Assistent*in des Prorektorats (m/w/d)

Die Hochschule für Musik und Tanz Köln gehört zu den weltweit führenden künstlerischen Ausbildungseinrichtungen und zählt mit ihren drei Standorten in Köln, Wuppertal und Aachen zu den größten Musikhochschulen Europas. Geprägt wird die Hochschule durch über 550 Lehrende, darunter eine Vielzahl renommierter Persönlichkeiten des internationalen Musiklebens, der Wissenschaft, der Pädagogik und des Tanzes. Sie betreuen die rund 1550 Studierenden aus über 50 Ländern. Rund 180 Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung sorgen für breite Serviceleistungen für den Lehr- und Veranstaltungsbetrieb.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit und befristet für die Amtszeit des aktuellen Rektorats bis zum 30.09.2029 zur Unterstützung des Rektorats eine*n

Assistent*in des Prorektorats (m/w/d)
am Hochschulstandort Köln

Jedes Zusammenspiel benötigt gute Koordination. Darum kümmert sich bei uns das Rektorat. Die Rektorin ist Vorsitzende des Rektorats. Weitere Mitglieder sind drei Prorektor*innen und der Kanzler. Die Prorektor*innen sind verantwortlich für die Bereiche "Internationales und Kunst in gesellschaftlicher Verantwortung", "Studium, Lehre und Forschung" und "Künstlerische Praxis, Orchester und Veranstaltungen".
Als Assistent*in des Prorektorats unterstützen Sie die drei Prorektor*innen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.

• Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten: Ablage von Unterlagen, Postbearbeitung und Weiterleitung per Scan, Bearbeitung des Email-Postfachs, Begrüßung von Gästen, Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen etc.

• Organisation von Terminen und Meetings: u.a. Terminabfragen, Organisation und Durchführung von Raumbuchungen in der Raumbuchungssoftware Asimut und ggf. Buchung externer Räumlichkeiten

• Kommunikation im Haus: Versand von Mails an vorgegebene Verteiler, Versand von Tagesordnungen, Protokollen etc.

• Informationsbeschaffung im Haus (u.a. Nachfragen tätigen und verwalten)