Assistenz Gremienbetreuung (m/w/d)

Die Deutsche Rentenversicherung Schwaben (Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Sitz in Augsburg) ist ein Regionalträger der gesetzlichen Rentenversicherung.

Wir suchen für unsere Abteilung Zentrale Dienste zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) für das IT-Management mit Schwerpunkt Gremienbetreuung in Teilzeit mit ca. 23 Wochenstunden.

• Unterstützung der Abteilungsleitung und des IT-Managements bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

• Organisation und Abwicklung des täglichen Sekretariatsablaufs, inklusive Schrift-, Mail- und Telefonverkehr

• Mitwirkung an der Erstellung und abteilungsinternen Vorbereitung von Anweisungen und Vorlagen

• Planung, Koordination, Termin- und Themenabstimmung der Gremien auch außerhalb der üblichen Sitzungszyklen

• Protokollführung bzw. Sicherstellen der ordnungsgemäßen Dokumentation von Beschlüssen, Ergebnissen und Aufträgen zu allen taktischen und strategischen Themen der Sitzungen.

• Erstellung, Abstimmung und Versand der Sitzungsprotokolle

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung zum Sekretär (m/w/d)

• Berufserfahrung in der Betreuung von Gremien (Sitzungsmanagement, Fristen und Terminmanagement sowie Protokollführung)

• Eigenständige Arbeitsweise und organisatorisches Geschick

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Gute Kommunikationsfähigkeit und schnelle Auffassungsgabe

• Gute Kenntnisse im Arbeiten mit MS Office-Anwendungen

• Bereitschaft zu mehrtägigen Dienstreisen

• Familienfreundliche Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeit

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst