Betreuung von hochschuldidaktischen Trainer*innen, Vorbereitung sowie Auf- und Abbau von Workshops bzw. Betreuung von Online-Meetings, Verwaltung von Anmeldungen und Betreuung von Teilnehmeranfragen, Mitwirkung an Werbemaßnahmen für das Projekt, Entwicklung von Struktur bzw. Aufbau einer Plattform (öffentliches Collab), Recherche von Inhalten für die Plattform und Aufbereitung der Inhalte für die Zielgruppe (Lehrpersonen), Bearbeitung von Nutzeranfragen, Operative Unterstützung in der Planung und Durchführung, Mitbetreuung der Veranstaltung vor Ort

Einführung und Organisation des Projektmanagements nach einer etablierten Methode (z.B. SCRUM), Steuerung der Arbeitspakete, sowie Überwachung von Zeitplänen und Meilensteinen, Klärung von Schnittstellen und Verzahnung der Teilprojekte, Stakeholdermanagement, Organisation und Moderation von Projekttreffen und Retreats, Kommunikation mit dem Fördermittelgeber, Berichterstattung und Abstimmung zu Projektfortschritten, Förderung der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen interdisziplinären Teams, Monitoring des Projektfortschritts, Qualitätsmanagement, Sicherstellung der Einhaltung von Vorgaben des Mittelgebers, Koordination der Dokumentation der Projektergebnisse, Identifikation von Projektrisiken und Entwicklung geeigneter Maßnahmen zu deren Minderung, Ressourcenplanung, Überwachung und Steuerung des Projektbudgets, Erstellung von Finanzberichten

Unterstützung der Gleichstellungsbeauftragten (u.a. inhaltliche Terminvorbereitung, Clearing von eingehenden Anfragen, Entwicklung von Maßnahmen, Berichtswesen), Organisation von Projekten und Organisation von Veranstaltungen, Recherche gleichstellungsrelevanter und -rechtlicher Inhalte, Administrative Aufgaben und Öffentlichkeitsarbeit

Ansprechperson für Sitzungsteilnehmende und Mitarbeitende, Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Unterstützung der Mitarbeitenden bei kleinen Projekten, Betreuung von Sitzungen und Tagungen außerhalb der regulären Arbeitszeiten (abends ab 17:00 Uhr), Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Tagungen, Unterstützung der Poststelle und des Hausservices bei anfallenden Arbeiten

Auftragsanlage und Bearbeitung im ERP-System, Überprüfung und Pflege des Zeiterfassungs-Programm, Bearbeitung von Rechnungen, Bearbeitung von Fortbildungsanträgen, Postbearbeitung, Bearbeitung von telefonischen Anliegen, Unterstützung bei Aufgaben des Lettershops, Protokollführung bei Dienstbesprechungen, Weitere allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Koordination und Durchführung des Projekts, Organisation der Zusammenarbeit von Projektteam und Steuerungsgremium, Förderung und Etablierung von Kooperationen zur Herstellung und Sicherung des Zugangs sowohl zur Zielgruppe als auch zu Kooperationspartner*innen im Bereich Prävention und Gesundheitsförderung, Bedarfsgerechte Weiterentwicklung von Angeboten für die Zielgruppe, Entwicklung von Mitgestaltungs- und Transferworkshops, Budgetplanung, Einbindung in die fachlichen und organisatorischen Strukturen der Einrichtung, Dokumentation, Berichterstattung und Evaluation des Projekts

Organisiere die Ablage und Archivierung unserer Unternehmensdokumente - sowohl digital als auch analog und selbstverständlich immer mit einem Blick auf Vollständigkeit und Struktur, Verwalte den Postein- und -ausgang, scanne und verteile Dokumente fristgerecht und gewährleiste eine saubere Dokumentation unternehmensweiter Anliegen, Bestell Büromaterialien und gestalte unser Office mit – von der Ausstattung bis zur regelmäßigen Inventur, Unterstütze das People-Team bei organisatorischen und administrativen Aufgaben wie Offboardings, Team-Events oder der Pflege von Personalakten, Fungiere als zentrale Ansprechperson für alle Fragen rund um die Dienstfahrzeuge unserer Mitarbeitenden und verantworte das Fuhrparkmanagement – von Fahrzeugbestellungen über Rückgaben bis zur Schadensabwicklung mit Versicherungen & Werkstätten, Bearbeite und verwalte behördliche Anfragen und verantworte die Kommunikation mit Ämtern und Behörden, inkl. Terminabsprachen und fristgerechter Einreichung relevanter Unterlagen, Sorge vor Ort für eine angenehme Meeting-Atmosphäre, buche Räumlichkeiten und kümmere dich um Verpflegung und Technik, Pflege und erweitere unsere interne Wissensdatenbank damit alle Mitarbeitenden auf aktuelle, relevante Informationen zugreifen können, Bring aktive deine Ideen zur Weiterentwicklung unserer Prozesse und des Office-Alltags ein, Unterstütze teamübergreifend bei organisatorischen Themen und Projekten

Personaldatenpflege, Austausch mit den Führungskräften, Mitgestaltung von Verwaltungsprozessen, Personalverwaltungstätigkeiten, Sekretariatsaufgaben, Bearbeitung der Anliegen der Mitarbeitenden und Klienten in der Telefonzentrale und dem Empfang

Eigenständige Verwaltung von Beratungs- und Prozessakten, Erstellung von Schriftsätzen, Verträgen und Korrespondenz nach Diktat, Erstellung von Gebührenrechnungen, Berechnung und Kontrolle von Fristen, Telefonische und persönliche Mandantenbetreuung, Koordination von Terminen und Reisen, Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Koordination und Betreuung eingehender externer und internen Anrufe, Erfassung von Kundenanfragen, Gewährleistung des einwandfreien Informationsflusses, Auftragserfassung und Datenpflege, Bearbeitung und Weiterleitung der eingehenden E-Mails

Organisation des Personalbereichs mit Schwerpunkt Vertragswesen und Abrechnung, Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen, Vorbereitung und Unterstützung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Durchführung von Abrechnungen und Pflege der Personalstammdaten, Beratung unserer Mitarbeitenden in allen personalrelevanten Fragestellungen, Mitwirkung bei der Weiterentwicklung interner HR-Prozesse

Betreuung der Führungskräfte und Mitarbeiter in allen personal- und abrechnungsrelevanten Themen, Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen, Zeugnissen und anderen arbeitsrechtlichen Dokumenten, Personalrekrutierung - Personalsuche und Personalauswahl, Organisation und Teilnahme an Recruiting-Veranstaltungen, Ansprechpartner für die Auszubildenden, Mitarbeit bei der Personal- und Budgetplanung, Zusammenarbeit mit Ämtern, Behörden, Krankenkassen, Schulen und Betriebsräten, Mitgestaltung bzw. Mitarbeit in HR-Projekten und kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Prozesse sowie Übernahme von Sonderaufgaben

Unterstützung der Schulleitung in allen Verwaltungsaufgaben, Rechnungs- und Haushaltswesen, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Kontakte mit Schülern, Eltern und Lehrkräften

Unterstützung der Geschäftsführung und Kaufmännischen Leitung in der Steuerung und Koordination des operativen Tagesgeschäfts, Begleitung der Integration neu erworbener Praxen in die bestehende MVZ-Struktur, inklusive Abstimmung mit zentralen Fachabteilungen, Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Praxisstandorten und Verwaltungsbereichen, Mitwirkung bei organisatorischen und personellen Themen, Unterstützung bei der Einhaltung und Weiterentwicklung einheitlicher Qualitäts-, Hygiene- und Dokumentationsstandards, Organisation und Bearbeitung administrativer Abläufe, z. B. bei Zugängen, Schlüsseln, IT-Ausstattung oder Raumbedarfen, Erarbeitung und Pflege einheitlicher Arbeitsstandards, Checklisten und interner Ablaufschemata zur Unterstützung der Praxisteams, Koordination von Besprechungen, Erstellung von Unterlagen sowie Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben, Betreuung der Korrespondenz mit der Kassenärztlichen Vereinigung, externen Partnern, Dienstleistern und Zuweisenden, Mitarbeit an der wirtschaftlichen Planung (z. B. Unterstützung bei Jahresabschluss, Monatsberichten, Zielvereinbarungen mit ärztlichen Leitungen), Eigenständige Umsetzung kleinerer Projekte im Bereich Organisation, Kommunikation oder Standortentwicklung

Überwachung der laufenden Buchhaltung und Vorbereitung von Jahresabschlüssen, Erstellung, Überwachung und Anpassung von Budgets, insbesondere im Hinblick auf staatliche Fördermittel, Sicherstellung der zweckgebundenen Verwendung von Fördergeldern und Einhaltung aller Vorschriften, Erstellung regelmäßiger Finanzberichten an die Geschäftsführung und Mitwirkung bei der Vorbereitung von Verwendungsnachweisen für Fördergeber*innen, Überwachung und Steuerung der Liquidität, um die nachhaltige Finanzierung unserer vielfältigen Projekte zu gewährleisten, Kommunikation mit Fördergebern, Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern

Unterstützung der Fachbereichsleitung in der „Qualitätsoffensive BAMF-Integrationskurse“ sowie bei der Anmeldung von „Prüfungen und Tests“, Organisation der administrativen Abläufe im Fachbereich Deutsch-Integrationskurse und Verantwortung für deren Durchführung, Betreuung des DaF-Bereichs und Mitwirkung bei der Kursplanung, Betreuung der Kurs-Teilnehmenden in organisatorischer und pädagogischer Hinsicht (Erstberatung, Anträge, Antragsbearbeitung, Kursanlage, Betreuung während der Kursdauer, Unterstützung der Lehrkräfte bei Verwaltungsangelegenheiten und Abrechnungen), Organisation, administrative Aufstellung sowie Durchführung der BAMF-Sprachprüfungen, der Einbürgerungstests sowie Einstufungstests, Zusammenarbeit mit den beteiligten Organisationseinheiten der Kreisverwaltung

Prüfung, Kontierung und Verbuchung von Rechnungen, Kontrolle und Abgleich von Kontoauszügen, Pflege des Kassenbuchs, Ansprechpartner:in für unsere Steuerkanzlei, Digitale Ablage und Archivierung von Belegen, Kostenkontrolle & Auswertungen unserer Projekte

Erfassung und Pflege von Begutachtungsaufträgen, Unterstützung der ärztlichen Gutachter bei Digitalisierung, Sichtung und Aufbereitung von Unterlagen sowie der Fristenüberwachung, Schriftliche, telefonische und elektronische Korrespondenz mit den Krankenversicherungen im Rahmen der Begutachtungsaufträge, Vereinbarung von Terminen für körperliche Untersuchungen

Vorständ*innen und ehrenamtliches Team unterstützen, Strukturierung von Arbeitsabläufen, Schnittstellenmanagement, Terminplanung, Tagungsplanung, Vorbereitung von Unterlagen für Termine, Rechnungswesen, Protokollwesen, Materialerstellung, Korrespondenz, Datenpflege und Mitglieder Management, Kontaktaufnahme und Kontaktpflege mit Politik und Universitäten, Vorbereitung von Reden, Briefen, Unterlagen und Materialien, Übersetzungsarbeiten, Präsentations-, Vortrags- und Broschüren-Erstellung, Pressearbeit, Homepagepflege, Werbematerial, Newsletter erstellen und gestalten, Projektplanung, Durchführung, Ideengeber*in, Zusammenarbeit mit Menschen mit und ohne Behinderung und deren Einbindung, Anleitung, Motivation, Networking, Umsetzung von Projekten, Recherche und Fördermittelbeschaffung z.B. bei Aktion Mensch, Akquisition von Mitgliedern im internationalen Raum, Proaktive Verfolgung von Themen der eigenen Zuständigkeit

Koordination des Emp­fangs­be­reichs, Betreuung von Gästen, Lie­fe­ran­ten und Kolleg:innen, Tele­fon­zen­trale bedienen, Bear­bei­tung von Post­ein­gang und -ausgang, Orga­ni­sa­to­ri­sche Unter­stüt­zun­gen für die Ver­wal­tung, Bespre­chungs­räume, Termine und Besu­cher­an­mel­dun­gen organisieren