Schwerpunkt auf die kaufmännischen Abläufe in der Auftragssteuerung, Auftragskoordination und Sachbearbeitung legen., Unternehmensprozesse im kaufmännischen Bereich begleiten und die Fachbereiche bei der Abwicklung ihrer Tagesgeschäfte unterstützen., Sowohl bei der internen Kommunikation als auch bei der Korrespondenz mit unseren Kunden und Geschäftspartnern mitwirken., Produkte und Serviceleistungen hautnah kennenlernen und in weiteren Arbeitsbereichen eingesetzt werden., Bei spannenden Projekten mitarbeiten.

Anlegen von Förderungsakten nach dem BAföG, Einscannen von Unterlagen für e-Akte, Aktenversand sowie Überwachung der Akteneingänge und Akteneingangsbestätigung, Erledigung der anfallenden Korrespondenz, Terminüberwachung, Bearbeitung der Ein-und Ausgangspost, Verwalten des für die Abteilung erforderlichen Materialbedarfs und Überwachen des gesamten Formularbestands einschl. Neubeschaffung, Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben (Telefonannahme, E-Mails überwachen/weiterleiten/bearbeiten, Postbearbeitung, Terminvereinbarungen, Büroorganisation, Empfang und Betreuung von Besuchern), Erstberatung für Ausbildungsrichtungen und Entgegennahme der Bewerbungen, sowie Weiterleitung von Infomaterialien, Stammdatenpflege im internen Verwaltungssystem, Organisatorische Beratung und Betreuung der Lehrkräfte, Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit

Terminplanung und Koordination von Informationen, Bearbeitung von Post, E-Mails, Korrespondenz, Telefon, Kontaktaufnahme zu externen Stellen, Erstellung von Auswertungen, Protokollen und Serienbriefen, Organisation und Verwaltung von Bestellungen, Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Elektronische Kassenbuchführung und Kassenverwaltung, Barbetragsverwaltung, Buchung und Kontierung von Rechnungen, Allgemeine Verwaltungsarbeiten und Entlastung der Vorgesetzten hinsichtlich Routineaufgaben, Begleitung von Projekten

Ansprechpartner für Mitarbeiter und Führungskräfte bei Fragestellungen rund um das Fuhrparkmanagement und Dienstreisen, Vorbereitung der Buchhaltung, Zahllauferstellung, Zahlungeingangskontrolle und -verbuchung, Kassenbuchführung, Protokollierung der Abwesenheiten der Kollegen, Sicherstellung effizienter und reibungsloser Arbeitsabläufe, Unterstützung des Office Teams bei personellen Engpässen, Prozesse optimieren und weiterentwickeln

Organisiere die Ablage und Archivierung unserer Unternehmensdokumente - sowohl digital als auch analog und selbstverständlich immer mit einem Blick auf Vollständigkeit und Struktur, Verwalte den Postein- und -ausgang, scanne und verteile Dokumente fristgerecht und gewährleiste eine saubere Dokumentation unternehmensweiter Anliegen, Bestell Büromaterialien und gestalte unser Office mit – von der Ausstattung bis zur regelmäßigen Inventur, Unterstütze das People-Team bei organisatorischen und administrativen Aufgaben wie Offboardings, Team-Events oder der Pflege von Personalakten, Fungiere als zentrale Ansprechperson für alle Fragen rund um die Dienstfahrzeuge unserer Mitarbeitenden und verantworte das Fuhrparkmanagement – von Fahrzeugbestellungen über Rückgaben bis zur Schadensabwicklung mit Versicherungen & Werkstätten, Bearbeite und verwalte behördliche Anfragen und verantworte die Kommunikation mit Ämtern und Behörden, inkl. Terminabsprachen und fristgerechter Einreichung relevanter Unterlagen, Sorge vor Ort für eine angenehme Meeting-Atmosphäre, buche Räumlichkeiten und kümmere dich um Verpflegung und Technik, Pflege und erweitere unsere interne Wissensdatenbank damit alle Mitarbeitenden auf aktuelle, relevante Informationen zugreifen können, Bring aktive deine Ideen zur Weiterentwicklung unserer Prozesse und des Office-Alltags ein, Unterstütze teamübergreifend bei organisatorischen Themen und Projekten

erste Anlaufstelle für Kunden und Gäste (persönlich und telefonisch), Telefonische Anfragen an die zuständigen Fachabteilungen weiterleiten, Gäste und Kunden willkommen heißen, vertretungsweise Annahme, Sortierung und Verteilung der eingehenden Post, In Vertretung digitale Erfassung eingehender Rechnungen sowie deren Weiterleitung an die entsprechenden Abteilungen, Unterstützung bei administrativen, kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben

Prüfung und Pflege von Kunden- und Vertragsdaten, Archivierung eingehender Post gemäß Kundenvorgabe, Bearbeitung der Post- und Dokumentenverarbeitung, Ansprechpartner für Kunden und Abstimmung von Aufträgen, Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

Unterstützung der Personalbetreuung bei administrativen Aufgaben, Erfassung und Pflege von Personalstammdaten in Personalsystemen, Erstellung von Standard-Schriftstücken (z. B. Bescheinigungen, Schreiben, Zeugnisse), Ablage und Verwaltung von Personalakten (digital und in Papierform), Vor- und Nachbereitung von Vertragsunterlagen, Mitwirkung bei der Terminorganisation und -koordination, Unterstützung bei Auswertungen, Statistiken und Meldungen, Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben im Personalbereich, Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Personalprozessen, Unterstützung bei Projekten aus dem Personalbereich

Energiedatenmanagement, Controlling, Forderungsmanagement, Kundenservice, Ausführung von organisatorischen und kaufmännisch-verwaltenden Tätigkeiten, Erledigung von Schriftverkehr, Präsentationserstellung, Beschaffen von Büromaterial, Vorbereitung von Sitzungen, Planung und Koordination von Terminen, Erstellung von Statistiken und Auswertungen, Unterstützung bei der Sachbearbeitung, Erwerb von fundierten SAP-Kenntnissen

Vorbereitung der Bonitätsanalyse, Nachbereitung der Bonitätsanalyse, Anforderung von Jahresabschlüssen, Eingangsbearbeitung, Pflege der Termindaten, Pflege der Stammdaten von Unternehmen, Pflege der Konzernstrukturen, Termin- und Aufgabenkoordination, Koordinierung des Dokumentenmanagementsystems, Bearbeitung von Insolvenzmeldungen, Führen von Statistiken, Erstellung von Auswertungen

Bestellungen von neuen Büromöbeln für das Ministerium abwickeln, Besprechungstermine für den Neubau einer Polizeistation koordinieren und Protokolle verfassen, Rechnungen für Abfallentsorgung oder Energieversorgung prüfen und kontieren

Erstellung von Geschäftsbriefen, Aktenvermerken oder Statistiken, Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Entgegennahme von Telefonaten, Sichtung und Verteilung eingehender Post, Materialbeschaffung (Ausschreibung, Bestellungen, Wareneingangskontrolle), Planung des organisatorischen Ablaufs von Informationsveranstaltungen, Bildungsmessen, Tagen der offenen Tür, Reservierung/Buchung von Hotelzimmern, Unterstützung der hauseigenen Druckerei bei der Fertigstellung von Druckmaterialien

den Arbeitsalltag unseres Teams managen und für den Wohlfühlfaktor sorgen, Büro funktionsfähig halten und zu einem Ort machen, an dem sich alle gerne aufhalten, Team bei organisatorischen und administrativen Themen unterstützen, Ansprechpartner*in für das Facility Management und externe Dienstleister sein, Team-Events und Aktionen planen und organisieren, sicherstellen, dass alles läuft, bei Sonderprojekten mitwirken

Herausfordernde Aufgaben im Bereich Rechnungswesen, Personal oder Services, Termine koordinieren, Korrespondenz mit internen und externen Dienstleistern, Datenbanken pflegen, Präsentationen erstellen, Rechnungen fakturieren

Rezeptionsdienst, Empfang und Beratung von Besuchern und Gästen, Telefondienst und Vermittlung von Telefonaten, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Kontakt- und Beziehungspflege zu Bewohnern, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Kassenführung, Korrespondenz, Erstellung von Dokumenten, Tabellen und Listen

Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungs- und Büroarbeiten wie Rechnungsbearbeitung, Datenpflege und Postbearbeitung in den Fachbereichen der Stadtverwaltung, Unterstützung im Sitzungsdienst der städtischen Gremien, wie Vorbereitung von Sitzungsunterlagen und Protokollführung, flexible Übernahme weiterer Aufgaben in allen Bereichen der Verwaltung im Rahmen der längerfristig notwendigen Vertretung von Mitarbeitenden

Personaldatenpflege, Austausch mit den Führungskräften, Mitgestaltung von Verwaltungsprozessen, Personalverwaltungstätigkeiten, Sekretariatsaufgaben, Bearbeitung der Anliegen der Mitarbeitenden und Klienten in der Telefonzentrale und dem Empfang

Organisation und Koordination im Front- und Backoffice, Assistenz des Inhabers: Ansprechpartner für Team und externe Anfragen, Vorbereitung der Lohnbuchhaltung für das Steuerbüro (Statistiken/Stundenauswertungen), Dienst- und Urlaubsplanung mit unserem eigenen, KI-basierten Online-Tool, Organisation des Empfangsbereichs und Verwaltung des Bürobedarfs, Annahme von Telefonaten sowie professionelle und herzliche Betreuung unserer Patient/innen und deren Angehörigen

Koordination von Vertriebsanfragen, Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung und Rechnungserstellung, Kundenkontakt per Telefon und E-Mail, Koordination von Terminen und Buchungen von Messen und internen Events, Unterstützung bei der internen Kommunikation, Bearbeitung der täglichen Kommunikation intern und extern incl. des Posteinganges, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, u.a. Vertragserstellung, Beschaffung von Büromaterial, Unterstützung der Buchhaltung, bspw. bei der Kassenführung, Mahnwesen und Eingangsrechnungskontrolle, Unterstützung des Personalwesens, bspw. beim Onboarding Prozess und Mitgestaltung der Firmendokumente, Vorbereiten und Erstellen von monatlichen Reports, Unterstützung des Supports bei der Erfassung von Aufträgen