Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben (Telefonannahme, E-Mails überwachen/weiterleiten/bearbeiten, Postbearbeitung, Terminvereinbarungen, Büroorganisation, Empfang und Betreuung von Besuchern), Erstberatung für Ausbildungsrichtungen und Entgegennahme der Bewerbungen, sowie Weiterleitung von Infomaterialien, Stammdatenpflege im internen Verwaltungssystem, Organisatorische Beratung und Betreuung der Lehrkräfte, Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit

Sicherstellung von Sauberkeit und Ordnung der Gebäude und Liegenschaften, Koordination, Vorbereitung, Ausschreibung/Angebotseinholung, Vergabe/Beauftragung, Überwachung, Abrechnung und Dokumentation aller Leistungen des Aufgabengebietes, Erstellen von Kostenberechnungen sowie Kostenkontrolle, Vorbereitung und Sicherstellung der Einhaltung von Rahmenverträgen unter dem Gesichtspunkt der Kostenreduktion, Organisation (Vor- und Nachbereitung) sowie Begleitung von internen Veranstaltungen/Sitzungen/Tagungen, Organisation von Transportdiensten

Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben: Korrespondenz, Terminorganisation, Veranstaltungsorganisation: Organisation und Begleitung von Gremiensitzungen und ausgewählten Veranstaltungen, Tagesordnungsplanung und Protokollführung

Bearbeitung aller im Elektronischen Bewerbermanagement (eBM) eingehenden Bewerbungen (Prüfung und ggf. Nachforderung von Unterlagen, Erstellen von Zwischenbescheiden), Schwerpunktmäßiger Einsatz bei der Rekrutierung von Auszubildenden sowie Teilnahme und administrative Leitung von Auswahlgesprächen, Serviceorientierte Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern sowie Vorgesetzten, Terminierung von Bewerbungsgesprächen im eBM, Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Bearbeitung von Absagen

Umfassende Ausbildung in verschiedenen Abteilungen wie Personal, Finanzen und Einkauf, Arbeitsabläufe im Büroalltag organisieren und koordinieren, Unterstützung der Teams bei Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, Organisation von Besprechungen, Projektarbeit

Unterstützung des Teams in der Planung & Durchführung von Seminaren, Workshops & Events, Einbringen von Ideen im Team Marketing und Umsetzung in eigenen Mini-Projekten (Homepage, Newsletter, Videos, Social Media etc.), Profi in Medien- und Datenmanagement werden, Steuerung von Online-Meetings, Unterstützung der Trainer*innen im Backoffice

Unterstützung der Personalleitung bei sämtlichen personalwirtschaftlichen Themen bzw. arbeitsrechtlichen Fragestellungen, Eigenverantwortliche Bearbeitung der Zeitwirtschaft, Unterstützung bei der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung inkl. Melde- und Bescheinigungswesen, Erstellung von Statistiken, Kompetenter Ansprechpartner für Mitarbeitende bei allen personalrelevanten Themen

Liegenschaftsverwaltung diverser Eigentums- und Mietobjekte, Beschaffung von Kfz, Energie, Geschäftsausstattung und Werbematerial, Administrative und organisatorische Aufgaben (z.B. Betreuung der zentralen Vertragsdatenbank oder des Versicherungswesens), Entwicklung weiterer Dienstleistungen für Bezirksverbände, Einrichtungen und GmbHs

Koordination und Mitgestaltung der Büro- und Geschäftsprozesse, Besprechungsvorbereitung, Bearbeitung des Schriftverkehrs, Veranstaltungsorganisation, Materialbeschaffung, Kassenführung und Terminkoordination, Dienstreiseorganisation und Reisekostenabrechnung, Informationsmanagement und Präsentationsgestaltung, Unterstützung der Buchhaltung und des Rechnungswesens, aktive Kommunikation mit Kollegen und Kunden, Vertiefung von Fachwissen am Louis-Baare-Berufskolleg in Bochum an zwei Tagen pro Woche

Anlage und Koordination der Raumplanung für BehandlerInnen und Untersuchungen, Erstellung und Anpassung von BehandlerInnen-Kalendern, Hausinterne E-Mail-Korrespondenz mit BehandlerInnen und KollegInnen, Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft und bei Verwaltungsaufgaben (auch im Sekretariatsbereich), Unterstützung des Telefonteams bei der Annahme und Weiterleitung von Anfragen

Transportmanagement & Auftragsabwicklung: Du planst und koordinierst nationale sowie internationale Transporte – insbesondere im Landverkehr – und stellst sicher, dass unsere Aufträge termingerecht und effizient abgewickelt werden., Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Du arbeitest eng mit Einkauf, Projektmanagement, Lager und unseren internationalen Standorten zusammen und bist zentrale Ansprechperson für Speditionen und Dienstleister., Dokumentation & Administration: Du kümmerst dich um Versandpapiere, Lieferscheine und Auftragsdaten im ERP-System und stellst sicher, dass alles vollständig und korrekt läuft., Administrative Aufgabe n: Du prüfst Artikel (P-Artikel), bereitest das System für das Baustellenpacken vor und unterstützt dabei, dass alles reibungslos über unsere Handscanner abgewickelt werden kann., Optional: Zoll-, Export- und Importkenntnisse: Du bringst bereits Erfahrung im Zollwesen mit? Super! Wenn nicht, kein Problem – wir machen dich Schritt für Schritt fit in diesem Bereich.

Objektaufnahme vor Ort in Begleitung des Immobilienberaters, Erstellung aussagekräftiger Exposés mit Adobe InDesign, Sichtung, Strukturierung und Digitalisierung von Objektunterlagen, Aufbau und Pflege des Datenraums (nach GIF-Standard), Fachliche Recherche und Aufbereitung von Objektinformationen, Plänen und Kennzahlen, Laufende Betreuung der vermarkteten Objekte auf Immobilienportalen und der Unternehmenswebsite, Backoffice-Unterstützung des Teams

Übernahme von organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben im Projektmanagement der DAB., Umsetzung von theoretischen Kenntnissen im Projektmanagement in die Tat und praktische Erfahrungen sammeln., Unterstützung bei der B2B Projektsteuerung hinsichtlich Kapazitäts- und Budgetplanung., Organisation und Steuerung von Meetings mit diversen Stakeholdern., Unterstützung bei strategischen Projekten durch eigenständige Umsetzung von einzelnen Arbeitspaketen., Koordinierung und Übernahme von (bereichsübergreifenden) Anfragen zu den Projektthemen., Vorbereitung von Projektmeetings, Teilnahme, Protokollierung und Nachhalten der Aufgaben.

Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit und Informationsweiterleitung an den Bereichsleiter, Terminplanung und Terminüberwachung, Mitwirkung an der Erstellung und Konzeptionierung von Arbeitsunterlagen, Aufbereiten und Koordination der eingehenden Anfragen (z.B. Raumkoordinierung für Besprechungen an den Standorten, Lieferantenbetreuung, Bewirtungsorganisation etc.), Koordination und Begleitung von standortbezogenen Aufgaben (Wachschutz, Parkplatzkontingent etc.)

Administrative und organisatorische Unterstützung des Lehrstuhlinhabers, Koordination von Terminen, Besprechungen und Meetings, Korrespondenz in Englisch und Deutsch, Unterstützung bei Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Ansprechperson für interne und externe Stakeholder, Pflege der Website des Lehrstuhls, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops und internen Veranstaltungen

Strukturierte Planung, Umsetzung und Steuerung aller Marketingmaßnahmen (Online, Print, Messen), Ausbau, Betreuung und Auswertung der Social Media Aktivitäten, Kreative Gestaltung und Umsetzung unserer Kommunikationsmedien unter Einhaltung des Corporate Designs, Employer-Branding Maßnahmen in enger Zusammenarbeit mit der Personalleitung, Pflege und Optimierung der Unternehmenshomepage inkl. Content-Erstellung, Erstellung und Bearbeitung von Foto-, Grafik- und Videomaterial, Unterstützung bei der Vorbereitung von interner und externer Kommunikation sowie Präsentationen

Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft, Koordination von Terminen, Reisen und Meetings, Verantwortung für die kontinuierliche Optimierung einer effizienten Organisationsstruktur, Aktive Mitwirkung an der Erreichung der Unternehmensziele durch Planung und Dokumentation fachlicher Themen, Perspektivische Zuständigkeit für komplexe fachliche Themenstellungen denkbar

Als erste Anlaufstelle am Empfang begrüßt du unsere Gäste und nimmst Anrufe in unserer Zentrale entgegen., Du hast Freude daran, sowohl regelmäßige administrative Aufgaben (z.B. Posteingang und -ausgang, Barkasse, Spendenbescheinigungen) als auch besondere Projekte und kurzfristige Aufgaben der Geschäftsleitung zu übernehmen., Du organisierst Veranstaltungen und Fortbildungen und verantwortest die Vor- und Nachbereitung (u.a. Einladungen, Anmeldelisten, Teilnahmezertifikate)., Du unterstützt tatkräftig bei der Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Bereitstellung von Verpflegung, Auf- und Abbau, Richten von Tischen und Stühlen).

Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben (Telefonannahme, E-Mails überwachen/weiterleiten/bearbeiten, Postbearbeitung, Terminvereinbarungen, Büroorganisation, Empfang und Betreuung von Besuchern), Stammdatenpflege im internen Verwaltungssystem, Organisatorische Beratung und Betreuung der Lehrkräfte, Unterstützung von administrativen Aufgaben im Rahmen der Wohnungsverwaltung (Ansprechpartner für externe Dienstleister und Mieter, Koordination von Schlüsselübergaben etc.), Enge Zusammenarbeit mit der Marketingabteilung in Vorbereitung auf Messen, sowie Unterstützung bei der Content-Erstellung, Koordination und Überwachung des Marketinglagers am Standort

Herausfordernde Aufgaben im Bereich Rechnungswesen, Personal oder Services, Termine koordinieren, Korrespondenz mit internen und externen Dienstleistern, Datenbanken pflegen, Präsentationen erstellen, Rechnungen fakturieren