allgemeine Personalverwaltung / Administration (Schriftwechsel, E-Mail, Telefon), Anlage und Pflege der Personalakten in Papierform und digital, Digitalisierung des Personalaktenbestandes, Datenpflege in P&I Loga (Personaldaten, Fehlzeiten, Dienstpläne), Erstellen der Onboarding-Mappen und Überprüfung der Einstellungsdokumente, Pflege von Listen in MS Excel, Prüfen von Rechnungen, eigenständige Bearbeitung von Unfallanzeigen, Erste-Hilfe-Fortbildungen und Bestellung von Arbeitskleidung, Überwachung und Bearbeitung regelmäßig wiederkehrender Dokumentations- / Nachweispflichten (z. B. Führungszeugnisse, Infektionsnachweise etc.)

Unterstützung der Projektleiterin bei der Planung, Steuerung und Umsetzung des Konsortialprojekts Zukunft D, Eigenständige Koordination von Teilprojekten, Erstellung von Projektplänen, Reportings, Präsentationen und Dokumentationen, Organisation von Meetings, Workshops und Projektterminen, Frühzeitiges Erkennen möglicher Risiken oder Engpässe und Mithilfe bei der Entwicklung von Lösungen, Enge Zusammenarbeit mit internen Teams sowie externen Partner_innen und Dienstleister_innen, Unterstützung bei der Einführung und Weiterentwicklung von Prozessen und Projektmanagement-Strukturen

Verantwortung für HR-Administration: Pflege von Personaldaten in Personio sowie Erstellung von Verträgen, Bescheinigungen und weiteren HR-Dokumenten, Mitarbeit bei HR-Projekten wie Umfragen oder Mitarbeitenden-Bindung, Organisation und Begleitung von Onboardings sowie Betreuung der Mitarbeitenden im Tagesgeschäft, Betreuung der Arbeitssicherheit von A bis Z – von Unterweisung bis Dokumentation, Übernahme von Recherche- und Dokumentationsaufgaben im HR-Bereich, Unterstützung im Office Management: Bestellungen, Koordination von Dienstleistenden, Mitarbeit bei Teamevents und Vertretung vor Ort

Mitarbeit in einem Forschungsprojekt zu Bioaerosolanalysen, Sammlung von Bioaerosolproben an Arbeitsplätzen, Etablierung, Aufarbeitung und Untersuchung von Mykotoxinen aus Arbeitsplatzproben

Allgemeine Bürotätigkeiten/Tagesgeschäft/Empfang, Unterstützung beim Auswahlverfahren zum Deutschen Filmpreis, Mithilfe bei verschiedenen Projekten und der Veranstaltungsorganisation, Recherchen für laufende und anstehende Projekte z.B. Filmbildung, Podcast u.v.m., Bewirtung von Gästen

Steuerung der Finanzen eines öffentlich finanzierten Projekts, Ausgaben-Einnahmen-Kontrolle und laufende Projektfinanzplanung, Erstellung und Prüfung von Projektbudgets, finanziellen Verwendungsnachweisen und Mittelanforderungen, Sicherstellung der Einhaltung von Geberrichtlinien (AMIF) /internen Richtlinien, Zusammenarbeit und Abstimmung mit den projektverantwortlichen Referent:innen, der Finanzbuchhaltung, sowie externen Partnern und Gebern, Begleitung von Audits sowie Unterstützung im Vertragsmanagement, Erstellung von Arbeitsanweisungen anhand von Compliance Richtlinien, Budgeterstellung für neue Projekte, Bereitstellung von Berechnungen und Kennzahlen für den finanzielle Bewertung der Abteilung als Ganzes durch die Abteilungsleitung

Unterstützung der Institutsleitung, insbesondere der wissenschaftlichen Geschäftsführung, bei Schnittstellen zu Stabstellen, Forschungs- und Servicebereichen, Allgemeine Organisations- und Assistenzaufgaben, inkl. Terminkoordination, -überwachung und Wiedervorlagen, Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Bereitstellung der Unterlagen, Interne organisatorische Abstimmungen mit Geschäftsführung, Forschungs- und Servicebereichen sowie Stabsstellen, Selbstständige Korrespondenz und Annahme von Anfragen, Organisation von Dienstreisen und Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen, Zusammenarbeit mit der Assistenz der kaufmännischen Geschäftsführung und Vertretung im Abwesenheitsfall, Zusammenarbeit mit anderen Bereichsassistenten im Haus, Empfang und Bewirtung externer Gäste der Institutsleitung

Recherche und Dokumentation von Vorfällen in der Datenbank, Ausbau der Präsenz auf Social Media, Öffentlichkeitsarbeit zum Projekt, Organisierung, Planung und Durchführung von Vernetzungstreffen, Durchführen von Informationsständen, Netzwerkausbau, Zusammenarbeit mit den anderen Berliner Registern und Teilnahme an Treffen, Teilnahme an Fachgremien, Teilnahme an Projekttagen und Veranstaltungen

Organizational support for the Technical Manager in building management, especially in the coordination and monitoring of construction, maintenance and renovation work; scheduling and project coordination, scheduling, Participation in the examination of operating costs and consumption monitoring, Communication with internal and external partners, such as specialist planners, craft companies and authorities, Support of in-house craftsmen and caretakers, e.g. through material orders, maintenance of work logs, checklists and maintenance plans, work schedules, Supporting the administration and management in secretarial and assistant tasks, such as processing post, telephone and general correspondence

Koordinierungs- und Organisationsaufgaben in den verschiedenen Projekten Kommunikation mit Projektpartnern, z. B. Kita-Leitungen und Fachkräfte (per Mail & Telefon), Vorbereitung und Organisation von Fortbildungen, Literaturrecherche und -aufbereitung, Erstellung von Online-Befragungen (z. B. mit SoSci Survey), Gestaltung von Präsentationen und Kursmaterialien, Angeleitete Erstellung von Webbasierten Nutzeroberflächen im Kontext der Neu-Entwicklung unserer Datenbank, Projektdokumentation & Datenbankpflege, Pflege unserer hausinternen Bibliothek

Du bist im Kontakt mit unseren bereits Partnern und Teilnehmenden erste:r Ansprechpartner:in für die Umsetzung unserer Projekte im Bereich Windduschen., Du beantwortest Kundenanfragen für die Teilnahme an Windduschen Pilotprojekten und unterstützt die Prüfung von Standorten und Einbauvoraussetzungen., Du bereitest unsere Kund:innen und Partner:innen optimal auf die nächsten Schritte im Projekt vor und behältst den Überblick über die verschiedenen Bausteine der Umsetzung., Du unterstützt die Terminvereinbarung rund um den Einbau von Messtechnik und Tauchsiedern und bist für die Sicherstellung und Pflege von unseren Kundendaten im CRM-System zuständig., Du begeisterst unsere Kund:innen mit deinem schnellen und zugewandten Support und machst sie gemeinsam mit uns zu Windstromretter:innen., Du bist Teil eines erfahrenen Business Development und Sales Teams und unseres Erfolgs.

Selbstständige Vorbereitung und Durchführung von Miniwettbewerben, Sicherstellung einer vollständigen und rechtskonformen Dokumentation, Formale Prüfung von Angeboten, Koordination der Fachbereiche und Prüfung der fachlichen Angebotswertung auf Plausibilität, Unterstützung der Referenten im Rahmen der Durchführung von EU-weiten Vergabeverfahren

wissenschaftliche und organisatorische Unterstützung von Forschungsprojekten, Studien und Fachexpertisen, Mitwirkung bei der inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen (wie z.B. verbandsinterne AG-Sitzungen, Workshops, Informationsveranstaltungen und Konferenzen), Erstellung, Abstimmung und redaktionelle Bearbeitung von fachlichen und politischen Diskussions- und Positionspapieren, Berichten und Abschlussdokumentationen, Unterstützung bei der Informations- und Öffentlichkeitsarbeit sowie politischen Kommunikationsarbeit (inkl. Präsentationen, Internetauftritt, Artikel, Pressemitteilungen, Flyer und Broschüren)

Selbständige Personalsachbearbeitung für circa 120 Mitarbeiter*innen von der Einstellung bis zum Austritt unter Beachtung der Beteiligungsrechte der Mitarbeitervertretung, Vorbereitung und Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung mit KIDICAP unter Berücksichtigung arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Bestimmungen, Ansprechpartner*in für die Mitarbeiter*innen in personalrelevanten Fragen sowie Angelegenheiten der betrieblichen Altersversorgung, Bearbeitung des Melde- und Bescheinigungswesens sowie Korrespondenz mit Sozialversicherungsträgern, Ämtern und Behörden, Mitwirkung bei der Erstellung von Reports, Statistiken und Auswertungen sowie Pflege des Stellenplans, Mitarbeit an der Weiterentwicklung von Prozessen und in Projekten

Verwaltung der Projektmittel, Budgetermittlung und -kontrolle, Prüfung und Umsetzung von Fördervereinbarungen und Bewilligungsbescheiden, Mittelanforderungen und -verwaltung, Kommunikation mit der Mittelgeberin, der Einstein Stiftung Berlin, mit relevanten administrativen Akteur*innen aller Projektbeteiligten sowie den Geförderten (teilweise in englischer Sprache)

Bearbeitung aller Personalangelegenheiten vom Eintritt bis zum Austritt sowie anderer administrativer Aufgaben, Durchführung der Gehaltsabrechnung mit Datev einschließlich der für die Errechnung und Zahlbarmachung erforderlichen Zusammenhangstätigkeiten, Pflege und Verwaltung der Abwesenheiten, Beratung der Mitarbeitenden und Auskunftserteilung in arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen

Beratung, Begleitung und Unterstützung der geförderten Projekte während der Projektdauer, Umsetzung und Kontrolle der Förderentscheidungen gegenüber den Projektträgern, Konzeption, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen zur Vernetzung der Projektträger und ihrer Kooperationspartner untereinander sowie mit weiteren Einrichtungen der historisch-politischen Bildung und Jugendarbeit, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für das Förderprogramm, inkl. Betreuung des Internetauftritts und Konzipierung von Social-Media-Aktivitäten, Dokumentation und Evaluierung des Förderprogramms, Administration, Projekt- und Finanzmanagement

Umfassende organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung und des gesamten Teams, Koordination von Terminen, Reisen und der Hauptversammlung des Verbandes, Administrative und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Bearbeitung und Koordination eingehender Anfragen (E-Mail, Post und Telefon), Bereichsübergreifende qualifizierte Sekretariats-, Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, Überblick über Fristen und Wiedervorlagen

Unterstützung der Teams Einkauf, Objektverwaltung, Rechnungswesen und Reiseservice im operativen Tagesgeschäft, Zuarbeit bei der Durchführung von Bestellvorgängen sowie der sachlichen Rechnungsprüfung, Mitwirkung bei einfachen Sachkostenrechnungen und der Vorkontierung von Dienstreisen, Aktendigitalisierungen sowie -archivierungen, Verwaltung von rechnungsbegründeten Dokumenten, Hilfe bei der Vorbereitung von internen Umzügen, Grafische Gestaltung und Pflege von Raum-/Telefonplänen sowie Schließanlagen, Unterstützung bei der Inventarisierung von Mobiliar, Allgemeine Office-Tätigkeiten (Postbearbeitung, Organisation von Büromaterialien, Telefondienst)

Organisation von Wohnungsübergaben und -abnahmen sowie Schlüsselverwaltung, Koordination von Instandhaltung und Ausstattung der Wohnungen sowie die Übernahme von kleineren Reparaturen bzw. Behebung von Mängeln, Kommunikation mit Hausverwaltungen, Energieversorgern, Versicherungen und Klient*innen, Bearbeitung von Schadensfällen und Kautionsabrechnungen, Abstimmung von Handwerkerleistungen und Versicherungsfällen, Pflege der Wohnungsdokumentation und Dokumentation von Sachspenden, Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsprozesse, Teilnahme an Teamsitzungen und Supervision