Verwaltung der Ambulanzen und Konsile sowie der stationären Akten, Schreiben von Entlassbriefen, Gutachten und anderer Korrespondenz, Sekretariatsaufgaben für die Oberärzt:innen, Kommunikation nach innen und nach außen mit den Sekretariatskolleg:innen, Vorbereitung oder Unterstützung bei der Abrechnung mit Krankenkassen, Interesse an der Weiterentwicklung der Klinik in verschiedenen Projekten

Organisatorische und administrative Unterstützung der Institutsleitung, Selbstständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz, Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen, Bearbeitung von Personalangelegenheiten in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, Abrechnung und Verwaltung von Drittmitteln und Budgets in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung, Allgemeine Aufgaben im Sekretariatsbereich, Einpflegen von Publikationen, Zusammenarbeit mit der Universität Münster

Bearbeitung der täglichen Postein- und -ausgänge, Koordination der Büroräumlichkeiten, Unterstützung der Geschäftsführung und der kaufmännischen Leitung (Recherche, Präsentationsvorbereitungen, Zuarbeiten), Fuhrparkmanagement, Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Bestellwesen, Betreuung von Rahmenvertragspartnern und Lieferanten, Erster Ansprechpartner für IT-Ausstattung und Schnittstelle zu externen Dienstleistern, Allgemeine administrative Aufgaben (Ablage, Terminorganisation, Dokumentenmanagement), Vorbereitung von Besprechungen, Protokollführung, Planung interner Veranstaltungen sowie externer Meetings, Pflege von Datenbanken und Listen (Kunden, Lieferanten, Verträge), Bearbeitung und Verwaltung der Korrespondenz (Telefon, E-Mail)

Koordination von Terminen und Pflege der Terminkalender der Geschäftsleitung, Reisemanagement inklusive Reisekostenabrechnung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen, Berichten, Präsentationen und Vorlagen, Bearbeitung und Verteilung der Eingangs- und Ausgangspost und Verwaltung von Büromaterialien, Unterstützung bei großen Projekten und besonderen Veranstaltungen, Unterstützung in der Markforschung, Administrative Tätigkeiten zur Unterstützung im operativen Tagesgeschäft

Terminplanung und Koordination von Informationen, Bearbeitung von Post, E-Mails, Korrespondenz, Telefon, Kontaktaufnahme zu externen Stellen, Erstellung von Auswertungen, Protokollen und Serienbriefen, Organisation und Verwaltung von Bestellungen, Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Elektronische Kassenbuchführung und Kassenverwaltung, Barbetragsverwaltung, Buchung und Kontierung von Rechnungen, Allgemeine Verwaltungsarbeiten und Entlastung der Vorgesetzten hinsichtlich Routineaufgaben, Begleitung von Projekten

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Terminplanung, -koordination und -überwachung, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mail-Korrespondenz, Erstellung, Formatierung und Verwaltung von Dokumenten, Präsentationen und Protokollen, Unterstützung der Geschäftsführung bzw. der einzelnen Abteilungen, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Empfang und Betreuung von Gästen sowie Telefonmanagement, Pflege und Verwaltung von Akten und Ablagesystemen, Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf und Dienstleistern

Sekretariatsarbeiten z.B. Terminorganisation u. Terminkoordination, Verwaltung, Korrespondenz von E-Mail und Post, Bearbeitung von Statistiken, Organisation von hausinternen Veranstaltungen, Zuarbeit für Schulleitung, Digitale Datenablage und systematische Pflege/ Weiterentwicklung der Ablagestrukturen, Abrechnungen mit Kostenträgern und Schulträger, Führen von standardisierten Statistiken

Büroorganisation, Terminverwaltung, Korrespondenz und organisatorische Aufgaben, Allgemeine Sekretariatsarbeiten wie Organisation, Ablage und Archivierung, Erledigung von medizinischem Schriftverkehr (z.B. Arztbriefe, Verläufe, Gutachten, OP-Berichte, etc.) sowohl im Fachbereich als auch darüber hinaus als MA Schreibdienst für andere Bereiche bei Bedarf, Arbeit mit dem innerbetrieblichen Kommunikationssystem (Intranet, Mail, Telefon, Fax), Berufsgruppenübergreifende Kooperation und Kommunikation z.B. mit Sekretären: innen, Krankenpfleger :innen, Stationsassistenten: innen und Ärzten: innen

Datenpflege im Schulverwaltungsprogramm „School S-H“, Anlegen und Verwalten von Schülerakten, Schreibarbeiten einschließlich Vor- und Nachbereitungen von Terminen für die Schulleitung, Mitarbeit bei der Organisation und bei der Überwachung des Geschäftsgangs der Schule, Mitwirkung bei der Verwaltung des Schulbudgets sowie bei Beschaffungen, Führen von Listen und Erstellung von Statistiken, Telefonzentrale der Schule

Unterstützung des Leitungsteams bei administrativen Aufgaben, Aktive Mitarbeit in der Schülerverwaltung und externe und interne Korrespondenz, Kontakt mit Lehrkräften und Fachkräften, sowie Eltern und Kindern, Zusammenarbeit im Team mit den Sekretariatskollegen und Kolleginnen

Unterstützung der Schulleitung, Bearbeitung aller persönlichen und telefonischen Anfragen, sowie der Ein- und Ausgangspost, Korrespondenz der Schule pflegen (mit Eltern, Schulpsychologische Beratungsstelle,…), Führen der internen Dokumentation, Aktenpflege und Pflege des Schularchivs, Erstellung von Statistiken, Auswertungen, Sitzungsprotokollen, Schülerausweisen, Sicherstellung des mündlichen und schriftlichen Informationsflusses innerhalb der Schule, zum Träger, zu Eltern und externen Partnern der Schule (z.B. Jugendamt, schulpsychologische Beratungsstelle), Vorbereitung von Sitzungen und Erstellung von Sitzungsunterlagen, Verwaltung der Schüleranmeldungen, Versand der Dokumente für die Schüleraufnahmen (Verträge) und Verwaltung der Verträge, Verantwortung für die Bestellung und Verwaltung der Büro- und Schulmittel

Publikumsverkehr abwickeln, Telefondienst, Post und Korrespondenzen bearbeiten, Schülerinnen und Schüler, Lehrkräfte und Eltern beraten und informieren, Über Schulformen, Schulabschlüsse, weitere Einrichtungen aufklären, Beglaubigungen und Bescheinigungen ausstellen, Sekretariatsarbeiten für die Schulleitung, Bei organisatorischen Vorbereitungen mitwirken: Prüfungen, Sonderveranstaltungen, Beratungstage, Konferenzen, Unterstützung der Schulleitung beim Personal- und Ressourcenmanagement der Schule, Zuarbeit zur Schulstatistik, Schüler_innen ein-, aus-, und umschulen, Formularwesen, Datenpflege, BAföG- Angelegenheiten, Fahrkostenanträge bestätigen und weiterleiten, Handkäufe bis 5.000 €, Vergaben gemäß der geltenden Vergaberichtlinie, Mitwirkung bei Vergaben gemäß der Vergaberichtlinie, Rechnungsprüfung, Konten- und Budgetüberwachung, Inventarverwaltung, Überwachung und Ausgabe der Lernmittel

Organisation und Koordination von bürowirtschaftlichen sowie von projekt- und auftragsbezogenen Abläufen, Sekretariats- und Assistenzaufgaben (z.B. Terminkoordination, Besprechungen vorbereiten, Schriftverkehr bearbeiten), Kooperation und Kommunikation mit internen und externen Partnern (auch in einer fremden Sprache), Informationsverarbeitung (recherchieren nach Daten und Informationen mit Aufbereitung für Präsentationen), Beschaffungsvorgänge, Unterstützung bei personalbezogenen Aufgaben, Buchungssysteme anwenden

Terminmanagement, Selbständige Organisation von ambulanten und stationären Terminen und Koordination der dazu benötigten Ressourcen (z.B. Anästhesieleistungen) in enger Absprachen mit der Chefärztin oder den oberärztlichen Vertretern, Selbständige Organisation des Aufnahmeprozederes inkl. Bettenplanung, Übernahme administrativer Sekretariatstätigkeiten, Kommunikation mit Patienten und zuweisenden Ärzten, Abrechnung ambulanter und stationärer Patienten, Organisation von Fortbildungen, Koordination und Organisation der verschiedenen Organzentren

Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung und der Beschäftigten, Unterstützung der Korrespondenz der Abteilungsleitung und Kommunikation der Gesamtabteilung (u.a. MS Teams, E-Mail), Terminmanagement, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen, Bearbeitung von Rechnungen, Ausfüllen von Formularen und Dokumentation von Verwaltungsvorgängen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie Protokollführung, Organisatorische Begleitung von Veranstaltungen, z.B. Buchung von Hotels, Räumen und Catering, Verwaltung der Verträge für studentische Hilfskräfte und Praktikant*innen, Unterstützung bei Stellenbesetzungsverfahren sowie beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, Unterstützung bei der Organisation der Lehre, z.B. Kommunikation mit dem Prüfungsamt am Fachbereich der Goethe-Universität

Telefonische und schriftliche Korrespondenz inkl. der Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs, Terminkoordination inkl. Wiedervorlage und Termincontrolling sowie Empfang interner und externer Gäste, Organisation von Reisen und Dienstfahrten für die Geschäftsführung, Überwachung von Urlaubskalendern, Vorbereitung von Veranstaltungen und Klausuren, Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung inkl. Vor-und Nachbereitung von Terminen, Protokollen, Wiedervorlage

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, wie z.B. die Bearbeitung von Sehulan- und -abmeldungen, Unterstützung der Schulleitung in allen Fragen der Schulorganisation, Erledigung laufender Korrespondenz und aller anfallenden Schreibarbeiten, Ansprechperson für alle am Schulleben beteiligten Personen und Behörden, Verwaltung und Pflege der Schülerdatenbank, Akten- und Listenführung, Erstellung von Statistiken und Abfragen, Beschaffung von Büromaterial, Rechnungsbearbeitung

Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten, einschließlich der Vorbereitung von Materialien und der Koordination von Ressourcen sowie Recherche zu relevanten Themen, Termin- und Reisemanagement, Organisation und Koordination von Terminen und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten, Schnittstellenmanagement: Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei interner Kommunikation: Als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und Fachbereichen Förderung der internen Kommunikation, Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mail, Telefon, Post), Verwaltung vertraulicher Dokumente und Daten, Proaktive Weiterentwicklung der Sekretariatsprozesse: Optimierung von Prozessen in Ihrem Verantwortungsbereich

Sekretariatsaufgaben mit Fokus auf Schreibarbeiten für Arbeitsschutz und die Sicherheitsfachkraft, Termine vorbereiten und koordinieren, sowie Verwaltung und Korrespondenz von E-Mails und Post, Teilnahme an Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses und Protokollführung, Weiterleitung von Protokollen zu Begehungen, Unterweisungen und mehr, Ablage, Akten- und Datenbankpflege

eigenverantwortliche Organisation und Leitung des Chefarztsekretariats, professionelle Kommunikation mit Patientinnen und Patienten, Angehörigen, Mitarbeitenden sowie internen und externen Partnern – persönlich, telefonisch und schriftlich, Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen, Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb der Klinik, Terminplanung, -koordination und Priorisierung für die Ärztliche Leiterin, einschließlich der Organisation der Privatsprechstunde, Erstellung von Arztbriefen, Gutachten und Epikrisen nach Diktat, Manuskript oder Vorlage, Vorbereitung und Abrechnung von Privatliquidationen nach der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ), Überprüfung der Vollständigkeit der Patientenakten sowie Weiterleitung und Vorbereitung der Archivierung gemäß den geltenden Standards, Dokumentation der Urlaubsplanung des ärztlichen Teams, administrative Unterstützung bei der Organisation von Hospitationen, Weiterbildungen und Personaleinsätzen im ärztlichen Bereich, vertraulicher Umgang mit sensiblen medizinischen, personellen und organisatorischen Daten