Prüfung und Sicherstellung des Vertrags-/Reinigungsmanagements gegenüber den Tochtergesellschaften, Feststellung der Richtigkeit und Beauftragung zusätzlicher Leistungen, Beauftragung von Reinigungsleistungen, tägl. Überprüfung von Raumänderungen und Reinigungsmerkmalen in SAP, Koordination einer strukturierten Abrechnungserstellung und daraus resultierenden Berichten und Anträgen, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Aufbereitung, Aktualisierung und Veröffentlichung der Organisationsstruktur, Umsetzung grafischer Entwürfe, Layout- und Kreativkonzepte entsprechend der Corporate Identity und den Webstandards für die unternehmensweite Korrespondenz sowie für Orbis-/SAP-Formulare, Übernahme des Spindmanagements von der Antragsprüfung, über die Anwenderadministration bis zur Weiterentwicklung der Umstellung auf ein elektronisches Spindsystem, Gewährleistung eines erfolgreichen Qualitäts- und Schnittstellenmanagements, Unterstützung der Teamleitung in der Projektarbeit und im Tagesgeschäft

Dienstplaneingaben und deren Kontrolle, Personalangelegenheiten bearbeiten, Rechnungen erstellen, Kassenabschlüsse durchführen, Restaurant-Kassen- und Reservierungssystem im Blick behalten, Ansprechpartner für Bewohner und Kunden bei Rückfragen sein, Telefonate entgegennehmen und weiterleiten, Serienmails versenden, Reservierungen tätigen, Termine vereinbaren, Resident Manager unterstützen, Im Restaurant zu Stoßzeiten mit anpacken

Begrüßung, Empfang und Betreuung von Besuchern, Lieferanten und Kunden, Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Telefonate, Organisation der Meetingraum-Belegung und Bewirtung der Gäste, Verantwortung für die allgemeine Ordnung und Sorgfalt am Standort, Verwaltung und Einkauf von Verbrauchsgütern und Büromaterialien, Koordination des Postein- bzw. Ausgangs

Sekretariatsaufgaben mit Fokus auf Schreibarbeiten für Arbeitsschutz und die Sicherheitsfachkraft, Termine vorbereiten und koordinieren, sowie Verwaltung und Korrespondenz von E-Mails und Post, Teilnahme an Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses und Protokollführung, Weiterleitung von Protokollen zu Begehungen, Unterweisungen und mehr, Ablage, Akten- und Datenbankpflege

Du tauchst tief in die kaufmännischen Prozesse unserer Hauptgeschäftsstelle ein, Du lernst die verschiedenen Bereiche kennen und wirst in drei Abteilungen mit anpacken: Personalverwaltung, Finanzen und Sekretariat, Du koordinierst Termine, bearbeitest Mails, empfängst Besucher*innen und bist Ansprechperson am Telefon, Du lernst Geldein- und -ausgänge zu buchen, begleitest die Personalein- und -austritte und unterstützt bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen und Meetings, Du arbeitest bei Bedarf mit weiteren Abteilungen und Kolleg*innen zusammen, Du besuchst 2x wöchentlich das Kuniberg-Berufskolleg in Recklinghausen

Erledigung von allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, Erledigung von organisatorischen Aufgaben im Institut und Kommunikation mit den entsprechenden Abteilungen innerhalb der Universität, Durchführung von Bestellungen und Kontrolle von Lieferscheinen und eingehenden Rechnungen über universitätseigene Programme, Mitarbeit in Lehr- und Studienangelegenheiten, auch als erste Anlaufstelle für Studierende, organisatorische Vor- und Nachbereitung von studentischen Prüfungen, Mitarbeit in der Organisation von Forschungsangelegenheiten, Pflege der Homepage

Entgegennahme/Weiterleitung von Telefonaten, Begrüßung/Betreuung unserer Kunden und Gäste, Unterstützung im BackOffice, allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben

Koordinierung von Terminen, bspw. Teamsitzungen, Schriftarbeiten, bspw. das Schreiben von Protokollen oder Unterweisungen, Kommunikation via E-Mail, Post, Telefon oder Intranet (Microsoft Teams) mit unseren Klient*innen, Mitarbeiter*innen sowie Dritten, Dokumenten- und Informationsmanagement, bspw. das pflegen interner Akten, Mitwirkung bei Social Media, bspw. Schreiben von Newsletter-Artikeln oder kreative Arbeit beim Posten von Beiträgen, Unterstützung / Begleitung bei der Personal- und Einsatzplanung, bspw. das Schreiben von Touren- oder Dienstplänen, Allgemeine Unterstützung der Geschäftsführung und des Unternehmens

Sicherstellung der Büroorganisation sowie Durchführung des allgemeinen Schriftverkehrs, Aufzeichnung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden für die Lohnerfassung, Planung und Koordination der Mitarbeitereinsätze sowie des Bettenteams, Durchführung von Reinigungskontrollen nach Leistungsverzeichnis und vereinbarten Standards, Enge Zusammenarbeit mit und Vertretung der Objektleitung Reinigung Suhl, Erstellung und Bearbeitung von Rapporten

Büroflächen in Schuss halten und sich um Materialien, Getränke & Co. kümmern, Sicherstellen, dass Gemeinschaftsbereiche und Geräte sauber, funktionsfähig und versorgt sind, Kleinere Fahrten und Besorgungen in der Stadt erledigen – von Post bis Lieferung, Pflanzen gießen, Getränke auffüllen, Post erledigen

wirtschaftliche Verwaltung der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel, Registratur und Verteilung der Ein- und Ausgangspost nach Bedarf, Erstellung erforderlicher Statistiken i. A. von EL und HWL, Bearbeitung und Kontrolle des Mahnwesens, Erledigung des Schriftwechsels im Einrichtungsleitungs- und Verwaltungsbereich nach Vorgabe, Teilnahme an Dienstberatungen im Verwaltungsbereich, Mitwirkung bei Beschaffung und Einkauf – Einholen von Angeboten, Prüfen von Angeboten usw., Mitwirkung bei Inventuren, Archivierung von Unterlagen, Beratung von Bewohner*innen, Interessent*innen und Angehörigen, selbstständige und eigenverantwortliche Führung der Büro- und Portokasse, Führung sämtlicher Bewohnerakten, Archivierung der Bewohnerakten (inkl. Kontrolle auf Vollständigkeit), Beratungsdienste für die telefonische Pflegeberatung der AWO i. A. der EL und VL, Mitwirkung und Unterstützung bei Veranstaltungen, Schriftverkehr nach außen, z. B: Einladungen schreiben, Werbematerial erstellen, etc., Mitwirkung bei der Bewohneraufnahme, kompletter Schriftverkehr zur Aufnahme von Bewohner*innen, Eingangsrechnungen erfassen, auf sachliche und rechnerische Richtigkeit kontrollieren, kontieren und bearbeiten/ Verwalten der Lieferscheine, Kontrolle, Bestellung, Abrechnung und Überwachung des monatlichen Inko-Bedarfs, Aktualisierung und Überwachung aller abrechnungsrelevanten Eingaben im DAN-System, Prüfung der Konten auf Zahlungseingänge, Überwachung des Mahnwesens, Zusammenarbeit mit der zentralen Finanzbuchhaltung des Landesverbandes, Bearbeitung bei der Antragstellung für BFD-Dienste, Überwachung der Zahlung an Ehrenamtliche MA, Mitarbeit bei monatlichen Personalabrechnung, Meldung von Personalfällen an die PA des LV, Mitwirkung und Bearbeitung bei Versicherungsfällen, individuelle Zuarbeit nach Anfrage des EL und PDL, Vertretung für Hauswirtschaftsleitung sowie Sekretariat der Pflegeeinrichtung

Generelle administrative Unterstützung der Niederlassung, Angebots- und Rechnungserstellung, Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Unterstützung bei der Erstellung von Monatsabschlüssen, Erstellung von Statistiken, wie Personalentwicklung, Leasingverträge etc., Kommunikation und Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern, Mitarbeit in Projekten sowie bei der Optimierung von Prozessen

Organisation, Verwaltung, Assistenz, Sekretariat, Datenpflege, Auswertung, Logistik, Kaufmännische Steuerung, Personalwesen, Rechnungswesen

Selbständige Bearbeitung von Korrespondenzen, schriftlich als auch telefonisch sowie Erstellung von Präsentationen und Berichten, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokollführung bei Besprechungen und Nachverfolgung von Aufgaben, Verantwortung für Terminplanung und -überwachung, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Eventkoordination, Unterstützung bei Verwaltungstätigkeiten, Dokumenten-Management

Administrative Tätigkeiten im Sekretariat des Fachbereichs, u.a. Postverteilung, Verwaltung von Büromaterial, Literaturbestellung sowie Raumplanung, die Unterstützung bei der Einstellung studentischer Hilfskräfte und Lehrbeauftragter sowie bei Berufungsverfahren, die Veröffentlichung von Informationn auf der Homepage der Fachhochschule Kiel, die Mitwirkung bei Haushaltsangelegenheiten

Selbstständige Erledigung aller klassischen Sekretariatsaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation (Korrespondenz, Terminorganisation, Datenbankpflege, etc.), Managen der Telefonzentrale, Bearbeiten die Ein- und Ausgangspost sowie die Kurierdienstaufträge, Enge Zusammenarbeit mit den kaufmännischen und technischen Fachabteilungen, Übernahme von Sonderaufgaben

Unterstützung des Teams bei der Buchhaltung (Belegprüfung, Kontierung, Zahl- und Mahnwesen), Mitwirkung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Übernahme von Aufgaben im Personalbereich (administrative Verwaltung der Mitarbeitenden), Unterstützung im Tagesgeschäft im Bereich Buchhaltung und Personalwesen, Aktive Einbringung in Personalprojekte und Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen

Terminabsprache mit Patient:innen, Koordination und Organisation von Terminen und Besprechungen, Bearbeitung und Dokumentation von Krankmeldungen, Terminkoordination und -planung in Vertretungssituationen, Bearbeiten von E-Mails und Briefen an Patient:innen, Erstellung und Versand von Reportings, Verwaltung von Büromaterialien, Infomaterial, POD-Flyer, Administrative Unterstützung der Teamleitung

Organisation von betrieblichen Abläufen, Erstellen von Statistiken, Überwachung des Zahlungsverkehrs, Management von Bewerbungen, Durchlaufen verschiedener Abteilungen (Personal, Finanzbuchhaltung, Einkauf, Logistik, Auftragserfassung), Projektarbeiten und innerbetriebliche Schulungen

Begrüßen, verbinden, unterstützen – für Lernende, Lehrende und Leitung, Managen von Bewerbungen, Fehlzeiten und Zugangsdaten, Vorbereiten von Prüfungen, Planen und Buchen von Exkursionen, Mitgestalten von Events und Bewerbungsrunden, Organisieren: Material, Post, Calls und Mails, Strahlen als Herz des Campus – deine Energie hält alles zusammen