Einblicke in den strategischen Einkauf mit Carsten Schulz

Vom Radiergummi bis zum Fernseher – er macht es möglich!

Image 7: Porträt von Carste Schulz, der eine graue Schiffermütze und einen dunklen Mantel mit einem blaukarierten Schal trägt, er lächelt freundlich in die Kamera

Seit 2009 leitet Carsten Schulz bei Immobilien Bremen beim „Einkaufs- und Vergabezentrum (EVZ)“ den Bereich „Strategischer Einkauf, Rahmenverträge“ und ist somit für den dienststellenübergreifenden Bedarf der Freien Hansestadt Bremen zuständig. Produkte, die über einen Rahmenvertrag organisiert werden können, sollen über das elektronische und webbasierte Einkaufssystem BreKat® angeboten werden. Dabei geht es um Lieferleistungen – vom Kleinbedarf wie Kugelschreiber bis hin zu größeren Elektrogeräten. Zur Abgrenzung und Übersicht: „Dataport ist für die Beschaffung von IT und Kommunikation zuständig, der Umweltbetrieb stellt die Fahrzeuge des bremischen öffentlichen Dienstes, die Senatskanzlei ist für die Dienstsiegel verantwortlich und den Rest machen wir“, erläutert der Ur-Bremer.

Ausschlaggebend für Schulz‘ Arbeit ist die Kommunikation mit der Kundschaft. Welcher Bedarf besteht? Wozu ist der Kunde/die Kundin bereit? Die Mitwirkungsbereitschaft macht hier viel aus. Wenn beispielsweise Arbeitskleidung benötigt wird, ist die Mitarbeit zwingend notwendig. „Wenn die Kleidung dann zwickt oder nicht funktioniert, können die Leute ihre Arbeit nicht richtig ausführen. Da müssen wir intensiv miteinander sprechen und zusammenwirken“, so der geborene Papenburger. Schulz und sein 9-köpfiges Team kümmern sich dann um die Prozesse, um die Rechtmäßigkeit (Vergaberecht) sowie um die ökonomische (Preis/Leistung) und ökologische (Nachhaltigkeit) Verträglichkeit. „Ich sehe uns als Transformationsgremium zwischen der Verwaltung und dem Markt – sprich: Was gibt es und was will man haben?“, so Schulz. In Zeiten schwieriger Haushalte schon eine Herausforderung.

Stolz sei er auf sich und sein Team, „dass dieser Spagat doch immer funktioniert“. Und auch, dass sich die Seestadt Bremerhaven für einen Anschluss an den BreKat entschieden hat. Stolz klingt auch in seiner Stimme, als er auf die Messe des EVZ zu sprechen kommt, die 2025 bereits das vierte Mal stattfand und an deren Organisation sein Team maßgeblich beteiligt war: 25 Rahmenvertragspartner:innen stellten hier ihre Produkte vor. In einer Innovations-Ecke konnten Händler:innen und Hersteller:innen zudem ihre Neuheiten präsentieren. Abgerundet wurde das Programm durch verschiedene Vorträge, z.B. zu modernen Arbeitswelten. Alle zwei Jahre wird diese Messe vom Einkaufs- und Vergabezentrum veranstaltet.

Die Mühlen der Verwaltung mahlen lang… in ihrem Tempo

Image 8: Carsten Schulz sitzt im schwarzen Anzug mit roter Krawatte am Tisch und gestikuliert, während er spricht

Der elektronische Ablauf vom Webshop, dem elektronischen Bestell- und Katalogsystem in Verbindung mit dem Buchhaltungssystem, sprich wenn eine Bestellung eine direkte Mittelbindung mit sich zieht und in SAP angezeigt wird – dieser Ablauf könnte voll automatisiert ablaufen. Leider gibt es trotz E-Rechnung noch zu viele Medienbrüche: die E-Rechnung geht dann doch in Papierform durch zu viele Hände, um dann wieder eingescannt zu werden. Zukünftig sollen diese Brüche behoben werden, um Zeit und Kosten einzusparen. Bis dahin übt man sich in Geduld. „Die hat man hier aber eh, da der komplette Ablauf eines Prozesses mehrere Monate einnimmt. Das braucht hier alles seine Zeit“, resümiert Schulz.

Kommunikation ist das A und O

Nicht nur das Gespräch mit der Kundschaft prägt den Arbeitsalltag von Carsten Schulz. Auch alle rechtlichen und ökologischen Fragen müssen mit den richtigen Ansprechpersonen geklärt werden. Beispiele hierfür sind unter anderem der betriebsärztliche Dienst oder auch der Gesamtpersonalrat. Auch bei der Digitalisierung der Prozesse ist der Dialog mit den Informatikern unumgänglich. Programmierkenntnisse (noch aus der Schulzeit) und systemanalytisches Denken helfen dem 60-Jährigen dabei.

Künstliche Intelligenz soll zukünftig die Prozessschritte unterstützen, vereinfachen und automatisieren. Ob ein komplettes Vergabeverfahren von KI übernommen werden kann? Das wird sich zeigen. „Ausprobieren wollen wir das in nächster Zeit auf jeden Fall!“, so Schulz.

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