaltung der tarifrechtlichen und gesetzlichen Vorschriften, Freigabe und Initiierung von Programmänderungseinspielungen, Analyse von fehlerhaften Ergebnissen der Entgeltabrechnung und des Meldewesens sowie deren Ursachenanalyse und Fehlerbereinigung, Anleiten und Betreuen der Kollegen (m/w/d) aus dem Team Personalservice zur Handhabung von SAP im Einzeltraining oder im Rahmen eines Workshops, Überwachung der korrekten Dateneingabe in SAP HR/PA/PY/PT, Verantwortlichkeit für Massendatenänderungen mittels LSMW-Tool oder PA70, Einhaltung von Datenschutz und Datensicherheit mit Fokus auf personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der DSGVO, Erstellen, Versenden und Verarbeiten von Meldungen und Rückmeldungen mittels SAP an die/von den Meldungsempfängern, Erstellen von Bescheinigungen in Arbeitgeberfunktion, Durchführung der Reisekostenabrechnung