Betreuung und Assistenz für Menschen mit geistiger Beeinträchtigung in ihrem Lebensumfeld unter Berücksichtigung der Lebensbiografie, Freizeitgestaltung, Arbeiten nach dem Qualitätsmanagementsystem und den nationalen Expertenstandards, Angehörigenarbeit, Umsetzung von Neuerungen sowie die Mitarbeit an der Weiterentwicklung, Praxisanleitung von Schülern / Einarbeitung von Nichtfachkräften, Administrative Aufgaben

Schnittstelle zur externen Buchhaltung und Steuerberatung, Vorbereitung und Verfolgung der digitalen Buchhaltungsunterlagen (DATEV Online), Erstellung von Spendenquittungen, Unterstützung bei der Spendenverbuchung und Kontrolle der Spendeneingänge, Vorbereitung von In- und Auslandsüberweisungen sowie Lastschriften, Ansprechperson für das Team in Bezug auf organisatorische und technische Fragen, Organisatorische Aufgaben sowie Koordination externer Dienstleister und Ehrenamtlicher im Bereich der Geschäftsstelle, Verwaltung der Mitglieder sowie Mitwirkung bei der Organisation der Mitgliederversammlung, Vertretung des Sekretariats, Mitarbeit im Personalbereich und Übernahme des Sekretariats (Service für Spenderinnen und Spender)

Unterstützung des Leitungsteams bei administrativen Aufgaben, Aktive Mitarbeit in der Schülerverwaltung und externe und interne Korrespondenz, Kontakt mit Lehrkräften und Fachkräften, sowie Eltern und Kindern, Zusammenarbeit im Team mit den Sekretariatskollegen und Kolleginnen

Organisation und Betreuung von Weiterbildungsveranstaltungen, Teilnehmenden- und Lehrendenmanagement, Rechnungstellung, Zahlungsüberwachung und Abrechnungen, Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Datenpflege

Unterstützung der IT-Prozesseigner beim Analysieren, Designen und Modellieren sowie bei der kontinuierlichen Optimierung von Prozessen der internen IT, Beratung der IT-Prozesseigner bei der Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen zur Prozessverbesserung, Eigenständige Durchführung von Prozess-Workshops innerhalb der IT und Mitwirken an bereichsübergreifenden Prozess-Workshops, Koordination der IT-internen Prozessarbeit und Reporting an das konzernweite Prozessmanagementsystem, Mitwirken an der Erstellung der IT-Strategie sowie kontinuierliche Nachverfolgung der strategischen Themen für die bereichsinternen Kommunikation und Koordination bereichsweiter Informations- und Austauschformate, Erstellung von Berichten und Präsentationen an die Geschäftsführung

Selbstständige Durchführung administrativer und organisatorischer Aufgaben im Kliniksekretariat, Eigenverantwortliche Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz, Koordination und Betreuung des Patientenmanagements in enger Zusammenarbeit mit dem ärztlichen Team, Erstellung, Bearbeitung und Versand medizinischer Dokumente (Arztbriefe, OP-Berichte, Ambulanzschreiben, Gutachten), Administrative Organisation von Konferenzen und Veranstaltungen, Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Patienten und Zuweiser, Vorbereitung, Weiterleitung und Nachbereitung von Patientenakten zur Abrechnung

Mitarbeit bei der Beobachtung und Analyse von Trends und Entwicklungen in Studium und Lehre (u.a. Digitalisierung, Internationalisierung, Didaktik), Unterstützung bei der Auswahl und Aufbereitung relevanter Studien, Fachartikel und Positionspapiere, Mitarbeit bei der Erstellung thematischer Dossiers mit Kurzfassungen und strukturierter Gliederung, Mithilfe bei der kritischen Einordnung der Ergebnisse in den wissenschaftlichen und hochschulpolitischen Kontext, Mitarbeit an der Strategieentwicklung für Studium und Lehre, einschließlich der Zuarbeit bei der Erarbeitung strategischer Papiere, Aufbereitung der Ergebnisse in enger Abstimmung mit den betreuenden Professoren (w/m/d) sowie Mitwirken an der Diskussion

Unterstützung bei der Anmeldung von Kunden und Besuchern unter Einhaltung von vorgegebenen Prozessen., Mithilfe bei der Vorbereitung von Kundengeschenken und Kontrolle des Bestandes der Werbegeschenke., Unterstützung beim Buchen von Hotels und Taxitransfers für Kunden in Abstimmung mit dem Vertrieb., Assistenz bei der Organisation von Bewirtungen für Kunden., Unterstützung bei der Organisation und Überwachung von Welcome Treatments in ausgewählten Vertragshotels bei Ankunft der Kunden., Mithilfe bei der Organisation nationaler und internationaler Kundenevents., Unterstützung beim Buchen von Flügen und Mietwagen für Kunden und Mitarbeiter.

Rezeptionsdienst, Empfang und Beratung von Besuchern und Gästen, Telefondienst und Vermittlung von Telefonaten, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Kontakt- und Beziehungspflege zu Bewohnern, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Kassenführung, Korrespondenz, Erstellung von Dokumenten, Tabellen und Listen

Aufbau und Mitarbeit in der Geschäftsstelle des Vorsitzlands, Koordinieren der Beantwortung von Anfragen aus Ländern, dem Bund, der Presse sowie relevanten Verbänden, Sicherstellen einer reibungslosen Kommunikation im Rahmen des Vorsitzes, Mitwirkung in einer referatsübergreifenden Organisationsgruppe, Eigenverantwortliche Bearbeitung der Aufgaben aus der Organisationsgruppe, Gestalten der organisatorischen Abläufe der Konferenz in enger Abstimmung mit der Hausleitung, Regelmäßiger Austausch mit der Geschäftsstelle sowie den EU-Referentinnen der Bauministerkonferenz, Umfassende Vor- und Nachbereitung der Konferenzen, Organisation des Veranstaltungsablaufs, Persönliche Betreuung der Teilnehmenden vor Ort, Redaktionelle Anpassung von Beschlussvorlagen im Vorfeld und während der Konferenz, Verantwortung für die Protokollierung der Sitzungen, Anschließende Abstimmung der Protokolle mit den Teilnehmenden

Unterstützung der Studiendekane, Unterstützung bei der Akkreditierung von Studiengängen, Qualitätssicherung und Dokumentenverwaltung, allgemeine Organisationsaufgaben

Weitgehend selbständige Bearbeitung der anfallenden Verwaltungsaufgaben, unter anderem Rechnungsbearbeitung und Kassenbuchkontrolle, Haushalts- und Antragsvorbereitung sowie Zuarbeit zu Verwendungsnachweisen und dem Jahresabschluss, Prüfung und Bearbeitung von Personalanträgen im Rahmen einer Zeiterfassungs-Software, Personalkostencontrolling, Datenpflege und Verwalten ergänzender Personalinformationen, Beratung und Koordination der Verwaltungsvorgänge in den Einrichtungen, Terminkoordination und -überwachung

Unterstützung bei der Kursplanung und -organisation: Anlegen und Bearbeiten von Kursen im System, Pflege von Terminen, Honoraren, Räumen etc., Pflege und Korrektur von Daten in unserem Verwaltungssystem, Unterstützung bei der Raumplanung und Betreuung von Dozenten (organisatorische Absprachen, Materialbedarf sowie Rückfragen), Beratung zu Kursen, Anmeldungen und allgemeinen Fragen, Unterstützung im laufenden Büro- und Verwaltungsalltag sowie in der allgemeinen Büroorganisation, Mithilfe im Social-Media-Bereich: Erstellung von Beiträgen zu Kursen und Veranstaltungen

Redaktionelle Mitbetreuung der Website (Typo3), Social-Media-Kanäle der Stiftung (vor allem LinkedIn und WhatsApp) sowie interne Online-Foren, Durchführung einfacher Bild- und Videobearbeitungsarbeiten, Unterstützung bei PR-Arbeiten, z.B. Presseverteiler, Versand und Monitoring, Recherche und Informationsaufbereitung, Archivierungsarbeiten, Unterstützung bei allgemeinen Büroarbeiten, Bei Bedarf Übernahme von Aufgaben am Empfang der Stiftung, z.B. Telefondienst, Besucherempfang und Postbearbeitung

Analyse von Bestandsgebäuden und -anlagen, Unterstützung bei der Optimierung sowie dem Aufbau von Prozessen und Konzepten, Beteiligung am Aufbau unseres Energiemanagementsystems nach ISO 50001, Erfassung und Analyse von Energieverbräuchen, Identifizierung von Einsparpotenzialen, Begleitung von Audits, Verantwortung für die Einhaltung behördlicher Vorgaben, Nutzungsmöglichkeit von Fördermitteln, insbesondere im Bezug auf Nachhaltigkeit und Dekarbonisierung

Durchführung aller administrativen Tätigkeiten von der Einstellung bis zum Ende eines Arbeitsverhältnisses, Erstellung von Arbeits- und Änderungsverträgen, Führen der Personalakten, Eigenverantwortliche Durchführung der Entgeltabrechnung, Melde- und Bescheinigungswesen, Ansprechpartner*in für Mitarbeitende und Führungskräfte, Personalwirtschaftliche Auswertungen

Steuerung und Koordination von IT-DienstleisterInnen und Beratungsunternehmen, Einhaltung von Projektabläufen und -zielen, Planung, Steuerung und Abschließung von Testausführungen, Erarbeitung von Projektplänen unter Berücksichtigung von Budgets, Kapazitäten und zeitlichen Vorgaben, Organisatorische Unterstützung bei der Gestaltung und Optimierung der bestehenden IT-Infrastruktur, sowie beim Aufbau neuer IT-Komponenten, Ermittlung, Analyse und Dokumentation von IT-Anforderungen in Abstimmung mit den jeweiligen Stakeholdern, Planen und moderieren von Besprechungen und Veranstaltungen, Erstellung von Betriebskonzepten und Dokumentationen

Ausschreibung und Betreuung von Bauprojekten sowie Ingenieur-, Dienst- und Lieferleistungen rund um den Betriebsdienst mit Fokus auf Straßen und Radwege, Mitverantwortung für die Budgetplanung und Projektorganisation, Aktive Mitwirkung an der Organisation und Steuerung des Straßenbetriebsdienstes, insbesondere beim Winterdienst, Einbringen von Ideen zur Mitgestaltung einer leistungsfähigen, modernen und nachhaltigen Straßen- und Radinfrastruktur

Koordinierung und Organisation des Sekretariats, Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Terminvereinbarungen, telefonische Informationen, Postbearbeitung, Bestellwesen), Schriftverkehr (inkl. Schreiben nach Diktat), Patientenaufnahme und Begleitung, Abrechnung ambulanter Kontakte, Mitwirkung an Maßnahmen der Qualitätssicherung, Teilnahme an Teambesprechungen, Unterstützung bei der Mitorganisation von Festen und Veranstaltungen

Organisation und Begleitung eines internationalen Führungskräfteentwicklungsprogramms, Mitarbeit an der Konzeption und Umsetzung von E-Learnings mit Articulate oder anderen Autorentools, Eigenständige Entwicklung und Steuerung von Peer-Learning-Formaten, Recherchen, Auswertungen und Präsentationen zu aktuellen HR-Themen, Erstellung und Pflege von Kommunikationsunterlagen und -inhalten, Unterstützung bei der Organisation von Präsenzschulungen und administrativen Aufgaben