2 School Secretariat Jobs Munich

Organisation und Betreuung von inhouse Fort- und Weiterbildung, allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Vertrags- und Datenmanagement und die Erledigung von Schriftverkehr, Organisation und Verwaltung der Hardware für alle Mitarbeiter*innen, Unterstützung bei der Einhaltung der betrieblichen Arbeitssicherheit und der Gesundheitsförderung, Begleitung von Projekten und Prozessen im Bereich Verwaltung und Unterstützung bei der Digitalisierung, Zusammenarbeit mit unseren Zentralbereichen, Behörden, Versicherungen und externen Dienstleistern, sich für Vernetzung stark zu machen

Entgegennahme, interne Zuordnung und Verteilung der ein- und ausgehenden Korrespondenz (Briefpost, Gerichtspost, E-Post, E-Mails, Fax- und beA-Sendungen), Begrüßung unserer Gäste und Sicherstellung eines professionellen Umfelds, inklusive der Besprechungsräume für Meetings, Gewährleistung einer funktionierenden Arbeitsinfrastruktur, Büromittelorganisation und operative Unterstützung aller Abteilungen, Erstellung von Korrespondenz sowie Telefonbetreuung und Terminkoordination, Gerichtspost, Abholung und Zustellung von Akten und Wertsachen, Erfassung, Bereitstellung und Archivierung von Akten, Verwaltung sowie Ausgabe und Rücknahme von EDV-Ausstattung, Buchung von Seminaren, Organisation von Dienstreisen und Verwaltung der Kasse

Bearbeitung der Personaladministration (z.B. Ein- und Austritte, Vertragsänderungen, Arbeits- und Fehlzeitenverwaltung, Pflege der Personalstammdaten/-akten, Korrespondenz im Personalbereich etc.), Fallbezogene Rückkoppelung mit unserer zentralen Personal- und Entgeltabrechnungsstelle, Weitergabe von Informationen an Beschäftigte in Zusammenhang mit arbeits-, sozial-, und betriebsverfassungsrechtlichen Fragen, Formulieren von Stellenanzeigen inkl. Veröffentlichung auf der Homepage sowie in verschiedenen Job-Portalen, Administration des Bewerbermanagements (Versand von Eingangsbestätigungen, Weiterleitung an die Fachbereiche, Zwischeninformationen, Zu- und Absagen etc.) und des Einstellungsprozesses, Erstellung von Arbeitszeugnissen

Administrative und organisatorische Unterstützung der Amtschefin, Terminmanagement (Planung, Koordination und Überwachung), Organisation und Vorbereitung von internen und externen Meetings, Buchung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Wahrnehmung von klassischen Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs mittels eAkte

Bearbeitung der Post, Bedienung der Telefonanlage, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Dokumentmanagement, Koordination der Fort- und Weiterbildungen der Mitarbeiter, Organisation der zugehörigen Reisetätigkeiten

Prüfung von Stellenausschreibungen, Sichtung von Bewerbungsunterlagen, Kommunikation mit Fachabteilungen, Begleitung von Bewerbern während des Recruiting-Prozesses, Verantwortung für die Einstellung und Vertragserstellung von studentischen Hilfskräften, Betreuung von studentischen Hilfskräften bei Fragen, Abwesenheitsmanagement (Urlaubs-, Krankheits- und Unfallmeldungen), Erstellung von Bescheinigungen, Auskunftserteilung, Kommunikation mit Behörden

First-Level-Support, Hard- und Softwarebeschaffung und -verwaltung, Lizenzmanagement, Benutzer- und Rechteverwaltung über Active-Directory und Identitätsmanagementsysteme, Installation und Verwaltung von Windows- und Apple-Endgeräten, Verwaltung von Peripheriegeräten (Drucker, Scanner, etc.), Softwareverteilung im Windows-Umfeld inkl. Skript-Erstellung, Verwaltung von mobilen Endgeräten (Smartphones, Tablets), Netzwerkadministration des LAN und WLAN, Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Koordination der Patiententermine in Abstimmung mit den medizinischen und therapeutischen Berufsgruppen des sozialpädiatrischen Zentrums, Assistenzaufgaben im Rahmen der Organisation der ärztlichen und psychologischen Sprechstunden, Telefonische Betreuung und Nachverfolgung bei telefonischen Anfragen von Patienten, einweisenden Ärzten, Krankenhäusern, Vertretung der Betreuung unseres Standortes in Schwabing inkl. der Patientenaufnahme im direkten Patientenkontakt, Bearbeitung von Krankenkassenanfragen, Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Administration, Ablage, Vertretung von Kolleginnen im Urlaubs- und Krankheitsfall

Koordination der Patiententermine in Abstimmung mit den medizinischen und therapeutischen Berufsgruppen des sozialpädiatrischen Zentrums, Assistenzaufgaben im Rahmen der Organisation der ärztlichen und psychologischen Sprechstunden, Telefonische Betreuung und Nachverfolgung bei telefonischen Anfragen von Patienten, einweisenden Ärzten, Krankenhäusern, Vertretung der Betreuung unseres Standortes in Schwabing inkl. der Patientenaufnahme im direkten Patientenkontakt, Bearbeitung von Krankenkassenanfragen, Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Administration, Ablage, Vertretung von Kolleginnen im Urlaubs- und Krankheitsfall

erste Kontaktperson am Empfang für diverse Anliegen, Verwaltungsaufgaben (Krankmeldungen, etc.), Betreuung und Anleitung der Teilnehmenden, Postbearbeitung, vorbereitende Buchhaltung, Telefondienst, Bestellungen

freundliche Kommunikation mit Kund:innen, Ärzt:innen und Krankenkassen – telefonisch, per E-Mail und persönlich, Erstellung von Kostenvoranschlägen, sorgfältige Erfassung und vollständige Abwicklung von Verordnungen (Rezepten), inkl. Prüfung und Einreichung bei Kostenträgern, Organisation und Bearbeitung administrativer Aufgaben im Büroalltag