Kaufmännische Kosten- und Auftragssteuerung in der Hauptabteilung Immobilienmanagement, Kaufmännische Projektbegleitung von Baumaßnahmen und aktive Teilnahme im Projektsteuerkreis für Immobilienprojekte, Unterstützung bei Quartals- und Jahresabschlussarbeiten, Proaktive Prozessverbesserung und Kostenoptimierung, Verfolgung und Aktualisierung von Geschäftsbesorgungs- und Dienstleistungsverträgen

Planung und Organisation von Instanthaltungen der Liegenschaften, Unterstützende Planung und Organisation von Investitionsprojekten (z.B. Neubauten, Umbauten und Sanierung), Sicherstellung der Betriebsbereitschaft und Funktionalität sowie der Wartung von sanitären Anlagen, Heizanlagen, Aufzügen etc., Bindeglied zwischen Architekten, Bereichsleiter und Geschäftsführung, Koordination der Handwerker/externer Dienstleister je nach Projekt ggf. zusammen mit dem Hausmeisterteam, Schließanlagen – und Schlüsselverwaltung, Verantwortlich für die Überwachung der Gebäudesicherheit, des Brandschutzes sowie der Sicherheitstechnik, Enge Zusammenarbeit mit dem Hausmeisterteam

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Pflege der Stammdaten, Telefondienst, Arbeiten mit dem Hausmanagerprogramm, Erstellen von Nebenkostenabrechnungen

Zentraler Ansprechpartner für Mitarbeiter, Vermieter, Behörden und externe Dienstleister, Eigenständige Vertragsverhandlungen, Planung, Koordination und Überwachung von Instandhaltungs-, Wartungs- sowie Umbauarbeiten, Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Regelmäßige Objektbegehungen, Erkennung von Optimierungspotenzialen, Umsetzung von Maßnahmen zur Qualitätssicherung, Koordination der Verwaltung technischer und infrastruktureller Anlagen mit Gebäudedienstleistern, Planung und Überwachung von Budgets in Abstimmung mit dem Teamleiter, Dokumentation von Maßnahmen und Projektfortschritten, Koordination von Umzügen und organisatorischen Veränderungen innerhalb der Immobilien, Unterstützung der strategischen Weiterentwicklung des Facility Managements, Fachliche Verantwortung für zwei Teammitglieder, Enge Zusammenarbeit mit dem Facility-Team

Fristgerechte Versendung der Einladungen und Protokolle der Eigentümerversammlungen, Bearbeitung von Schlüsselbestellungen, Führen von Beschlussversammlungen, Bearbeitung von Umzugsgebühren, Mitwirkung beim monatlichen Forderungsmanagement, Posteingang, Postausgang, Unterstützung bei der Vervielfältigung, Dokumentenablage, Unterstützung beim Schreiben von Individualtexten, Serienbriefen, Pflege der Stammdaten im System, Gewährleistung einer innerhalb der Bürozeiten ständigen Erreichbarkeit, Entgegennahme technischer Mängel und Beauftragung von Handwerkern in Rücksprache mit dem Objektmanager, Mitwirkung bei der Schadenssachbearbeitung Wohngebäudeversicherung, Übernahme der Aufgaben eines Objektmanagers für einen kleinen Bestand

Du bist erste:r Ansprechpartner:in für unsere Mieter:innen und kümmerst dich um ihre Anliegen – am Telefon, per E-Mail oder persönlich vor Ort., Als Serviceprofi findest du Lösungen für die Fragen und Probleme unserer Mieter:innen und bleibst auch bei anspruchsvollen Themen freundlich und professionell., Du lernst, wie man immobilienwirtschaftlich relevante Unterlagen wie Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und Exposés sorgfältig erstellt und prüft., Du arbeitest eng mit deinen Kolleg:innen in den Wohnungsbeständen und unserer Handwerkerorganisation zusammen., Deine Berufsschule ist die BBA - Akademie der Immobilienwirtschaft in Berlin. Hier erlernst du die Theorie, die du in deinem Arbeitsalltag direkt anwenden kannst.

Organisation von Wohnungsübergaben und -abnahmen sowie Schlüsselverwaltung, Koordination von Instandhaltung und Ausstattung der Wohnungen sowie die Übernahme von kleineren Reparaturen bzw. Behebung von Mängeln, Kommunikation mit Hausverwaltungen, Energieversorgern, Versicherungen und Klient*innen, Bearbeitung von Schadensfällen und Kautionsabrechnungen, Abstimmung von Handwerkerleistungen und Versicherungsfällen, Pflege der Wohnungsdokumentation und Dokumentation von Sachspenden, Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsprozesse, Teilnahme an Teamsitzungen und Supervision

Verwaltung und Bewirtschaftung von Großwohnanlagen, Feststellung von Mängeln und Schäden, Überwachung des Reinigungs- und Ordnungszustandes von Liegenschaften

Eigenhändige und vollständige Erstellung der Betriebskostenabrechnungen für unseren Wohnungsbestand, Sachliche und rechnerische Prüfung eingehender Rechnungen und Gebühren im Bereich der Betriebskosten, Anweisung und Kontierung der eingehenden Rechnungen, Aufbau, Pflege und kontinuierliche Aktualisierung aller für die Betriebskostenabrechnungen relevanten EDV-Dateien, Mitwirkung bei der Erstellung des Jahresabschlusses im Bereich Betriebskosten, Festlegung der Umlegungsmaßstäbe nach mietpreisrechtlicher Vorgabe oder interner Anweisung, Erteilung von Auskünften bei Mieter- und Geschäftspartneranfragen, Führung des Schriftverkehrs mit Mietern und Geschäftspartnern in allen abrechnungs-relevanten Angelegenheiten, Proaktive Mitarbeit bei der Optimierung von Prozessen rund um die Betriebskostenabrechnung

Ganzheitliche Verantwortung für Immobilienfonds für institutionelle Investoren übernehmen, Zusammenarbeit mit dem Transaktionsmanagement beim Ankauf deutscher und internationaler Immobilien, Verantwortung für Investmentanalyse, Investorenkommunikation und Fondskalkulationen, Entwicklung und Umsetzung von Fondsstrategien und Businessplänen, Steuerung aller Wertreiber der Fonds, Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen (Asset und Property Management, Finanzierung & Treasury, Beteiligungsmanagement, Valuation, Rechnungswesen, Controlling sowie Steuern und Recht), Verantwortung für die Investorenkommunikation und zentrale Ansprechpartnerfunktion für Anleger, Vorbereitung und Durchführung von Anlageausschusssitzungen, Unterstützung bei der Konzeption neuer Immobilienfonds/-produkte in Zusammenarbeit mit dem Business Development Team, Enge Zusammenarbeit mit dem Vertrieb im Rahmen von Investorenpräsentationen, Regelmäßiger Austausch innerhalb des Fondsmanagement Teams und Einbringung von Ideen zur Weiterentwicklung des Fachbereichs

Verwaltung von Posteingängen und ‑ausgängen (auch elektronisch) sowie Pflege von Listen und Übersichten, Fertigen von einfachen Schreiben und Besprechungsprotokollen, Unterstützung bei der Erhebung, Auswertung und Zusammenstellung großer Mengen von Bestandsdaten (z. B. Auswertung und Zusammenführung unterschiedlicher Excel-Tabellen etc.), Beschaffung, Zusammenstellung und Überprüfung von Unterlagen (z. B. Mietspiegel, Bodenrichtwerte, Lagepläne, Grundbuchauszüge, Pachteinnahmen etc.), Einholen von Auskünften bei anderen Stellen, Abteilungen oder Ämtern, Aufbereitung von vorgegebenen Informationen und Unterlagen, Terminverwaltung, Rechnungsprüfung und Bearbeitung sowie Zahlungsüberwachung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Workshops, Scan- und Bildbearbeitung sowie Erstellung von Bilddokumentationen und Plänen nach Vorgabe

Unterstützung der Vertragsreferenten bei der Betreuung von technischen Rahmenverträgen, Schnittstelle zwischen internen Fachbereichen und externen Dienstleistern, Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben im technischen Vertragsmanagement, Erstellung von Reportings, Analysen und Präsentationen in Abstimmung mit der Abteilungsleitung, Sicherstellung der Datenqualität und -aktualität im Verantwortungsbereich, Übernahme von Sonderprojekten

Vermietung von Wohnungen, Gewerbeeinheiten, Stellplätzen und Garagen, Durchführung von Wohnungsvorabnahmen und die Beauftragung von Instandhaltungsarbeiten bei Mieterwechseln, Beratung von Kunden, die Korrespondenz mit Mietern und Mietervertretern sowie die Bearbeitung von Beschwerden, Vertretung in Mieterbeiräten und bei Mieterversammlungen, Pflege der Stammdaten und die Kontrolle des Budgets

Erstellung von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen für Wohn- und Gewerbeimmobilien, Erfassung der Kosten bis zum Versand an die Mieter*innen, Ansprechpartner*in für Rückfragen der Mieter*innen zu ihren Abrechnungen, Pflege und Prüfung aller relevanten Stammdaten und Verbrauchswerte, Zusammenarbeit mit der Objektverwaltung, der Buchhaltung und externen Dienstleistern, Weiterentwicklung der Abrechnungsprozesse, Prüfung und Kontierung von Eingangsrechnungen

Auswahl von Finanzierungspartnern für Fondsinvestments im In- und Ausland, Koordinierung des gesamten Finanzierungsprozesses, Führen von Vertragsverhandlungen für Fondsfinanzierungen bis hin zum Vertragsabschluss, Einsatz von Zins- und Währungsderivaten zur Absicherung von Risiken, Prüfung, Abwicklung und Administration von Kredit- und Sicherheitenverträgen, Durchführung von Darlehensprolongationen, Laufende Überwachung des Darlehensbestandes, Verantwortung für die Einhaltung interner Kontrollsysteme, regulatorischer Anforderungen und des Berichtswesens

Korrespondenz und Verhandlung mit privaten und gewerblichen Vermietenden, Prüfung von Mietkonditionen und Mietverträgen ggf. Erstellung von Mietverträgen, Prüfung von Betriebskosten- und Mietkautionsabrechnungen, Bearbeitung von Wohnungskündigungen

Ermittlung von Eigentümer- und Grundbuchdaten bei Behörden, Ämtern und Gemeinden, Klare und effektive Kommunikation im Liegenschaftsbereich mit Behörden, Ämtern und Gemeinden, Sorgfältige Erfassung und Pflege von Daten in Datenbanken, Koordination von Terminen und enge Zusammenarbeit mit Grundstücksverhandlungs-Teams im Außendienst, Zentrale Schnittstelle zwischen Auftraggebern, Eigentümern, Pächtern und anderen Beteiligten

Kennenlernen der gesamten Wertschöpfungskette der Immobilie, Projektentwicklung, Planung und Finanzierung, Vermarktung, Umnutzung, Bearbeitung von Leerstand, Abwicklung von Abrissen

Unterstützung des technischen Property Managements und der Projektleitung, Datenbankpflege, Unterstützung bei der Budgetplanung, Teilnahme an Planungs- und Baubesprechungen, Mitwirkung bei der Einholung und Auswertung von Angeboten und Ausschreibungsverfahren sowie bei der Steuerung und Koordination unserer externen Dienstleister des Gebäudemanagements, Laufende Prozessoptimierung im Bereich Wartungs- und Versorgungsverträge

Überwachung der Bewirtschaftung der im Geschäftsbesorgungsvertrag (GBV) erfassten Grundstücke und Gebäude der kommunalen Immobilienwirtschaft sowie dem damit in Verbindung stehenden Rahmenmietvertrag, Erstellung der Einbuchung anhand des Buchungsschemas und Prüfung der Monatsabrechnung, Prüfung und bei Erfordernis die vorbereitende Ergänzung und Anpassung, des GBV hinsichtlich der Anlagen und Vergütungshöhen bei sonstigen Leistungen, Planung und Abrechnung der Kosten von und zu den nutzenden Ämtern sowie der Nutzungsgebühren von Schulen und Vereinen im Rahmen der internen Leistungsverrechnung, Auswertung der gebäudewirtschaftlichen Kennzahlen zur Kostenoptimierung durch Senkung anfallender Gebäudenutzungskosten (u.a. Minimierung Leerstände) unter Beachtung der vorgegebenen Immobilienstandards, Organisatorische, kaufmännische und technische Verwaltung und Bewirtschaftung aller nicht vom GBV erfassten kommunalen bebauten und unbebauten Grundstücke, regelmäßige Objektbegehungen zur Erkennung notwendiger Instandsetzungs-, Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen, Erstellung von Wirtschaftsplänen (objektbezogen), Prüfung und Erstellung der Heizkosten- und Betriebskostenabrechnung, Überwachung aller erforderlichen Versicherungen für die kommunalen Immobilien, Erfassung und Pflege aller erforderlichen Daten im Rahmen Immobilienverwaltung im entsprechenden Fachverfahren, Vertragsmanagement; Begründung und Veranlassung von Miet- und Pachtverhältnissen, Gestattungs-, Nutzungs- und Wartungsverträge