Secrétaire au service des cours et accueil de l’Institut français de Brême

Emploi

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

L’Institut Français d’Allemagne, antenne de Brême, installé Contrescarpe 19, a pour mission de promouvoir la langue et la culture françaises à Brême et en Basse-Saxe.

Il propose également des cours adaptés aux besoins spécifiques de chacun des publics, des passations d’examens et de certifications (DELF/DALF) et met à la disposition du public une médiathèque riche en documents écrits, sonores et multimédia, ainsi que les principaux titres de la presse française.

Missions

Sous l’autorité de la direction des cours, le/la secrétaire au service des cours et de l’ institut exécute principalement les missions et activités suivantes :

Général

Accueillir, orienter, renseigner le public, gérer et transférer les flux d’appels téléphoniques, suivi des demandes E-Mail.
Assurer une assistance logistique et administrative (traitement de fichiers, de données, ponctuellement traductions simples …) ;
Informer les publics sur les événements de l’Institut ;
Prise de RDV pour locations et visite d’espaces
Actualisation d’informations sur site internet IF et sites partenaires

Cours

Accueil et inscription des élèves aux cours
Suivi administratif des cours de langue : saisie et mise à jour des fiches clients ; vérification des inscriptions automatiques ; suivi des listes de présence ; émission d’attestations de participation ; préparation de dossiers de remboursement ; etc…
Gestion des cours sur plateformes internes
Vérification des paiements ; envoi de lettres de rappels ; gestion des réponses aux demandes des élèves ; orientation des élèves
Suivi de la facturation des enseignants travailleurs indépendants