Büro- und Gremienkoordination(m/w/d)
- Location
- Berlin
- Remote
- On-site
- Employment type
- Part-time
- Experience
- Mid-Level
- Field
- Administration & Secretariat
Stellenausschreibung Büro- und Gremienkoordination(m/w/d)
Transparency International Deutschland e.V., die führende deutsche Antikorruptionsorganisation, sucht zur Verstärkung ihres Teams eine Büro- und Gremienkoordination(m/w/d) zum 21. September 2026 in der Geschäftsstelle in Berlin, zunächst befristet auf ein Jahr. Eine langfristige Anstellung wird angestrebt. Die Wochenarbeitszeit beträgt 20 Stunden. Der/die Stelleninhaber:in berichtet an die Geschäftsführerin.
Ansprechpartnerin: Christin Lüttich, Geschäftsführerin
Ihre Aufgaben
Schwerpunkt 1: Gremienbetreuung & Unterstützung der Geschäftsführung
- Organisation und Betreuung der Vereinsgremien
- Terminmanagement der Geschäftsführung
- Priorisierung und Weiterleitung eingehender Anfragen an die Geschäftsführung
- Teamübergreifende Kommunikation sowie Weitergabe von Entscheidungen der Geschäftsführung und Informationen seitens des Vorstandes
- Koordination von Anfragen aus dem Ehrenamt über die eingehenden Postfächer
Schwerpunkt 2: Office-Management, Personal & IT
- Eigenverantwortliches Office-Management
- Personaladministration
- Onboarding neuer hauptamtlicher Mitarbeiter:innen
- IT-Koordination: Schnittstelle zum externen IT-Support
Schwerpunkt 3: Wissensmanagement, Dokumentation & Datenschutz
- Pflege und Weiterentwicklung der digitalen Ablagestruktur
- Physische und digitale Archivierung unter Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
- Sicherstellung von Wissenstransfer und Kontinuität
- Datenschutz-Koordination und Abstimmung mit dem externen Datenschutzanwalt
Was wir uns wünschen
Das bringen Sie unbedingt mit
- Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Office-Management, Verwaltung oder Non-Profit – oder nachgewiesene gleichwertige Berufserfahrung
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management, idealerweise in einer NGO, einem Verein oder einer vergleichbaren Organisation
- Nachgewiesene Erfahrung in der eigenverantwortlichen Organisation von Gremiensitzungen (Einladungen, Unterlagen, Protokollführung)
- Fundierte Kenntnisse in der Personaladministration
- Sicherer Umgang mit MS Office, Cloud-Kollaborationstools und digitalen Ablagesystemen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Identifikation mit den Zielen und Werten von Transparency International Deutschland e.V.
Das wäre ein Plus
- Erfahrung im Aufbau oder in der Pflege digitaler Wissens- und Dokumentenmanagementsysteme
- Kenntnisse im Vereins- und Verbandsrecht
- Grundkenntnisse im Datenschutzrecht (DSGVO)
- Gute Englischkenntnisse
Wir bieten
- Eine sinnstiftende Tätigkeit in einer anerkannten zivilgesellschaftlichen Organisation
- Ein engagiertes, kollegiales Team mit flachen Hierarchien
- Flexible Arbeitszeiteinteilung im Rahmen der Kernaufgaben
- Zentraler Arbeitsort in Berlin-Mitte
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