Allgemeine Bürotätigkeiten (z.B. Rezeptionsdienste, persönlich am Empfang und telefonisch, Korrespondenz, Posteingang, Ablage), Verwaltungstätigkeiten im Schulbereich (z.B. Anwesenheit, Schülerakten, Schülerbögen, Schülerdatenbank, Schulintranet), Kommunikation mit Eltern, Kindern, Mitarbeiter*innen (Deutsch/Englisch), Behörden (Deutsch) und externen Partnern (vorwiegend Deutsch), jährliche bzw. fortlaufende Schulgeldberechnung und Debitorenpflege, Unterstützende Tätigkeiten für die Schulleiter*innen, Unterstützung bei der Organisation und Vorbereitung von Schulfesten und anderen Schulveranstaltungen

Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro / der internen Lohnbuchhaltung, Betreuung und Verwaltung aller personalrelevanten Vorgänge vom Eintritt bis zum Austritt, Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen, Bescheinigungen und sonstiger personalbezogener Dokumente, Pflege der Personalstammdaten und digitalen Personalakten, Unterstützung bei der Umsetzung arbeitsrechtlicher Vorgaben und interner Prozesse, Mitarbeit bei HR-Projekten (z.?B. Digitalisierung, Weiterbildungsmaßnahmen)

Freundlicher und professioneller Empfang sowie Betreuung unserer Mitarbeiter und Gäste – persönlich und telefonisch, Effiziente Koordination von Terminen sowie Vorbereitung und Organisation der Besprechungs- und Konferenzräume, Bestellung von Büromaterialien, Sorgfältige Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Koordination von Kurierdiensten, Kompetente Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, Unterstützung bei internen Veranstaltungen, Überwachung und Koordination von Pool-Fahrzeugen

Organisation des Sekretariats, Terminkoordination, Administrative Tätigkeiten, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Ansprechpartner für interne und externe Besucher*innen, Organisation von Events, Workshops sowie Sitzungen inklusive Cateringbestellung, Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume

Verantwortung für HR-Administration: Pflege von Personaldaten in Personio sowie Erstellung von Verträgen, Bescheinigungen und weiteren HR-Dokumenten, Mitarbeit bei HR-Projekten wie Umfragen oder Mitarbeitenden-Bindung, Organisation und Begleitung von Onboardings sowie Betreuung der Mitarbeitenden im Tagesgeschäft, Betreuung der Arbeitssicherheit von A bis Z – von Unterweisung bis Dokumentation, Übernahme von Recherche- und Dokumentationsaufgaben im HR-Bereich, Unterstützung im Office Management: Bestellungen, Koordination von Dienstleistenden, Mitarbeit bei Teamevents und Vertretung vor Ort

Bearbeitung aller Personalangelegenheiten vom Eintritt bis zum Austritt sowie anderer administrativer Aufgaben, Durchführung der Gehaltsabrechnung mit Datev einschließlich der für die Errechnung und Zahlbarmachung erforderlichen Zusammenhangstätigkeiten, Pflege und Verwaltung der Abwesenheiten, Beratung der Mitarbeitenden und Auskunftserteilung in arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen

Organisation und Planung des Ausbildungsbetriebs in Zusammenarbeit im dem Team mit dem Schwerpunkt Pflegeschule, Fehlzeitenerfassung und Kontrolle der Praxisordner der Schüler*innen, Drucken von Zeugnissen und Verträgen als Seriendruck, Allg. schriftliche Korrespondenz und Ansprechpartner für Dozenten, Schüler*innen sowie Praxisbetriebe, Administrative Unterstützung unserer Praxisstellenkoordinator*innen

Unterstützung der Leitung Rettungsdienst, Sicherstellung der notfallmedizinischen Versorgung der Bevölkerung in Berlin

Unterstützung im Pre-Sales, Kunden- und Partnerkommunikation, Identifizierung und Qualifizierung von Leads, Recherche und Erstansprache potenzieller Geschäftskunden, Entlastung des Sales-Teams, Koordination und Bestätigung von Terminen, Erstellung von E-Mails, Administrative Tätigkeiten (Dokumentenmanagement, Angebotserstellungen, Recherchen), Dokumentation und Prüfung von Kundendaten im CRM-System, Überwachung von Prozessen, Fristen, Kundenzufriedenheit und Qualitätssicherung

Unterstützung des gesamten Teams im administrativ/organisatorischen Bereich, insbesondere in Bezug auf Bestellungen, Koordination Car-Pool (Werkstatttermine und Einsatzplanung), Allgemeiner Projekt Support, beispielsweise im Zusammenhang mit Messen und Kundenveranstaltungen, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung technischer & kaufmännischer Qualifizierungsmaßnahmen in Abstimmung mit den Fachbereichen, Mitarbeit bei der Umsetzung des Arbeitsschutzes innerhalb des Teams, Betreuung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter:innen, Support bei der Ausarbeitung von Stellenausschreibungen, Planung, Koordination und Durchführung von internen Workshops, Ad-Hoc-Aufgabenstellungen und Recherchetätigkeiten

Finanz- und Rechnungswesen: Erstellung und Abrechnung von Betreuungs- und Mietkosten, Führung von Kassen- und Rechnungsausgangsbüchern, Verwaltung von Klienten-Verwahrkonten, Prüfung von Bankbewegungen, Überwachung von Ein- und Ausgaben sowie Bearbeitung des Mahnwesens., Wohnraummanagement: Verwaltung von Träger- und Gruppenwohnungen, Auswertung von Mieteinnahmen, Leerständen und Mietausfällen., Beschaffung & Verwaltung: Angebotsanfragen einholen, Kontrolle von Lieferscheinen und Rechnungen, allgemeine Verwaltungstätigkeiten sowie Erstellung und Pflege von Statistiken., Team- und Qualitätsarbeit: Aktive Mitarbeit an Qualitätsprozessen, Teilnahme an Teamsitzungen und Supervisionen sowie die flexible Übernahme weiterer Aufgaben nach Bedarf.

Unterstützung der Institutsleitung, insbesondere der wissenschaftlichen Geschäftsführung, bei Schnittstellen zu Stabstellen, Forschungs- und Servicebereichen, Allgemeine Organisations- und Assistenzaufgaben, inkl. Terminkoordination, -überwachung und Wiedervorlagen, Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Bereitstellung der Unterlagen, Interne organisatorische Abstimmungen mit Geschäftsführung, Forschungs- und Servicebereichen sowie Stabsstellen, Selbstständige Korrespondenz und Annahme von Anfragen, Organisation von Dienstreisen und Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen, Zusammenarbeit mit der Assistenz der kaufmännischen Geschäftsführung und Vertretung im Abwesenheitsfall, Zusammenarbeit mit anderen Bereichsassistenten im Haus, Empfang und Bewirtung externer Gäste der Institutsleitung

Allgemeine Auftragsabwicklung, Schriftverkehr (u. a. mit den Krankenkassen), Abrechnung erbrachter Leistungen, Interne und externe Kommunikation, Überwachung der Aufträge, Wareneingangskontrollen

aktive Mitwirkung im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender, Unterstützung bei allen administrativen und operativen Tätigkeiten im Personalbereich – vom Eintritt bis zum Austritt, Mitwirkung bei der Vorbereitung der monatlichen Entgeltabrechnung, Pflege und Aktualisierung von Mitarbeitendendaten in der HR-Software rexx, einschließlich Neuanlage und laufender Anpassungen, Korrespondenz mit externen Partnern, z. B. Sozialversicherungsträgern und Behörden, Erstellung von personalbezogenen Dokumenten, Bescheinigungen und Auswertungen, Erstellung von einfachen HR-Reportings und Auswertungen zur Unterstützung der Personalsteuerung, Beteiligung an Projekten im HR-Bereich zur Weiterentwicklung interner Prozesse, Unterstützung im Bewerbermanagement bzw. Recruitingprozess

Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen, Organisation und Vorbereitung von Meetings und Unterlagen, Schnittstelle zu internen Teams und externen Partner*innen, Unterstützung bei vertrieblichen Projekten & Sonderthemen, Verantwortung für eine reibungslose Tagesorganisation, Aktives Mitgestalten von Prozessen und Strukturen

Make sure kitchens are stocked with drinks and snacks, Welcome guests and visitors with a smile, Handle incoming and outgoing mail, Be the first point of contact when something isn’t working – and coordinate solutions, Order food, beverages, and office supplies, Manage employee benefits, Organize our monthly All Hands and other team events, Manage the office budget, Organize summer & winter company parties, surprises, and fun initiatives, Support office moves or setting up new departments/teams, Act as main contact person for cleaning services, facility management, and landlord, Help shape the office culture and be our feel-good manager, Answer emails from candidates and coordinate interviews, Make sure meeting rooms are set up for external guests (e.g., candidates) with drinks & snacks, Support onboarding of new colleagues (welcome packages, desk setup, first-day tour), Assist with light HR/recruiting tasks and small admin projects

Ansprechpartner in allen personalrelevanten und arbeitsrechtlichen Themen für unsere Führungskräfte sowie Mitarbeitenden eines festgelegten regionalen Betreuungsbereiches, Beratung der zugeordneten Führungskräfte in sämtlichen personalrelevanten Fragestellungen, Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Umsetzung von Personalstrategien, -richtlinien und -projekten, Unterstützung bei arbeitsrechtlichen Themen sowie Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat, Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und weiteren personalbezogenen Dokumenten, Mitwirken an fachübergreifenden Projekten