Leitung des Bereichs Personal stellvertretend und Übernahme von Projektarbeit, Personalsachbearbeitung und Personalverwaltung (Einstellungen, Änderungsverträge, Abmahnungen, Betriebliches Eingliederungsmanagement, Austritte, Zeugniserstellung), Vorarbeit für die Gehaltsabrechnung, die von einem externen Dienstleister erstellt wird, Koordinierung der Zeitwirtschaft, der Arbeitssicherheit und den Datenschutz, Ansprechperson für Mitarbeitende und Leitungskräfte

Unterstützung bei internen und externen Projekten sowie Aufgaben, Erstellung von Verfahrensabläufen, Projektübersichten, PowerPoint-Präsentationen, Tabellen und Diagrammen einschließlich entsprechender Auswertungen, Optimierung der Organisation der Dokumentenablage des girocard-Systems sowie die Dokumentation von Stammdaten, Prozessen, Vertragsmanagement und Konzepten, Sicherstellung des reibungslosen Betriebs des girocard-Systems durch enge Zusammenarbeit mit den Vertragspartnern in allen Fragen von „Rules & Regulations", Unterstützung als zentrale Schnittstelle bei künftigen Änderungsprozessen des girocard-Systems, Direkte Kontaktperson innerhalb der EKS, Perspektivische Koordination und Organisation von Meetings sowie deren Vor- und Nachbereitung, Aktive Begleitung der Weiterentwicklung des girocard-Systems zusammen mit dem Team, Recherche aufkommender Fragestellungen und Entwicklung eigenständiger Lösungsansätze

Ansprechperson für unsere Kunden und Partner im persönlichen und telefonischen Kontakt, Rechnungsverarbeitung und Unterstützung der Buchhaltung, wie Postbearbeitung, Terminkoordination, Bestellwesen, Die Buchung und Abwicklung von Geschäftsreisen sowie das Eventmanagement, Versicherungsabwicklung, Mitarbeiterbetreuung, Texte und Präsentationen bearbeiten, Weitere Aufgaben der allgemeinen Büroorganisation

eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats, Betreuung unserer Mandanten und Führung der Akten, Erstellung von vielfältiger Korrespondenz, Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung, Koordination und Verwaltung der Termin- und Reiseplanung, Vorbereitung von Besprechungen und Präsentationen

Administrative Aufgaben der Projektarbeit sowie allg. Verwaltungsarbeiten, Unterstützung der Buchhaltung, im Rechnungswesen (u.a. Eingangsprüfung, analoges sowie digitales Ablegen von Dokumenten), Mitarbeit bei der Kindermeilen-Kampagne (u.a. Versandtätigkeiten, Webseitenpflege, Materialanpassung)

Ansprechpartner für Kunden und Partner im persönlichen und telefonischen Kontakt, Rechnungsverarbeitung und Unterstützung der Buchhaltung (Postbearbeitung, Terminkoordination, Bestellwesen), Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen sowie Eventmanagement, Versicherungsabwicklung, Mitarbeiterbetreuung, Bearbeitung von Texten und Präsentationen, Allgemeine Büroorganisation

Begleitung des gesamten Einstellungsprozesses, Erstellung von Stellenausschreibungen, Veröffentlichung der Stellenausschreibungen auf der Website, Erstellung von Stellenanzeigen in Jobbörsen und Zeitungen, Kontaktpflege zu Hochschulen, Sichtung von Bewerbungsunterlagen und Koordination der Vorstellungsgespräche, Betreuung neuer Mitarbeiter nach der Einstellung

Selbstständige und eigenverantwortliche Bearbeitung von Anträgen und Vorgängen rund um Fortbildungen, Nebentätigkeiten und Dienstreisen, Erstellung und Abstimmung von Zeugnissen und Zwischenzeugnissen gemeinsam mit den Fachbereichen und Kliniken, Anfertigung von Praktikums- und FSJ-Verträgen, Bearbeitung von Rückzahlungsvereinbarungen, Kompetente/r Ansprechpartner/in für Mitarbeitende bei allen Fragen zu Fortbildungen und Dienstreisen, Mitwirkung bei der Einführung eines elektronischen Systems für Fortbildungsanträge

Seminarvorbereitung & -nachbereitung, Wissenschaftliche Recherche & Schreiben, Marktanalyse, BIA-Analysen & Ernährungsprotokolle, Projektarbeit, Freizeitprogrammgestaltung

Effiziente Terminplanung und -überwachung der betreuten Kurse und Seminare mithilfe datenbankgestützter Systeme, Koordination und Umsetzung von Kundenprojekten inkl. Abstimmung und Kommunikation mit allen Projektbeteiligten, Verwaltung von Teilnehmerregistrierungen inkl. Erstellung und Versand von Bestätigungen und Einladungen sowie Bereitstellung von Seminarunterlagen und anderen Veranstaltungsressourcen, Organisation und Abstimmung von Anforderungen mit Trainern zur optimalen Vorbereitung von Veranstaltungen, Rechnungsstellung und -prüfung inkl. deren Weiterleitung zur Bearbeitung, Erstellung und Pflege von Listen, Verzeichnissen, Auswertungen, Statistiken und weiteren Übersichten für eine transparente Datenverwaltung

Entwicklung eines Verständnisses der nationalen und internationalen Finanz-Compliance-Landschaft und Unterstützung bei der Analyse und Bewertung relevanter Vorschriften., Kennenlernen der Funktionsweise und Implementierung von Finanzkontrollen und Hilfe bei deren Weiterentwicklung., Aktive Unterstützung bei der Implementierung und Verbesserung unserer internen Prozesse., Unterstützung als PMO (Project Management Officer) unserer Teams in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen, Controlling, HR, IT und Kreativteams bei der Steuerung ihrer Projekte., Erstellung aussagekräftige monatliche Berichte und Präsentationen, die als Entscheidungsgrundlage dienen.

Allgemeine Büroorganisation und Sekretariatsarbeiten, Administrative Unterstützung und fachliche Zuarbeit in den Tätigkeitsfeldern der jeweiligen Funktionsbereiche, Anfertigen und Bearbeiten von Dokumenten und Protokollen nach inhaltlicher Vorgabe, Unterstützung bei Publikationen, Selbständiges Planen, Vorbereiten und Organisation von Sitzungen und Tagungen, Reisemanagement, Termine überwachen und koordinieren, Erstellen von Präsentationen / Grafiken, Statistiken und Organigrammen, Erledigung allgemeiner Büro- und Verwaltungsarbiten, z.B. Ablage, Kopieren, Zusammenstellen von Unterlagen, Organisation interner und externen Veranstaltungen, Dateneingabe und Datenpflege, Überprüfung von Rechnungen und Belegen, Dateneingabe und Datenpflege, insbesondere in Bezug auf Gerichtsverfahren unter Beteiligung der IG Metall, Bereichsspezifische Tätigkeiten wie z. B. die Erstellung und Führung von Vertragsregistern mit selbständiger Erledigung des Schriftverkehrs sowie Vervollständigung und Zusammenstellung der Unterlagen für die juristische Prüfung, Anlage und Pflege von Verfahrens- und Mandantenakten einschl. Fristenüberwachung Literatur- und Rechtsprechungsrecherche mittels juris, beck-online u.a., Überprüfung von Rechnungen und Belegen, insbesondere Rechtsanwaltskostennoten, Erstellung von Statistiken und sachbezogenen Recherchen sowie Controlling des Budgets, Bearbeitung von Rechtsschutzangelegenheiten und sonstigen rechtlichen Anfragen im Aufgabenbereich des Bereichs nach allgemeinen Anweisungen

Planung, Steuerung und erfolgreiche Umsetzung von IT Projekten - von der Konzeption bis zum Abschluss, Strukturierung und Abstimmung der Arbeitsabläufe im Projektteam sowie mit externen Partnern, Schnittstelle zwischen Fachabteilungen, IT, Kunden und Stakeholdern mit Blick auf Ziele, Zeit und Budget, Organisation und Durchführung von Abnahmetests zur Sicherstellung der funktionalen Anforderungen, Umsetzung und Überwachung qualitätssichernder Maßnahmen zur Einhaltung definierter Projekt- und Unternehmensstandards

Einladungs- und Terminmanagement im Rahmen des BEM für unsere Standorte Frankfurt Höchst und Bad Soden, Unterstützung bei Organisation, Planung und Umsetzung von Maßnahmen zum BEM inklusive Dokumentation und Evaluation, Mitarbeit bei der Gesprächsführung im BEM-Prozess, Unterstützung beim Ausbau und bei der Finanzierung von Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung

zentrale Ansprechpartner für Kunden, eigenständige Steuerung von Projekten, Analyse der Kundenbedürfnisse, Entwicklung passgenauer Lösungen, Pflege und Aktualisierung der Kundenportale, Netzwerkaufbau, enge Zusammenarbeit mit Teams wie Service-Design, Kalkulation und der Technik, Koordination von Angeboten, Nachverfolgung von Angeboten, Überwachung des Auftragsfortschritts, Monitoring von Aufträgen, aktive Einbringung von Ideen in bereichsübergreifende Themen

eigenverantwortliche und kaufmännische Betreuung von Baumaßnahmen während der Projektphase, Unterstützung der Bau- und Projektleiter bei kaufmännischen Abläufen von Bauvorhaben, Mitwirkung beim Erstellen des monatlichen Berichtwesens / Kosten-Forecasts über alle betreuten Baumaßnahmen, Erstellung von Honorarberechnungen der Modernisierungs- und Instandhaltungsprojekte für Eigen- und Fremdleistungen nach HOAI, Koordination und Durchführung von fristgerechten Reportings, inkl. der Systempflege projektbezogener Daten in Datenbanken (SAP)